Hướng dẫn lập báo cáo thuế VAT chuẩn xác và dễ hiểu 2025

Bạn có biết cách lập báo cáo thuế VAT chuẩn xác và đúng quy định không? Không chỉ cần hiểu rõ quy trình kê khai, bạn còn phải lưu ý các điểm dễ sai sót khi làm báo cáo. Vậy làm thế nào để hoàn thiện báo cáo thuế VAT nhanh chóng và chính xác? Khám phá hướng dẫn chi tiết dưới đây!

I. Thuế VAT Là Gì? Tổng Quan Về Các Loại Báo Cáo Thuế VAT Hiện Hành

1. Thuế VAT (GTGT) là gì?

Thuế VAT (thuế giá trị gia tăng) là loại thuế gián thu tính trên phần giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Đây là sắc thuế phổ biến được áp dụng rộng rãi tại Việt Nam từ năm 1999 đến nay.

Theo quy định hiện hành, đối tượng chịu thuế VAT bao gồm:

• Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam

• Tổ chức, cá nhân nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ từ nước ngoài

Ngược lại, một số đối tượng không chịu thuế VAT bao gồm:

• Dịch vụ y tế, giáo dục theo quy định

• Hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài thuộc diện miễn thuế

• Sản phẩm trồng trọt, chăn nuôi chưa qua chế biến

Việc hiểu rõ khái niệm và phạm vi áp dụng thuế GTGT là nền tảng quan trọng để lập báo cáo thuế VAT chính xác.

2. Các loại báo cáo thuế VAT phổ biến nhất 2025

Tùy theo quy mô, hình thức doanh nghiệp và quy định pháp luật, hiện nay có 3 loại báo cáo thuế VAT phổ biến:

• Tờ khai thuế GTGT theo tháng:
  Áp dụng với doanh nghiệp có doanh thu năm liền kề trên 50 tỷ đồng.
  Kỳ kê khai: 01 lần/tháng.

• Tờ khai thuế GTGT theo quý:
  Doanh nghiệp có doanh thu năm liền kề không quá 50 tỷ đồng được kê khai theo quý.
  Kỳ kê khai: 01 lần/quý.

• Quyết toán thuế GTGT năm (nếu có):
  Một số doanh nghiệp cần thực hiện quyết toán, đối chiếu số liệu tổng thể vào cuối năm hoặc khi có yêu cầu kiểm tra thuế.

Dưới đây là bảng phân biệt nhanh:

Loại tờ khai	Đối tượng áp dụng	Kỳ kê khai
Theo tháng	Doanh thu > 50 tỷ VNĐ năm trước	Hàng tháng
Theo quý	Doanh thu ≤ 50 tỷ VNĐ năm trước	Theo quý
Quyết toán thuế năm	Tùy từng trường hợp, có thể bắt buộc	Cuối năm

Việc xác định đúng loại báo cáo thuế giá trị gia tăng sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện kê khai đúng kỳ, tránh vi phạm và bị xử phạt.

Xem thêm: Chi phí hợp lý thuế TNDN: Danh mục được trừ mới nhất 2025

II. Quy Trình Lập Báo Cáo Thuế VAT Theo Quy Định Mới Nhất 2025

1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và dữ liệu cần thiết

Trước khi tiến hành lập báo cáo thuế VAT, bạn cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ và dữ liệu liên quan. Việc chuẩn bị đúng và đủ sẽ giúp quá trình kê khai nhanh chóng, chính xác.

Các hồ sơ cần có gồm:

• Hóa đơn GTGT đầu vào của kỳ báo cáo

• Hóa đơn GTGT đầu ra trong kỳ

• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có)

• Bảng kê hóa đơn, bảng tổng hợp bán hàng

• Biên bản đối chiếu công nợ, bảng cân đối kế toán (nếu liên quan)

Lưu ý quan trọng:

• Đối chiếu số liệu giữa hóa đơn, bảng kê và sổ sách kế toán

• Kiểm tra kỹ thông tin bên bán, bên mua, mã số thuế, ngày hóa đơn

• Đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT

2. Bước 2: Hướng dẫn chi tiết cách làm báo cáo thuế VAT

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, bạn tiến hành lập tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT – mẫu phổ biến nhất hiện nay theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Cấu trúc tờ khai 01/GTGT gồm các chỉ tiêu quan trọng sau:

