Chi phí hợp lý thuế TNDN: Danh mục được trừ mới nhất 2025

Chi phí hợp lý thuế TNDN là yếu tố then chốt khi quyết toán thuế doanh nghiệp. Không chỉ cần đầy đủ hóa đơn, bạn còn phải tuân thủ đúng quy định mới 2025. Vậy chi phí nào được chấp nhận? Danh sách chi tiết và cách chứng minh hợp lệ sẽ có trong bài viết sau!

I. Tổng quan về chi phí hợp lý thuế TNDN và tầm quan trọng

1. Chi phí hợp lý thuế TNDN là gì? Khái niệm và ý nghĩa

Chi phí hợp lý thuế TNDN là những khoản chi thực tế phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, đáp ứng đầy đủ các điều kiện được quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Các khoản chi phí hợp lệ này sẽ được khấu trừ khỏi tổng doanh thu khi xác định thu nhập chịu thuế, qua đó ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế TNDN phải nộp.

Việc hiểu rõ khái niệm và bản chất của chi phí hợp lý giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa nghĩa vụ thuế mà vẫn tuân thủ pháp luật

• Tránh bị loại trừ chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra

• Quản lý tài chính minh bạch, hiệu quả hơn

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi được trừ phải gắn liền với hoạt động kinh doanh, có hóa đơn chứng từ hợp pháp, và nếu vượt 20 triệu đồng thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2. Tại sao cần cập nhật danh mục chi phí được trừ mới nhất 2025?

Năm 2025 có thể ghi nhận nhiều điều chỉnh trong chính sách thuế, đặc biệt khi các thông tư, nghị định được cập nhật để phù hợp với tình hình kinh tế - xã hội và định hướng điều hành của Bộ Tài chính.

Việc cập nhật danh mục chi phí hợp lý thuế TNDN mới nhất là cần thiết vì:

• Tránh việc áp dụng sai quy định, dẫn đến khai thiếu hoặc sai chi phí

• Hạn chế rủi ro bị truy thu thuế và bị phạt vi phạm hành chính

• Tận dụng đúng chính sách ưu đãi dành cho chi phí đặc thù như nghiên cứu khoa học và chuyển đổi số

Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp trong ngành công nghệ bị loại trừ chi phí tiếp thị do không cập nhật hướng dẫn mới về mức khống chế chi phí quảng cáo – hậu quả là bị truy thu và phạt chậm nộp gần 120 triệu đồng.

3. Lợi ích khi nắm vững các khoản chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN

Khi bạn hiểu rõ các khoản chi phí được trừ hợp pháp, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc lập kế hoạch tài chính và thuế.

Một số lợi ích nổi bật:

• Tối ưu thuế TNDN phải nộp, giảm áp lực tài chính cho doanh nghiệp

• Đảm bảo tính tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro kiểm toán hoặc thanh tra thuế

• Nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, kiểm soát tốt các khoản chi liên quan đến hoạt động kinh doanh

Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc quản lý đúng các chi phí kế toán hợp lệ là yếu tố sống còn để tránh lãng phí và đảm bảo dòng tiền ổn định.

Xem thêm: Hồ sơ kiểm toán thuế: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

II. Điều kiện chung để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

1. Ba điều kiện tiên quyết cho chi phí được chấp nhận khi quyết toán

Theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, một khoản chi phí hợp lý thuế TNDN chỉ được chấp nhận khi đáp ứng đồng thời 3 điều kiện sau:

• Chi phí thực tế phát sinh, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định pháp luật kế toán và thuế

• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (trừ trường hợp quy định khác theo luật 2025 nếu có cập nhật)

Ví dụ: Một doanh nghiệp thanh toán tiền thuê văn phòng bằng tiền mặt cho hợp đồng trị giá 50 triệu đồng – chi phí này sẽ không được trừ nếu không có chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng.

2. Hồ sơ chứng minh chi phí hợp lý: Yêu cầu chi tiết

Để chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh, bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn điện tử)

• Hợp đồng kinh tế hoặc thỏa thuận mua bán

• Phiếu chi, ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng

• Biên bản bàn giao, nghiệm thu, phiếu nhập – xuất kho

• Bảng chấm công, bảng lương, quy chế nội bộ (đối với chi phí tiền lương)

Ngoài ra, một số khoản chi phí còn cần thêm quyết định nội bộ, chứng từ định mức tiêu hao, hoặc giấy phép hoạt động trong các ngành nghề đặc thù.

