Quy trình dịch vụ kế toán trọn gói chuyên nghiệp A–Z

Quy trình dịch vụ kế toán trọn gói không chỉ là làm sổ sách và nộp thuế. Doanh nghiệp cần hiểu rõ từng bước để tránh rủi ro pháp lý và tối ưu chi phí. Bài viết sau sẽ giúp bạn nắm trọn quy trình kế toán A–Z dễ áp dụng. Đừng bỏ lỡ!

I. Hiểu đúng quy trình kế toán trọn gói để vận hành doanh nghiệp hiệu quả

Theo một báo cáo từ Tổng cục Thuế Việt Nam, hơn 38% doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) gặp vướng mắc về sai phạm thuế do thiếu hiểu biết về quy trình kế toán. Đây là con số đáng báo động trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh và pháp lý ngày càng siết chặt.

Việc nắm vững quy trình dịch vụ kế toán trọn gói không chỉ là nhiệm vụ của kế toán viên mà còn là trách nhiệm của chủ doanh nghiệp. Hiểu rõ từng giai đoạn kế toán giúp bạn:

• Kiểm soát tốt dòng tiền và chi phí

• Tránh sai phạm và rủi ro pháp lý về thuế

• Ra quyết định tài chính đúng đắn hơn

• Tối ưu nhân sự và giảm gánh nặng quản lý nội bộ

Trong bối cảnh các quy định về thuế – kế toán liên tục thay đổi, chủ doanh nghiệp càng cần hiểu rõ quy trình kế toán doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động minh bạch, đúng luật.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn:

• Hướng dẫn dịch vụ kế toán trọn gói chi tiết từ A–Z

• Từng bước trong quy trình kế toán trọn gói giúp bạn dễ hình dung và áp dụng

• Trường hợp thực tế và bài học kinh nghiệm từ doanh nghiệp đã triển khai thành công

Nếu bạn đang tìm kiếm một lộ trình rõ ràng, tiết kiệm thời gian và hiệu quả về chi phí – bài viết này chính là kim chỉ nam bạn cần.

Xem thêm: Báo giá dịch vụ kế toán thuế trọn gói chuẩn, minh bạch

II. Sơ đồ tổng quan 5 giai đoạn vàng trong quy trình dịch vụ kế toán trọn gói

Để giúp doanh nghiệp nắm được quy trình dịch vụ kế toán trọn gói một cách trực quan và dễ áp dụng, dưới đây là 5 giai đoạn vàng được hệ thống hóa theo chuẩn kế toán 2025. Danh sách này được thiết kế để trả lời cho câu hỏi phổ biến: Quy trình dịch vụ kế toán trọn gói gồm những bước nào?

5 giai đoạn chính trong quy trình dịch vụ kế toán trọn gói:

1. Khảo sát, tiếp nhận thông tin và tư vấn ban đầu

   • Xác định loại hình doanh nghiệp và đặc thù ngành nghề

   • Tiếp nhận hồ sơ kế toán ban đầu

   • Tư vấn phạm vi dịch vụ phù hợp và báo giá sơ bộ

2. Thiết lập hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán

   • Chuẩn hóa chứng từ, hợp đồng, hóa đơn

   • Thiết lập phần mềm kế toán, mã số tài khoản

   • Xây dựng quy trình lưu trữ và kiểm tra chứng từ

3. Thực thi nghiệp vụ kế toán trọn gói hàng tháng/quý

   • Hạch toán chứng từ phát sinh

   • Lập báo cáo thuế GTGT, TNCN, TNDN tạm tính

   • Tư vấn nghiệp vụ và cân đối thuế

4. Lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế cuối năm

   • Tổng hợp và kiểm tra sổ sách

   • Lập báo cáo tài chính năm (BCTC)

   • Quyết toán thuế TNDN, TNCN

5. Bàn giao, lưu trữ và hỗ trợ sau quyết toán

   • Bàn giao chứng từ, báo cáo, file mềm/lưu trữ đám mây

   • Tư vấn hoàn thiện hệ thống kế toán

   • Hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết

Việc hiểu rõ và tuân thủ đầy đủ nghiệp vụ kế toán trọn gói ở từng giai đoạn giúp doanh nghiệp:

• Giảm thiểu sai sót và rủi ro pháp lý

• Quản lý tài chính minh bạch, bài bản

• Chủ động hơn trong chiến lược kinh doanh

Đây chính là sơ đồ chuẩn giúp bạn dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả quy trình dịch vụ kế toán trọn gói đã thuê.

