Kế toán doanh nghiệp & thuế: Lỗi thường gặp và cách xử lý

Kế toán doanh nghiệp dễ mắc lỗi trong quá trình xử lý thuế, từ khai báo sai đến hạch toán nhầm chứng từ. Không chỉ ảnh hưởng tài chính, những sai sót này còn khiến doanh nghiệp bị phạt. Vậy làm sao để hạn chế và xử lý đúng cách? Cùng tìm hiểu chi tiết ngay sau đây!

I. Tầm quan trọng của sự chính xác trong công việc kế toán doanh nghiệp

Sai sót trong công việc kế toán doanh nghiệp không chỉ là lỗi chuyên môn đơn thuần. Trong thực tế, những sai sót này có thể kéo theo rủi ro pháp lý và tổn thất tài chính nghiêm trọng, đặc biệt trong lĩnh vực kế toán thuế.

Một số hậu quả có thể xảy ra khi kế toán doanh nghiệp làm sai:

• Bị truy thu thuế và tiền phạt do kê khai sai

• Không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

• Mất quyền lợi hoàn thuế hoặc ưu đãi thuế

• Bị xử phạt hành chính theo quy định pháp luật

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt lên đến:

• 8 triệu đồng nếu kê khai sai nhưng không làm tăng số thuế phải nộp

• 20% số thuế chênh lệch nếu kê khai sai làm tăng số thuế

• Phạt 0,03%/ngày trên số tiền thuế nộp chậm

Nguồn tham khảo đầy đủ từ Thư viện Pháp luật – giúp bạn kiểm chứng thông tin rõ ràng.

Chính vì vậy, kế toán doanh nghiệp cần hiểu rằng, việc nắm rõ các lỗi thường gặp trong kế toán thuế không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn:

• Xây dựng được hệ thống kế toán doanh nghiệp minh bạch

• Tối ưu hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế và tài chính

Hiểu sai sót – Nhận diện sớm – Phòng tránh hiệu quả là nền tảng để vận hành hệ thống kế toán vững chắc trong doanh nghiệp của bạn.

Xem thêm: Dịch vụ báo cáo thuế trọn gói uy tín, đúng hạn tại HCM

II. Top 7 lỗi kế toán doanh nghiệp thường mắc phải khi xử lý thuế

1. Lỗi sai liên quan đến hóa đơn, chứng từ

Đây là nhóm lỗi phổ biến nhất mà kế toán doanh nghiệp thường xuyên gặp phải. Sai sót ở giai đoạn này ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp pháp của chi phí và khấu trừ thuế.

Một số lỗi thường gặp bao gồm:

• Hóa đơn ghi sai mã số thuế, tên công ty, địa chỉ

• Lập hóa đơn không đúng thời điểm phát sinh giao dịch

• Sử dụng hóa đơn không hợp pháp (hóa đơn khống, hóa đơn mua ngoài)

• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn nhưng không lập biên bản đúng quy định

Các lỗi hóa đơn chứng từ sai này không chỉ khiến doanh nghiệp bị loại trừ chi phí mà còn bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

2. Sai sót trong kê khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Kế toán doanh nghiệp dễ gặp lỗi trong khâu kê khai thuế GTGT, dẫn đến sai số thuế phải nộp hoặc không được khấu trừ thuế hợp lệ.

Những lỗi thường gặp bao gồm:

• Kê khai sai mức thuế suất áp dụng (5%, 10%)

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào không đủ điều kiện (thiếu hóa đơn, chứng từ thanh toán)

• Phân bổ sai thuế đầu vào cho hàng hóa không chịu thuế hoặc doanh thu không chịu thuế

Những sai sót về thuế giá trị gia tăng có thể dẫn đến truy thu và mất quyền hoàn thuế, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền doanh nghiệp.

3. Hạch toán sai chi phí khi quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Khi quyết toán, nếu không cẩn trọng trong việc xác định chi phí hợp lệ, doanh nghiệp sẽ bị loại chi phí và truy thu thuế TNDN.