Lưu ý:

• Chứng từ phải khớp thông tin về nội dung, số tiền, thời gian

• Hồ sơ cần lưu giữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán

3. Nguyên tắc ghi nhận và hạch toán chi phí hợp lệ thuế TNDN

Chi phí hợp lý phải được ghi nhận đúng kỳ kế toán mà chi phí phát sinh và theo chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành.

Doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Hạch toán vào đúng tài khoản chi phí tương ứng (ví dụ: 642, 627, 635…)

• Phân bổ chi phí hợp lý, tránh dồn chi phí vào một kỳ gây sai lệch kết quả tài chính

• Tuân thủ quy định về thời điểm ghi nhận chi phí: không ghi trước, không ghi sau kỳ phát sinh thực tế

Một số sai sót thường gặp cần tránh:

• Hạch toán chi phí vào kỳ sai lệch

• Ghi nhận chi phí cho tài sản chưa bàn giao

• Không có đủ tài liệu làm căn cứ ghi nhận

Bạn nên sử dụng phần mềm kế toán có tích hợp tính năng kiểm soát hạch toán, hoặc thuê đơn vị kiểm toán độc lập để đảm bảo tính chính xác khi xác định chi phí kế toán hợp lệ.

Xem thêm dịch vụ kế toán nội bộ 

III. Danh mục các khoản chi phí được trừ phổ biến năm 2025

1. Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương

Các khoản chi trả cho người lao động luôn là thành phần quan trọng trong danh mục chi phí hợp lý thuế TNDN. Tuy nhiên, để được trừ khi tính thuế, doanh nghiệp phải đảm bảo:

• Có hợp đồng lao động rõ ràng theo quy định Bộ luật Lao động

• Lập bảng chấm công, bảng lương và có quy chế trả lương – thưởng nội bộ

• Chi trả qua hình thức không dùng tiền mặt nếu vượt mức quy định

• Đóng đầy đủ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho các khoản bắt buộc

Các khoản được trừ bao gồm:

• Tiền lương, phụ cấp, tiền làm thêm giờ

• Tiền thưởng (nếu có quy chế thưởng hợp lệ)

• Trợ cấp thôi việc, thai sản do doanh nghiệp tự chi trả

2. Chi phí khấu hao tài sản cố định

Chi phí khấu hao tài sản cố định là khoản được phép trừ nếu doanh nghiệp thực hiện theo đúng quy định của Thông tư 45/2013/TT-BTC và các văn bản liên quan.

Điều kiện để khấu hao hợp lệ:

• Tài sản phải được ghi nhận đúng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam

• Phải có hồ sơ chứng minh quyền sở hữu, hóa đơn mua sắm và biên bản bàn giao

• Sử dụng phương pháp khấu hao hợp lý đã đăng ký với cơ quan thuế

Lưu ý:

• Không được khấu hao tài sản không dùng cho hoạt động kinh doanh

• Tài sản đã khấu hao hết giá trị không được tiếp tục đưa vào chi phí

3. Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, công cụ dụng cụ

Đây là nhóm chi phí phục vụ trực tiếp cho sản xuất, kinh doanh. Để được tính là chi phí hợp lý theo luật thuế, cần:

• Có hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, xuất kho

• Chứng minh được mức tiêu hao vật tư là hợp lý so với thực tế sản xuất

• Có sổ sách theo dõi công cụ, dụng cụ nếu thực hiện phân bổ nhiều kỳ

Một số lỗi thường gặp:

• Thiếu định mức tiêu hao dẫn đến bị loại chi phí

• Ghi nhận thiếu biên bản bàn giao công cụ gây sai lệch

4. Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí quản lý doanh nghiệp

Các khoản như thuê văn phòng, dịch vụ tư vấn, kế toán, pháp lý… đều được tính vào chi phí kế toán hợp lệ nếu chứng minh được tính cần thiết và có đủ chứng từ.

Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phải có hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu và hóa đơn hợp lệ

• Chi phí quảng cáo, tiếp thị không vượt 15% tổng chi phí được trừ (nếu thuộc đối tượng khống chế theo quy định thuế 2025)

• Chi phí hội nghị khách hàng, khánh tiết cần có chương trình chi tiết, danh sách người tham dự

Ví dụ thực tế: Một công ty dịch vụ logistics bị loại chi phí thuê văn phòng do hợp đồng thuê không có dấu xác nhận của bên cho thuê – đây là lỗi khiến chi phí hợp lý bị bác bỏ.