• Chỉ tiêu [21] – Doanh thu tính thuế

• Chỉ tiêu [32] – Thuế GTGT đầu ra

• Chỉ tiêu [23] – Tổng giá trị hóa đơn đầu vào

• Chỉ tiêu [25] – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

• Chỉ tiêu [40] – Số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau hoặc phải nộp

Hướng dẫn điền từng chỉ tiêu quan trọng:

• [21] Doanh thu tính thuế: Cộng tổng doanh thu từ tất cả các hóa đơn đầu ra trong kỳ

• [32] Thuế GTGT đầu ra: Tính theo thuế suất áp dụng (5%, 8%, 10%) cho từng mặt hàng, dịch vụ

• [23] Tổng hóa đơn đầu vào: Tổng hợp toàn bộ giá trị hóa đơn đầu vào đủ điều kiện

• [25] Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Lấy từ chỉ tiêu thuế trên hóa đơn hợp lệ đã kê khai

• [40] Số thuế phải nộp hoặc khấu trừ: So sánh thuế đầu vào và đầu ra để xác định

Danh sách hướng dẫn điền tờ khai 01/GTGT:

1. Xác định doanh thu tính thuế GTGT

2. Tính thuế GTGT đầu ra theo từng thuế suất

3. Tổng hợp hóa đơn đầu vào và thuế được khấu trừ

4. Đối chiếu chênh lệch giữa đầu ra – đầu vào

5. Ghi số thuế phải nộp hoặc khấu trừ chuyển kỳ sau

Lưu ý thêm:

• Hạn nộp tờ khai là ngày 20 của tháng/quý tiếp theo

• Đảm bảo dữ liệu trung thực, không trùng, không bỏ sót hóa đơn

• Có thể lập tờ khai bằng phần mềm HTKK hoặc phần mềm kế toán liên kết trực tiếp với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Xem thêm dịch vụ kế toán nội bộ 

III. Hướng Dẫn Kê Khai Thuế VAT Online Qua Phần Mềm HTKK Mới Nhất

1. Cài đặt và cập nhật phần mềm HTKK

Để kê khai thuế VAT điện tử, bạn cần cài đặt phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai) do Tổng cục Thuế phát hành.

Các bước cài đặt phần mềm HTKK:

• Truy cập website chính thức: gdt.gov.vn

• Vào mục “Ứng dụng” → chọn “HTKK”

• Tải phiên bản mới nhất về máy tính

• Giải nén và chạy file cài đặt (setup.exe)

• Làm theo hướng dẫn để hoàn tất quá trình cài đặt

Lưu ý quan trọng:

• Luôn kiểm tra và cập nhật phiên bản mới nhất để đảm bảo đầy đủ chỉ tiêu kê khai, tránh lỗi khi nộp báo cáo thuế giá trị gia tăng

• HTKK tương thích với hệ điều hành Windows, nên cần đảm bảo máy tính không bị chặn ứng dụng lạ

• Sau khi cài đặt thành công, cần khai báo thông tin doanh nghiệp ngay trong phần mềm

2. Các bước kê khai và nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng

Sau khi cài đặt xong HTKK, bạn có thể tiến hành kê khai thuế VAT trực tiếp theo các bước sau:

Các thao tác thực hiện:

• Mở phần mềm HTKK và đăng nhập mã số thuế

• Chọn mục: Tờ khai thuế GTGT – Mẫu 01/GTGT

• Nhập dữ liệu hóa đơn đầu ra và đầu vào trong kỳ

• Kiểm tra kỹ thông tin đã điền, tránh sai sót

• Kết xuất file XML từ phần mềm sau khi hoàn tất

Nộp tờ khai qua Cổng thông tin Thuế điện tử:

• Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn

• Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp

• Chọn Nộp tờ khai và tải lên file XML vừa kết xuất

• Ký số bằng chữ ký số USB Token

• Nhấn Nộp và chờ thông báo xác nhận thành công từ hệ thống

Một số lưu ý khi sử dụng HTKK để lập báo cáo thuế VAT:

• Luôn đối chiếu dữ liệu trước khi kết xuất tờ khai

• Tránh nộp trễ hạn (quá ngày 20 của tháng/quý kế tiếp)

• In bản tờ khai đã nộp và lưu trữ đầy đủ cùng hồ sơ chứng từ

Các bước kê khai thuế VAT online:

1. Cài đặt phần mềm HTKK

2. Nhập thông tin tờ khai mẫu 01/GTGT

3. Kết xuất file XML

4. Truy cập Cổng thông tin Thuế điện tử

5. Nộp file, ký số và xác nhận hoàn tất

Việc sử dụng HTKK không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình lập báo cáo thuế VAT, mà còn đảm bảo dữ liệu được chuẩn hóa, tăng tính minh bạch và dễ kiểm tra.