Xem thêm: Kế toán dịch vụ .

III. Giai đoạn 1 & 2: Khởi tạo – Nền tảng vững chắc

1. Thủ tục kế toán trọn gói ban đầu: Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Trong quy trình dịch vụ kế toán trọn gói, giai đoạn đầu tiên đóng vai trò then chốt. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ thông tin và hồ sơ để kế toán viên có thể triển khai công việc chính xác, nhanh chóng.

Các hồ sơ doanh nghiệp cần cung cấp:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản scan hoặc photo)

• Hợp đồng lao động và bảng lương (nếu có nhân sự)

• Hóa đơn đầu vào và đầu ra trong tháng/quý gần nhất

• Sao kê tài khoản ngân hàng công ty

• Hợp đồng mua bán, thuê mướn, dịch vụ…

• Các báo cáo thuế, báo cáo tài chính năm gần nhất (nếu đã hoạt động)

Lưu ý quan trọng:

• Cung cấp thông tin thiếu hoặc chậm có thể gây ảnh hưởng đến nghiệp vụ kế toán trọn gói sau này

• Việc chuẩn hóa chứng từ ngay từ đầu giúp hạn chế đến 70% nguy cơ sai sót khi quyết toán

Đây là bước mở đầu cần thiết để xác lập quy trình kế toán doanh nghiệp rõ ràng và có căn cứ pháp lý.

2. Thiết lập hệ thống và phân công công việc tại IFA

Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, IFA tiến hành thiết lập hệ thống kế toán bài bản, bảo mật và phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp.

Tại IFA, quy trình thiết lập gồm:

• Phân công kế toán viên chuyên trách theo ngành nghề

• Xây dựng hệ thống mã số tài khoản phù hợp với loại hình doanh nghiệp

• Tạo folder lưu trữ chứng từ riêng biệt theo từng tháng/quý

• Kết nối phần mềm kế toán với hệ thống lưu trữ đám mây

• Thiết lập checklist công việc định kỳ hàng tháng/quý/năm

Cam kết của IFA:

• Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối về thông tin kế toán – tài chính

• Chuẩn hóa hệ thống từ đầu giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng và kiểm soát dòng tiền

• Theo dữ liệu thực tế tại IFA: Hơn 500+ doanh nghiệp đã giảm đến 30% sai sót trong quá trình hạch toán nhờ chuẩn hóa từ đầu.

Việc đầu tư kỹ lưỡng ngay từ giai đoạn này sẽ là nền tảng vững chắc cho toàn bộ quy trình dịch vụ kế toán trọn gói phía sau.

Xem thêm dịch vụ kế toán nội bộ 

IV. Giai đoạn 3: Thực thi – Công việc kế toán định kỳ

1. Công việc hàng tháng: Xử lý hóa đơn và hạch toán sổ sách

Giai đoạn thực thi chiếm phần lớn thời gian trong quy trình dịch vụ kế toán trọn gói. Mỗi tháng, kế toán viên cần thực hiện đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ phát sinh để đảm bảo dữ liệu kế toán luôn được cập nhật kịp thời.

Các công việc hàng tháng bao gồm:

• Tiếp nhận, kiểm tra và phân loại hóa đơn – chứng từ

• Kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của hóa đơn đầu vào – đầu ra

• Nhập liệu vào phần mềm kế toán chuyên dụng

• Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bao gồm:

• • Doanh thu bán hàng

  • Chi phí mua hàng, dịch vụ

  • Tiền lương, khấu hao, chi phí khác

Lưu ý quan trọng:

• Tất cả chứng từ phải được xử lý trong tháng để đảm bảo tính liên tục

• Những sai sót nhỏ như hóa đơn thiếu chữ ký hoặc kê khai sai mã số thuế có thể dẫn đến phạt hành chính

Việc đảm bảo chất lượng dữ liệu đầu vào chính là yếu tố quyết định độ chính xác của toàn bộ nghiệp vụ kế toán trọn gói sau này.

2. Báo cáo thuế định kỳ: Trách nhiệm và thời hạn quan trọng

Trong bất kỳ quy trình dịch vụ kế toán trọn gói nào, việc lập và nộp báo cáo thuế định kỳ đúng hạn là bắt buộc. Không chỉ tuân thủ quy định pháp luật, đây còn là căn cứ để doanh nghiệp chứng minh tính minh bạch tài chính khi làm việc với ngân hàng, đối tác hoặc cơ quan nhà nước.