5. Chi phí lãi vay và chi phí tài chính khác

Chi phí lãi vay được trừ khi doanh nghiệp đảm bảo:

• Không vượt 30% EBITDA nếu là giao dịch liên kết theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP

• Có hợp đồng vay vốn, kế hoạch sử dụng vốn rõ ràng

• Thanh toán qua ngân hàng, không dùng tiền mặt

Ngoài lãi vay, các chi phí tài chính khác có thể bao gồm:

• Chi phí chuyển tiền, phí bảo lãnh ngân hàng

• Chênh lệch tỷ giá thực tế trong kỳ

Các chi phí này cần có chứng từ ngân hàng và đối chiếu rõ ràng để được chấp nhận.

6. Chi phí nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo

Đây là nhóm chi phí được ưu đãi thuế TNDN theo định hướng khuyến khích đổi mới công nghệ. Được phép trừ nếu:

• Có hồ sơ đề tài nghiên cứu, hợp đồng với các đơn vị R&D

• Hạch toán riêng, minh bạch theo từng dự án

• Được thực hiện bởi các đơn vị có chức năng hoặc có đăng ký hoạt động nghiên cứu

Chi phí được trừ bao gồm:

• Lương cho nhân sự nghiên cứu

• Nguyên vật liệu sử dụng cho thử nghiệm

• Thiết bị phục vụ nghiên cứu (nếu không ghi nhận tài sản cố định)

7. Các khoản chi phí đặc thù khác

Một số ngành có những chi phí đặc thù vẫn được coi là chi phí hợp lý thuế TNDN nếu:

• Phù hợp với tính chất hoạt động ngành

• Có quy định hướng dẫn cụ thể từ cơ quan thuế

Ví dụ:

• Chi phí y tế, khám sức khỏe định kỳ cho người lao động

• Chi phí hỗ trợ học phí, đào tạo nghề cho nhân viên

• Chi phí phòng chống dịch bệnh, bảo hộ lao động

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý:

• Phải có quy chế nội bộ hoặc thỏa thuận rõ ràng về các khoản hỗ trợ

• Chứng minh được tính phục vụ cho hoạt động kinh doanh

Xem chi tiết các dịch vụ kế toán và kiểm toán của IFA tại đây!

IV. Các khoản chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

1. Chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc không rõ ràng

Dù chi phí thực sự phát sinh, nhưng nếu không có đầy đủ chứng từ thì sẽ không được tính vào chi phí hợp lý thuế TNDN.

Các trường hợp phổ biến bị loại trừ:

• Không có hóa đơn hợp lệ, hoặc hóa đơn sai thông tin, sai ngày

• Chứng từ không khớp với nội dung chi phí thực tế

• Không có hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu chi, hoặc các giấy tờ liên quan

Ví dụ: Chi phí vận chuyển nội địa nhưng không có hợp đồng dịch vụ hoặc bảng kê – sẽ bị cơ quan thuế loại bỏ khi kiểm tra.

2. Chi phí vượt định mức, vượt giới hạn theo quy định

Một số khoản chi phí hợp lệ chỉ được trừ trong phạm vi giới hạn. Nếu doanh nghiệp chi vượt, phần vượt sẽ không được trừ.

Các khoản thường bị khống chế:

• Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi, khánh tiết nếu vượt 15% tổng chi được trừ (áp dụng với doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp có hoạt động khuyến mại mạnh)

• Chi phí trích khấu hao tài sản không phục vụ sản xuất, kinh doanh

• Chi phí điện, nước, văn phòng phẩm… không có chứng từ phân bổ rõ ràng

Lưu ý: Doanh nghiệp cần cập nhật quy định mới nhất năm 2025 để nắm mức giới hạn cụ thể của từng khoản.