Các lỗi phổ biến trong quyết toán thuế doanh nghiệp:

• Ghi nhận chi phí không có hóa đơn hợp pháp

• Hạch toán các chi phí không phục vụ trực tiếp cho sản xuất kinh doanh

• Chi phí vượt định mức cho phép theo quy định của Luật Thuế TNDN (quảng cáo, tiếp khách, khuyến mãi...)

Những lỗi này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tính thuế thu nhập doanh nghiệp, làm tăng nghĩa vụ tài chính không cần thiết.

Xem thêm: Kế toán dịch vụ .

III. Kinh nghiệm xử lý sai sót kế toán: Hướng dẫn chi tiết từng bước

1. Nguyên tắc vàng: Phát hiện sớm – Xử lý ngay

Khi phát hiện sai sót trong quá trình làm kế toán doanh nghiệp, điều quan trọng nhất là xử lý càng sớm càng tốt. Việc trì hoãn sẽ khiến lỗi tích lũy, dẫn đến hậu quả lớn hơn khi cơ quan thuế thanh tra hoặc kiểm tra.

Lợi ích của việc xử lý kịp thời:

• Giảm thiểu nguy cơ bị truy thu thuế

• Tránh bị xử phạt hành chính hoặc mất quyền hoàn thuế

• Duy trì uy tín và minh bạch trong hoạt động tài chính

2. Quy trình xử lý khi báo cáo thuế sai

Dưới đây là quy trình xử lý sai sót kế toán doanh nghiệp thường áp dụng, đặc biệt trong các lỗi liên quan đến khai thuế, hóa đơn và chứng từ:

Bước 1: Phân loại sai sót

• Xác định sai sót thuộc kỳ kê khai nào

• Kiểm tra đã hết hạn nộp tờ khai hay chưa

Bước 2: Lập tờ khai bổ sung, điều chỉnh

• Sử dụng Mẫu 01/KHBS theo quy định

• Tờ khai này áp dụng khi sai sót phát sinh sau khi đã nộp tờ khai gốc

• Gửi lại cơ quan thuế cùng hồ sơ giải trình kèm theo

Bước 3: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

• Áp dụng cho các trường hợp kế toán doanh nghiệp làm sai hóa đơn đầu ra

• Cần lập biên bản điều chỉnh hoặc xuất hóa đơn điều chỉnh theo đúng mẫu

Bước 4: Nộp lại cho cơ quan thuế và hoàn thành nghĩa vụ tài chính (nếu có)

• Trường hợp sai sót làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp cần:

  • Tính toán phần chênh lệch

  • Nộp tiền thuế truy thu, tiền phạt và tiền chậm nộp đúng hạn

Các bước xử lý trên giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, hạn chế thiệt hại và giữ vững hệ thống kế toán doanh nghiệp trong trạng thái minh bạch, tin cậy.

Xem thêm dịch vụ kế toán nội bộ 

IV. Ví dụ thực tế: IFA gỡ rối sai sót chi phí cho doanh nghiệp ngành Xây dựng

1. Bối cảnh: Doanh nghiệp (ngành Xây dựng) bị loại trừ 500 triệu đồng chi phí

Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng. Trong quá trình quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán doanh nghiệp đã bị cơ quan thuế loại trừ khoản chi phí nhân công trị giá 500 triệu đồng do không có đủ chứng từ hợp lệ.

Các thiếu sót được phát hiện bao gồm:

• Không có hợp đồng khoán việc rõ ràng

• Thiếu bảng chấm công và bảng lương có chữ ký xác nhận

• Thiếu chứng từ thanh toán minh bạch

Việc loại chi phí này ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận và khiến doanh nghiệp phải nộp thêm thuế TNDN cùng tiền phạt.