Xem chi tiết các dịch vụ kế toán và kiểm toán của IFA tại đây!

IV. Các Sai Sót Phổ Biến Khi Lập Báo Cáo Thuế GTGT Và Cách Xử Lý

1. Nhầm lẫn giữa các loại hóa đơn

Một trong những lỗi phổ biến khi lập báo cáo thuế VAT là nhầm lẫn giữa hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng thông thường. Việc phân loại sai hóa đơn dẫn đến kê khai sai đầu vào, ảnh hưởng đến quyền khấu trừ thuế của doanh nghiệp.

Ví dụ cụ thể:

• Doanh nghiệp nhập hàng từ nhà cung cấp nhưng sử dụng hóa đơn bán lẻ thay vì hóa đơn GTGT

• Hạch toán và kê khai nhầm vào phần hóa đơn đầu vào được khấu trừ thuế

Giải pháp:

• Kiểm tra kỹ tiêu đề hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và thuế suất

• Đảm bảo chỉ kê khai khấu trừ thuế GTGT đối với hóa đơn hợp lệ, có mã số thuế bên bán

2. Sai sót về thời điểm kê khai và nộp báo cáo

Sai thời điểm nộp tờ khai thuế GTGT là lỗi ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính nếu kê khai trễ hạn hoặc sai kỳ kê khai.

Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT:

• Theo tháng: chậm nhất là ngày 20 của tháng sau

• Theo quý: chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau

Hậu quả khi nộp chậm báo cáo thuế VAT:

• Bị phạt tiền từ 2 – 25 triệu đồng tùy mức độ trễ hạn

• Phát sinh tiền chậm nộp thuế nếu có số thuế phải nộp

• Gây ảnh hưởng đến việc hoàn thuế hoặc khấu trừ thuế kỳ sau

Khi nào phải nộp báo cáo thuế VAT?
Doanh nghiệp kê khai theo tháng phải nộp tờ khai thuế GTGT trước ngày 20 của tháng tiếp theo. Nếu kê khai theo quý, hạn nộp là ngày 30 của tháng đầu quý tiếp theo.

3. Hướng dẫn xử lý khi phát hiện sai sót

Khi phát hiện sai sót trong báo cáo thuế giá trị gia tăng, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục lập tờ khai bổ sung đúng quy định.

Các bước xử lý:

• Xác định kỳ khai thuế bị sai sót

• Truy cập HTKK, lập tờ khai bổ sung theo mẫu 01/KHBS

• Giải trình nguyên nhân sai sót kèm theo hồ sơ liên quan

• Nộp tờ khai bổ sung qua Cổng thông tin Thuế điện tử

• Đóng tiền phạt chậm nộp (nếu có) và lưu trữ chứng từ đầy đủ

Một số tình huống phải nộp kèm giải trình:

• Sai số thuế GTGT phải nộp

• Kê khai nhầm mã hàng hóa, dịch vụ

• Khai sai số hóa đơn hoặc mã số thuế bên bán

Việc nhận diện sớm các lỗi và xử lý kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về kê khai thuế VAT, đồng thời tăng tính minh bạch trong hoạt động tài chính.

Xem chi tiết các dịch vụ kế toán và kiểm toán của IFA tại đây!

V. Phân Biệt Phương Pháp Tính Thuế GTGT: Khấu Trừ Và Trực Tiếp

1. Phương pháp khấu trừ là gì?

Phương pháp khấu trừ là cách tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) phổ biến, thường áp dụng với doanh nghiệp có đủ điều kiện sử dụng hóa đơn GTGT và thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, sổ sách, hóa đơn chứng từ theo quy định.

Điều kiện áp dụng:

• Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

• Có doanh thu từ bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế

• Có hóa đơn đầu vào hợp lệ để khấu trừ thuế

Công thức tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Trong đó:

• Thuế GTGT đầu ra: là số thuế ghi trên hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

• Thuế GTGT đầu vào: là số thuế ghi trên hóa đơn đầu vào hợp lệ, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế

Phương pháp này cho phép doanh nghiệp được khấu trừ thuế đầu vào, làm giảm nghĩa vụ thuế thực tế, nên thường được lựa chọn trong các báo cáo thuế VAT.