3. Các khoản chi không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh

Theo luật thuế, chi phí chỉ được trừ khi liên quan trực tiếp đến hoạt động tạo ra doanh thu. Các khoản chi sau thường bị loại:

• Chi tài trợ, từ thiện, cứu trợ không đúng quy định hoặc không có hồ sơ minh chứng

• Chi biếu, tặng, tiếp khách không phục vụ mục đích kinh doanh

• Chi cho người thân, cá nhân không thuộc tổ chức mà không có ràng buộc pháp lý

Ví dụ: Một công ty tài trợ cho trường học nhưng không lập hợp đồng tài trợ, không có xác nhận bên nhận – đây là chi phí không được trừ.

4. Chi phí phạt vi phạm hành chính, phạt hợp đồng

Theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, các khoản phạt vi phạm không được tính vào chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Bao gồm:

• Phạt vi phạm hành chính: giao thông, thuế, bảo hiểm xã hội, môi trường…

• Phạt do chậm thanh toán hợp đồng, vi phạm nghĩa vụ hợp đồng thương mại

• Chi phí bồi thường thiệt hại do lỗi của doanh nghiệp

Các khoản này được coi là rủi ro quản trị và không phản ánh đúng chi phí hoạt động kinh doanh.

5. Các trường hợp chi phí không được trừ khác theo quy định mới nhất 2025

Ngoài các nhóm nêu trên, quy định thuế năm 2025 có thể cập nhật thêm các khoản mục chi phí loại trừ thuế. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Chi phí lãi vay từ tổ chức không được cấp phép hoặc vượt trần quy định

• Chi phí không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên

• Chi phí không đáp ứng điều kiện pháp lý mới ban hành

Khuyến nghị:

• Theo dõi thông tư, nghị định mới nhất từ Bộ Tài chính

• Tra cứu định kỳ trên website Tổng cục Thuế hoặc ifa.com.vn/vi

• Nhờ chuyên gia tư vấn thuế rà soát định kỳ toàn bộ hồ sơ chi phí

Xem chi tiết các dịch vụ kế toán và kiểm toán của IFA tại đây!

V. Hướng dẫn xác định và kê khai chi phí hợp lý thuế TNDN năm 2025

1. Quy trình rà soát và tổng hợp chi phí kế toán hợp lệ

Để xác định đúng chi phí hợp lý thuế TNDN, doanh nghiệp cần thực hiện rà soát theo trình tự chặt chẽ. Quy trình gồm các bước:

• Bước 1: tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan đến các khoản chi trong kỳ

• Bước 2: phân loại chi phí theo từng nhóm như chi phí nhân công, dịch vụ mua ngoài, lãi vay…

• Bước 3: đối chiếu từng khoản chi với điều kiện được trừ theo Thông tư 96/2015/TT-BTC và các quy định cập nhật năm 2025

Lưu ý:

• Các khoản chi cần có căn cứ pháp lý rõ ràng

• Chi phí cần gắn với mục tiêu sản xuất, kinh doanh

Ví dụ: Doanh nghiệp phân bổ chi phí thuê văn phòng cần kèm hợp đồng, hóa đơn, phiếu chi và bảng phân bổ cho từng bộ phận.

2. Cách thức kê khai chi phí trên tờ khai quyết toán thuế TNDN

Doanh nghiệp thực hiện kê khai chi phí tại mẫu số 03/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC hoặc văn bản thay thế mới nhất năm 2025 (nếu có).

Một số điểm cần lưu ý:

• Ghi đúng tổng chi phí được trừ tại các chỉ tiêu B2, B3, B4 theo từng nhóm

• Không ghi gộp các khoản không đủ điều kiện được trừ

• Lập bảng kê chi tiết các khoản chi phí lớn hoặc có tính chất đặc biệt

Các chi phí không được trừ cần trình bày rõ trong phụ lục điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế, nhằm minh bạch số liệu trước cơ quan thuế.

3. Chuẩn bị hồ sơ và chứng từ khi quyết toán thuế TNDN

Việc chuẩn bị kỹ hồ sơ chứng minh chi phí hợp lý là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tránh rủi ro khi bị thanh kiểm tra thuế.

Bạn cần lưu trữ đầy đủ:

• Hợp đồng, hóa đơn, phiếu chi, chứng từ thanh toán

• Biên bản giao nhận, bảng lương, quy chế nội bộ

• Tài liệu định mức, báo cáo phân bổ chi phí

Thời gian lưu trữ tối thiểu theo Luật Kế toán:

• Hồ sơ kế toán: lưu giữ 10 năm

• Chứng từ thuế: lưu giữ 10 năm

Kinh nghiệm thực tiễn: Nhiều doanh nghiệp bị loại chi phí hợp lý chỉ vì thiếu biên bản bàn giao công cụ dụng cụ, dù có hóa đơn hợp lệ. Việc sắp xếp hồ sơ khoa học và logic sẽ giúp kiểm toán viên dễ dàng đối chiếu và đánh giá.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về dịch vụ kế toán trọn gói và nhận báo giá tốt nhất!