2. Giải pháp từ IFA

Sau khi tiếp nhận thông tin, đội ngũ chuyên gia của IFA đã triển khai các bước xử lý cụ thể để hỗ trợ doanh nghiệp khắc phục sai sót kế toán:

• Tư vấn doanh nghiệp soạn lại hợp đồng khoán việc đúng chuẩn

• Hướng dẫn lập bảng chấm công, bảng thanh toán lương đầy đủ chữ ký

• Hỗ trợ lập tờ khai điều chỉnh chi phí và văn bản giải trình gửi cơ quan thuế

Mọi quy trình đều thực hiện theo đúng quy định tại Luật Thuế TNDN và hướng dẫn từ Tổng cục Thuế.

3. Kết quả: Giảm truy thu, tránh phạt

Sau khi nộp lại hồ sơ điều chỉnh, cơ quan thuế đã xem xét và chấp nhận đưa khoản chi phí 500 triệu đồng trở lại làm chi phí hợp lý khi quyết toán.

Lợi ích đạt được:

• Giảm thiểu số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp

• Tránh bị xử phạt do thiếu chứng từ

• Giữ vững hệ thống kế toán doanh nghiệp minh bạch và đúng quy định

Đây là minh chứng cụ thể cho việc phát hiện sai sót sớm và phối hợp với đơn vị tư vấn chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro đáng kể.

Xem chi tiết các dịch vụ kế toán và kiểm toán của IFA tại đây!

V. Giải đáp thắc mắc thường gặp về lỗi kế toán và thuế

1. Mất hóa đơn GTGT đầu vào thì doanh nghiệp phải làm gì?

Khi kế toán doanh nghiệp làm mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào, cần nhanh chóng thực hiện đúng quy trình theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC:

• Lập Biên bản báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (Mẫu BC21/AC)

• Liên hệ bên bán để xin bản sao y hóa đơn có xác nhận chữ ký, dấu

• Cung cấp chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị hàng hóa trên 20 triệu đồng

Việc xử lý đúng và kịp thời giúp doanh nghiệp vẫn có thể hạch toán chi phí và khấu trừ thuế đúng luật.

2. Kê khai sai tên công ty trên hóa đơn có bị phạt không?

Đây là lỗi thường gặp trong quá trình xuất hóa đơn, đặc biệt với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp không đồng bộ dữ liệu.

Trường hợp tên công ty sai nhưng các thông tin khác như mã số thuế và địa chỉ vẫn đúng, doanh nghiệp cần:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn theo mẫu

• Xuất hóa đơn điều chỉnh nếu đã kê khai thuế

Theo quy định, lỗi này có thể không bị xử phạt nếu được điều chỉnh đúng quy trình và có đủ chứng từ liên quan. Tuy nhiên, kế toán doanh nghiệp nên hạn chế tối đa lỗi này để tránh rủi ro trong khấu trừ và quyết toán thuế.

Xem chi tiết các dịch vụ kế toán và kiểm toán của IFA tại đây!

VI. Làm sao để hạn chế sai sót trong nghiệp vụ kế toán thuế?

1. Chuẩn hóa quy trình và ứng dụng công nghệ

Để giảm thiểu sai sót trong kế toán doanh nghiệp, việc chuẩn hóa quy trình và ứng dụng công nghệ là giải pháp hiệu quả và bền vững.

Một số biện pháp cần thực hiện:

• Sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp đáng tin cậy như MISA, FAST

• Thiết lập quy trình kiểm duyệt chứng từ trước khi nhập liệu

• Tự động hóa khâu đối chiếu sổ sách và báo cáo

Công nghệ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm đáng kể lỗi thao tác thủ công.

2. Tăng cường kiểm tra, đối chiếu chéo định kỳ

Việc kiểm tra định kỳ giúp phát hiện sớm sai sót và xử lý kịp thời, tránh bị cơ quan thuế xử phạt khi quyết toán.

Doanh nghiệp nên thực hiện:

• Đối chiếu sổ cái với chứng từ gốc hàng tháng

• Rà soát báo cáo thuế trước kỳ nộp tờ khai

• Kiểm tra nội bộ theo quý để rà lỗi trước khi lập báo cáo tài chính

Việc duy trì lịch kiểm tra thường xuyên giúp hệ thống kế toán doanh nghiệp vận hành trơn tru, hạn chế phát sinh sai sót bất ngờ.