2. Phương pháp trực tiếp là gì?

Phương pháp trực tiếp được áp dụng đối với các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể, không đủ điều kiện khấu trừ thuế, hoặc không đăng ký áp dụng phương pháp khấu trừ.

Đối tượng áp dụng:

• Doanh nghiệp có doanh thu nhỏ

• Không phát sinh hóa đơn đầu vào hợp lệ để khấu trừ

• Hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện chế độ kế toán đầy đủ

Công thức tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:

Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu x Tỷ lệ % GTGT

Tỷ lệ % được quy định theo từng ngành nghề:

• Thương mại: 1%

• Dịch vụ: 5%

• Xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu: 3%

• Sản xuất, vận tải: 3%

Phương pháp này đơn giản, dễ áp dụng nhưng không được khấu trừ thuế đầu vào, vì vậy số thuế phải nộp thường cao hơn.

Việc phân biệt rõ hai phương pháp này giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng cách kê khai trong báo cáo thuế GTGT, từ đó đảm bảo tuân thủ quy định và tối ưu chi phí thuế.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về dịch vụ kế toán trọn gói và nhận báo giá tốt nhất!

VI. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Nộp Báo Cáo Thuế VAT Năm 2025

1. Thời hạn nộp và nộp chậm

Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng thời hạn nộp báo cáo thuế VAT để tránh bị xử phạt. Tùy theo hình thức kê khai theo tháng hay quý, thời hạn sẽ khác nhau.

Cụ thể như sau:

• Kê khai theo tháng: hạn nộp chậm nhất là ngày 20 của tháng kế tiếp

• Kê khai theo quý: hạn nộp chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu tiên của quý sau

Cảnh báo quan trọng:

• Nộp chậm tờ khai thuế GTGT sẽ bị phạt từ 2 đến 25 triệu đồng, tùy mức độ

• Nếu có số thuế GTGT phải nộp, sẽ bị tính thêm tiền chậm nộp 0.03%/ngày

• Trường hợp nộp sai nhiều lần có thể dẫn đến bị kiểm tra thuế đột xuất

Gợi ý:

• Thiết lập nhắc lịch nội bộ trước hạn nộp 3–5 ngày

• Sử dụng phần mềm có tính năng cảnh báo hạn kê khai tự động

2. Lưu trữ hồ sơ, chứng từ

Sau khi hoàn tất việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng, doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ hồ sơ đầy đủ để phục vụ kiểm tra sau này.

Theo quy định hiện hành:

• Thời gian lưu trữ tối thiểu: 10 năm

• Hồ sơ cần lưu gồm:

  • Tờ khai thuế GTGT đã nộp

  • Hóa đơn đầu vào, đầu ra

  • Bảng kê chi tiết, bảng tổng hợp thuế

  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu áp dụng khấu trừ)

Một số lưu ý khi lưu trữ hồ sơ báo cáo thuế VAT:

• Ưu tiên lưu trữ điện tử có chữ ký số và sao lưu định kỳ

• Đặt tên file rõ ràng theo mẫu: 01GTGT_Thang01_2025.pdf

• Lưu trên hệ thống drive nội bộ, ổ cứng và USB dự phòng

Việc lưu trữ khoa học giúp doanh nghiệp ứng phó dễ dàng khi thanh tra thuế, đồng thời hạn chế mất mát dữ liệu và sai sót khi kiểm tra lại các kỳ trước.

Xem chi tiết: Kế toán trọn gói - Đơn vị cung cấp dịch vụ hàng đầu 2025

Thông tin liên hệ

Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm về dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:

• Trụ sở tại TP. Hồ Chí Minh:
  Tầng 2, Tòa nhà Minh Khang, 120A Trần Kế Xương, P.7, Quận Phú Nhuận.
  Hotline: 0909.294.209 – (028) 3622 2162
  Email: info@ifa.com.vn

• Văn phòng giao dịch: 33 Đặng Thùy Trâm, Phường 13, Bình Thạnh, TP.HCM

• Văn phòng tại Hà Nội:
  Tầng 3, số 46, ngõ 168, Nguyễn Xiển, P. Hạ Đình, Quận Thanh Xuân.
  Hotline: 0909.294.209 – (024) 3209 9066
  Email: hanoi@ifa.com.vn

Website chính thức: ifa.com.vn

Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ kiểm toán chuyên nghiệp và đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp của bạn tự tin hơn trong mọi hoạt động tài chính và đối mặt với mọi thách thức của thị trường. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng sự phát triển bền vững của bạn!