Các loại báo cáo thuế định kỳ phổ biến:

• Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT)

• Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tạm tính theo quý

• Tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo tháng hoặc quý

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Thời hạn nộp báo cáo theo quy định hiện hành:

• Trước ngày 20 hàng tháng (đối với khai theo tháng)

• Trước ngày 30 của tháng đầu quý sau (đối với khai theo quý)

• Nguồn dẫn chi tiết: Tổng cục Thuế – gdt.gov.vn

Hậu quả của việc nộp chậm hoặc sai sót:

• Bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP

• Bị kiểm tra, thanh tra thuế đột xuất

• Mất uy tín khi làm hồ sơ tín dụng, vay vốn ngân hàng

Vì vậy, doanh nghiệp nên đảm bảo phối hợp chặt chẽ với đơn vị cung cấp dịch vụ để không bỏ sót bất kỳ nghĩa vụ thuế nào trong quy trình kế toán doanh nghiệp.

Xem chi tiết các dịch vụ kế toán và kiểm toán của IFA tại đây!

V. Giai đoạn 4: Hoàn thiện – Quyết toán và Báo cáo tài chính

1. Kiểm soát sổ sách kế toán và cân đối số liệu cuối năm

Giai đoạn cuối năm là lúc doanh nghiệp cần tổng hợp và rà soát toàn bộ dữ liệu kế toán để chuẩn bị cho công tác quyết toán. Đây là bước then chốt trong toàn bộ quy trình dịch vụ kế toán trọn gói, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối.

Các công việc kiểm soát bao gồm:

• Đối chiếu sổ cái với hóa đơn, chứng từ gốc

• So sánh số dư tài khoản với sao kê ngân hàng

• Rà soát tính hợp lệ của chi phí được trừ và khoản thu nhập chịu thuế

• Kiểm tra sự phù hợp giữa tờ khai thuế và số liệu kế toán

Lưu ý quan trọng:

• Sai lệch số liệu dù nhỏ cũng có thể dẫn đến phạt thuế hoặc bị truy thu

• Cần xử lý dứt điểm các khoản tồn đọng để tránh ảnh hưởng đến năm sau

Việc kiểm soát kỹ càng giai đoạn này giúp doanh nghiệp hoàn thiện sổ sách kế toán đúng chuẩn, tạo nền tảng lập báo cáo tài chính chính xác và minh bạch.

2. Lập báo cáo tài chính năm và quyết toán thuế TNDN, TNCN

Sau khi đã đối chiếu và kiểm tra số liệu, kế toán tiến hành lập bộ báo cáo tài chính năm – một tài liệu quan trọng thể hiện "sức khỏe" tài chính của doanh nghiệp.

Báo cáo tài chính đầy đủ bao gồm:

• Bảng cân đối kế toán

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

• Thuyết minh báo cáo tài chính

Các bước quyết toán thuế gồm:

• Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

• Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

• Nộp tờ khai và phụ lục đúng thời hạn quy định

Tầm quan trọng của báo cáo tài chính:

• Phục vụ kê khai thuế và tuân thủ pháp luật

• Cung cấp dữ liệu để xét duyệt vay vốn, đấu thầu

• Giúp chủ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh

Tại IFA, việc lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế luôn được thực hiện bởi đội ngũ kế toán trưởng dày dạn kinh nghiệm, đảm bảo đầy đủ, chính xác và đúng quy định mới nhất năm 2025.

Xem chi tiết các dịch vụ kế toán và kiểm toán của IFA tại đây!

VI. Dịch vụ kế toán giúp tiết kiệm thời gian và chi phí

1. Doanh nghiệp thương mại điện tử tối ưu 15% chi phí nhờ quy trình kế toán chuyên nghiệp

Trước khi sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói tại IFA, doanh nghiệp – hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử – gặp nhiều vấn đề:

• Tự làm kế toán nội bộ nhưng thiếu kiến thức chuyên môn

• Sổ sách lộn xộn, không theo dõi được dòng tiền chính xác

• Thường xuyên bị phạt vì chậm nộp báo cáo thuế

• Chi phí kế toán nội bộ cao nhưng hiệu quả thấp

Sau khi chuyển sang sử dụng quy trình dịch vụ kế toán trọn gói của IFA, doanh nghiệp được hỗ trợ:

• Rà soát và sắp xếp lại toàn bộ chứng từ kế toán

• Lập kế hoạch nộp thuế đúng hạn, không còn bị phạt

• Tư vấn loại bỏ các chi phí không hợp lý, không được trừ

• Tiết kiệm đến 15% tổng chi phí kế toán mỗi năm

Đây là minh chứng cụ thể cho hiệu quả của việc áp dụng nghiệp vụ kế toán trọn gói bài bản và chuyên nghiệp.