3. Thường xuyên cập nhật kiến thức pháp luật thuế

Kế toán doanh nghiệp cần nắm rõ các văn bản mới, thông tư và nghị định để áp dụng đúng quy định trong từng kỳ kế toán.

Các nguồn thông tin cập nhật uy tín:

• Tổng cục Thuế – gdt.gov.vn

• Thư viện Pháp luật – thuvienphapluat.vn

• Website IFA – ifa.com.vn

Việc chủ động học hỏi và cập nhật giúp doanh nghiệp tránh lỗi do không nắm rõ quy định mới và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về dịch vụ kế toán trọn gói và nhận báo giá tốt nhất!

VII. Khi nào doanh nghiệp bạn cần đến dịch vụ kế toán trọn gói tại IFA?

1. Dấu hiệu nhận biết bạn cần sự trợ giúp từ chuyên gia

Không phải doanh nghiệp nào cũng đủ năng lực nội bộ để xử lý toàn bộ nghiệp vụ kế toán – thuế một cách hiệu quả. Khi gặp các dấu hiệu sau, bạn nên cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói:

• Bộ phận tài chính doanh nghiệp thường xuyên quá tải, không đủ người kiểm soát rủi ro

• Kế toán không tự tin khi làm việc với cơ quan thuế, hay lo lắng bị truy thu, xử phạt

• Hệ thống kế toán thiếu minh bạch, thường xuyên sai sót nhỏ nhưng lặp lại nhiều lần

• Không cập nhật kịp thời các thay đổi trong chính sách thuế và chuẩn mực kế toán

Việc nhận diện sớm những dấu hiệu trên giúp doanh nghiệp tránh hậu quả nặng nề khi quyết toán thuế.

2. Tại sao nên chọn dịch vụ tư vấn thuế doanh nghiệp tại IFA?

IFA là đơn vị đã có hơn 15 năm đồng hành cùng các doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực. Việc lựa chọn IFA mang lại lợi ích rõ ràng:

• Tiết kiệm chi phí tuyển dụng và đào tạo kế toán nội bộ

• Giảm thiểu rủi ro nhờ đội ngũ chuyên gia nhiều kinh nghiệm thực chiến

• Được tư vấn giải pháp tối ưu hệ thống kế toán doanh nghiệp từ A–Z

• Hỗ trợ trực tiếp khi làm việc với cơ quan thuế, đảm bảo an toàn pháp lý

• Cam kết chất lượng dịch vụ với quy trình rõ ràng, minh bạch

IFA không chỉ là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán mà còn là đối tác chiến lược đáng tin cậy về tài chính – thuế cho doanh nghiệp.

Xem chi tiết: Kế toán trọn gói - Đơn vị cung cấp dịch vụ hàng đầu 2025

Thông tin liên hệ

Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm về dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:

• Trụ sở tại TP. Hồ Chí Minh:
  Tầng 2, Tòa nhà Minh Khang, 120A Trần Kế Xương, P.7, Quận Phú Nhuận.
  Hotline: 0909.294.209 – (028) 3622 2162
  Email: info@ifa.com.vn

• Văn phòng giao dịch: 33 Đặng Thùy Trâm, Phường 13, Bình Thạnh, TP.HCM

• Văn phòng tại Hà Nội:
  Tầng 3, số 46, ngõ 168, Nguyễn Xiển, P. Hạ Đình, Quận Thanh Xuân.
  Hotline: 0909.294.209 – (024) 3209 9066
  Email: hanoi@ifa.com.vn

Website chính thức: ifa.com.vn

Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ kiểm toán chuyên nghiệp và đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp của bạn tự tin hơn trong mọi hoạt động tài chính và đối mặt với mọi thách thức của thị trường. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng sự phát triển bền vững của bạn!