VI. Giải đáp các câu hỏi thường gặp về chi phí hợp lý thuế TNDN năm 2025

1. Câu hỏi thường gặp về chi phí hợp lý thuế TNDN

Câu hỏi: Danh sách chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN gồm những gì?
Các nhóm chi phí hợp lý thuế TNDN phổ biến gồm:

• Chi phí tiền lương, thưởng, phụ cấp cho người lao động

• Chi phí khấu hao tài sản cố định

• Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, công cụ dụng cụ

• Chi phí dịch vụ mua ngoài: thuê văn phòng, tư vấn, quảng cáo

• Chi phí lãi vay, tài chính, ngân hàng

• Chi phí nghiên cứu khoa học và đổi mới công nghệ

• Các chi phí đặc thù ngành: y tế, đào tạo, bảo hộ lao động…

Câu hỏi: Điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là gì?
Một khoản chi được trừ khi đáp ứng đồng thời 3 điều kiện sau:

• Phát sinh thực tế, liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh

• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (với khoản chi ≥ 20 triệu đồng)

2. Các câu hỏi khác thường gặp

Chi phí lương có phải đóng bảo hiểm xã hội mới được trừ không?
Có. Tiền lương chỉ được tính là chi phí hợp lý thuế TNDN nếu doanh nghiệp đóng đầy đủ các khoản bảo hiểm bắt buộc theo quy định: BHXH, BHYT, BHTN. Nếu không thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm, khoản lương sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.

Chi phí tiếp khách, biếu tặng có được trừ thuế TNDN không?
Có, nếu chi phí này:

• Gắn với hoạt động sản xuất – kinh doanh

• Có hóa đơn, hợp đồng, bảng kê tiếp khách

• Không vượt mức khống chế (nếu có quy định năm 2025)

Doanh nghiệp lỗ có được chuyển lỗ sang kỳ sau để tính chi phí tính thuế doanh nghiệp không?
Có. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được chuyển lỗ liên tục tối đa 5 năm kể từ năm tiếp theo sau năm phát sinh lỗ. Việc chuyển lỗ không làm thay đổi chi phí hợp lý nhưng ảnh hưởng đến thu nhập chịu thuế TNDN.

Làm thế nào để kiểm toán thuế TNDN hiệu quả và tránh bị truy thu?
Để kiểm toán thuế hiệu quả:

• Rà soát hồ sơ chi phí định kỳ theo quý

• Đảm bảo các khoản chi đủ điều kiện được trừ theo luật

• Lưu trữ hồ sơ minh bạch, phân loại rõ theo từng nhóm chi

• Chủ động nhờ đơn vị kiểm toán độc lập như IFA rà soát sớm

• Lập kế hoạch chi phí ngay từ đầu năm, gắn với định hướng chiến lược và chính sách

Xem chi tiết: Kế toán trọn gói - Đơn vị cung cấp dịch vụ hàng đầu 2025

Thông tin liên hệ

Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm về dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:

• Trụ sở tại TP. Hồ Chí Minh:
  Tầng 2, Tòa nhà Minh Khang, 120A Trần Kế Xương, P.7, Quận Phú Nhuận.
  Hotline: 0909.294.209 – (028) 3622 2162
  Email: info@ifa.com.vn

• Văn phòng giao dịch: 33 Đặng Thùy Trâm, Phường 13, Bình Thạnh, TP.HCM

• Văn phòng tại Hà Nội:
  Tầng 3, số 46, ngõ 168, Nguyễn Xiển, P. Hạ Đình, Quận Thanh Xuân.
  Hotline: 0909.294.209 – (024) 3209 9066
  Email: hanoi@ifa.com.vn

Website chính thức: ifa.com.vn

Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ kiểm toán chuyên nghiệp và đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp của bạn tự tin hơn trong mọi hoạt động tài chính và đối mặt với mọi thách thức của thị trường. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng sự phát triển bền vững của bạn!