2. Các lợi ích khác: Tư vấn chiến lược và cảnh báo rủi ro

Ngoài việc xử lý số liệu, quy trình dịch vụ kế toán trọn gói tại IFA còn mang lại giá trị chiến lược lâu dài cho doanh nghiệp.

Lợi ích vượt trội khi sử dụng dịch vụ tại IFA:

• Chủ động tư vấn tái cấu trúc dòng tiền và chi phí vận hành

• Dự báo rủi ro về thuế trước khi bị cơ quan chức năng kiểm tra

• Đề xuất giải pháp tối ưu thuế dựa trên quy định hiện hành

• Tư vấn cải thiện lợi nhuận gộp và chỉ số tài chính nội tại

Tại IFA, mỗi khách hàng đều có kế toán viên phụ trách riêng, theo dõi tình hình hoạt động, phân tích số liệu và đề xuất phương án tối ưu phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp.

Dịch vụ kế toán không chỉ đơn thuần là xử lý sổ sách – mà là một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả tài chính một cách bền vững.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về dịch vụ kế toán trọn gói và nhận báo giá tốt nhất!

VII. Hỏi đáp nhanh về quy trình dịch vụ kế toán trọn gói

Dưới đây là những câu hỏi phổ biến mà doanh nghiệp thường đặt ra khi tìm hiểu về quy trình dịch vụ kế toán trọn gói.

1. Thuê dịch vụ kế toán trọn gói như thế nào cho hiệu quả?

Để thuê dịch vụ kế toán hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Xác định rõ nhu cầu thực tế (theo tháng, quý hay năm)

• Tìm hiểu kỹ về đơn vị cung cấp dịch vụ (năng lực, kinh nghiệm, khách hàng đã từng hợp tác)

• Yêu cầu báo giá chi tiết và minh bạch

• Ký hợp đồng rõ ràng về phạm vi công việc, chi phí và thời hạn cam kết

Đơn vị có kinh nghiệm sẽ tư vấn chính xác quy trình kế toán doanh nghiệp phù hợp nhất.

2. Bảng giá dịch vụ kế toán trọn gói thường phụ thuộc vào yếu tố nào?

Giá của dịch vụ kế toán không cố định, mà thường phụ thuộc vào các yếu tố sau:

• Loại hình doanh nghiệp (thương mại, dịch vụ, sản xuất...)

• Ngành nghề kinh doanh có đặc thù hay không

• Số lượng hóa đơn, chứng từ phát sinh trong tháng

• Yêu cầu về báo cáo quản trị nội bộ (nếu có)

• Mức độ sẵn sàng và đầy đủ của hồ sơ kế toán hiện tại

Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với đơn vị uy tín như IFA để được khảo sát và tư vấn miễn phí, nhận báo giá phù hợp nhất.

 Xem chi tiết: Kế toán trọn gói - Đơn vị cung cấp dịch vụ hàng đầu 2025

Thông tin liên hệ

Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm về dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:

• Trụ sở tại TP. Hồ Chí Minh:
  Tầng 2, Tòa nhà Minh Khang, 120A Trần Kế Xương, P.7, Quận Phú Nhuận.
  Hotline: 0909.294.209 – (028) 3622 2162
  Email: info@ifa.com.vn

• Văn phòng giao dịch: 33 Đặng Thùy Trâm, Phường 13, Bình Thạnh, TP.HCM

• Văn phòng tại Hà Nội:
  Tầng 3, số 46, ngõ 168, Nguyễn Xiển, P. Hạ Đình, Quận Thanh Xuân.
  Hotline: 0909.294.209 – (024) 3209 9066
  Email: hanoi@ifa.com.vn

Website chính thức: ifa.com.vn

Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ kiểm toán chuyên nghiệp và đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp của bạn tự tin hơn trong mọi hoạt động tài chính và đối mặt với mọi thách thức của thị trường. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng sự phát triển bền vững của bạn!