Cuối năm là giai đoạn doanh nghiệp phải rà soát toàn bộ hồ sơ kế toán trước khi khóa sổ và quyết toán thuế. Việc in sổ sách đúng, đủ và đúng thời điểm giúp doanh nghiệp chủ động khi cơ quan chức năng kiểm tra. Bài viết dưới đây của IFA tổng hợp các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm kèm hướng dẫn thực tế, dễ áp dụng cho doanh nghiệp.
Vì sao doanh nghiệp cần in sổ sách kế toán vào cuối năm?
Việc in sổ sách kế toán cuối năm không chỉ mang tính hình thức. Đây là yêu cầu gắn liền với nghĩa vụ lưu trữ và minh bạch tài chính của doanh nghiệp. Sổ sách in ra là căn cứ pháp lý khi doanh nghiệp giải trình số liệu với cơ quan thuế hoặc kiểm toán.
Ngoài yếu tố tuân thủ, sổ sách được in đầy đủ giúp kế toán kiểm soát số liệu tốt hơn. Các sai lệch giữa sổ chi tiết và báo cáo tài chính thường chỉ được phát hiện khi rà soát bản in. Việc này giúp giảm rủi ro điều chỉnh số liệu sau quyết toán.
Quy định về in sổ sách kế toán cuối năm
Theo Luật Kế toán 2015 và các Thông tư 133, 107 và 200, doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện in sổ kế toán sau khi hoàn tất khóa sổ cuối năm. Sổ kế toán bản in cần đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, đồng thời phải được đóng dấu xác nhận theo quy định. Thời gian lưu trữ sổ sách kế toán tối thiểu là 10 năm.
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng dữ liệu kế toán lưu trên phần mềm chỉ mang tính hỗ trợ quản lý nội bộ. Trong trường hợp chưa được in ra, ký xác nhận và lưu trữ bản giấy, dữ liệu này chưa được xem là hồ sơ kế toán hợp lệ về mặt pháp lý. Khi cơ quan thuế hoặc cơ quan chức năng thực hiện thanh tra, chỉ sổ kế toán bản giấy có chữ ký xác thực mới được chấp nhận làm căn cứ đối chiếu.
Bước sang năm 2026, hệ thống quy định liên quan đến sổ sách kế toán có một số nội dung mới mà doanh nghiệp cần lưu ý:
- Bắt buộc áp dụng mẫu biểu mới theo Thông tư 133/2025/TT-BTC, áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc phạm vi điều chỉnh của thông tư này.
- Thời gian lưu trữ sổ sách kế toán được kéo dài từ 10 năm lên 15 năm đối với doanh nghiệp FDI, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý và kiểm tra lâu dài.
- Bổ sung yêu cầu về chất lượng giấy in và quy trình đóng quyển, đảm bảo hồ sơ kế toán có độ bền và khả năng lưu trữ trong thời gian dài.
- Một số loại sổ kế toán chính phải thực hiện đóng dấu giáp lai và xác nhận của cơ quan thuế, tùy theo tính chất và mục đích sử dụng của sổ.
Việc nắm rõ và thực hiện đúng các quy định này giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác lưu trữ hồ sơ kế toán. Đây cũng là yếu tố quan trọng để hạn chế rủi ro khi phát sinh thanh tra, kiểm tra thuế trong các năm tiếp theo.
Các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm theo quy định
Trước khi thực hiện in sổ sách kế toán cuối năm, doanh nghiệp cần xác định rõ những nhóm hồ sơ bắt buộc phải lưu trữ theo quy định. Dưới đây là các nhóm sổ sách kế toán cần in cuối năm mà doanh nghiệp không nên bỏ sót.
Hồ sơ pháp lý công ty
Hồ sơ pháp lý công ty là tập hợp các giấy tờ xác định tư cách pháp nhân và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động. Nhóm hồ sơ này là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra tính hợp lệ của việc đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế và phương pháp kê khai áp dụng. Khi in sổ sách cuối năm, hồ sơ pháp lý cần được rà soát và lưu trữ đầy đủ theo đúng tình trạng thực tế của doanh nghiệp.
Các giấy tờ pháp lý doanh nghiệp cần có gồm:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- Thông báo mã số thuế
- Tờ khai thuế môn bài
- Mẫu số 08 đăng ký tài khoản ngân hàng
- Mẫu số 06 đăng ký áp dụng phương pháp kê khai tính thuế GTGT
Quyết toán năm
Quyết toán năm là tổng hợp toàn bộ số liệu kế toán và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp trong một năm tài chính. Nhóm hồ sơ này phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và là căn cứ để cơ quan thuế đối chiếu sổ sách kế toán cần in cuối năm. Các hồ sơ quyết toán năm doanh nghiệp cần chuẩn bị gồm:
- Báo cáo tài chính
- Quyết toán thuế TNDN kèm phụ lục
- Quyết toán thuế TNCN kèm phụ lục
Hồ sơ lao động
Hồ sơ lao động là nhóm tài liệu phản ánh quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động trong năm tài chính. Nhóm hồ sơ này liên quan trực tiếp đến chi phí tiền lương, bảo hiểm và nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân. Dưới đây là hồ sơ lao động doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Hồ sơ xin việc của người lao động
- Hợp đồng lao động của văn phòng, bộ phận sản xuất, bộ phận quản lý
- Các quyết định bổ nhiệm, tăng lương và điều chỉnh vị trí công việc
Chứng từ kế toán
Đối với các loại chứng từ và sổ sách kế toán cần in cuối năm, doanh nghiệp cần sắp xếp theo trình tự hợp lý để thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu. Việc phân loại rõ ràng giúp hồ sơ kế toán dễ tra cứu và hạn chế sai sót khi thanh tra thuế.
Trước hết là các tờ khai thuế, gồm tờ khai GTGT mẫu 01/GTGT, bảng kê 01-1/GTGT, 01-2/GTGT, tờ khai thuế TNDN theo tháng hoặc quý và báo cáo sử dụng hóa đơn mẫu B26 theo quý. Tiếp theo là hóa đơn mua vào và bán ra, được sắp xếp theo bảng kê. Trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp nên kẹp cùng tập hóa đơn để phục vụ kiểm tra.
Sau đó là phiếu thu, phiếu chi và phiếu xuất nhập hàng hóa, cần được phân loại và kẹp riêng từng tệp. Hồ sơ thuế TNCN gồm đăng ký mã số thuế, cam kết mẫu 02/TNCN và giấy tờ cá nhân được lưu cùng một tệp. Hợp đồng mua bán nên kẹp với biên bản xác nhận công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp. Cuối cùng là biên bản kiểm kê tài sản cố định, tiền mặt và công cụ dụng cụ tại thời điểm cuối năm.
In sổ sách kế toán cuối năm
Khi thực hiện in sổ sách cuối năm, doanh nghiệp cần căn cứ vào hình thức ghi sổ kế toán và các tài khoản phát sinh trong năm tài chính. Việc in đúng loại sổ giúp hệ thống kế toán thống nhất, thuận tiện cho việc đối chiếu và lưu trữ. Dưới đây là các nhóm sổ sách kế toán cần in cuối năm theo quy định.
Sổ sách kế toán tổng hợp
Sổ sách kế toán tổng hợp được in tùy theo hình thức ghi sổ mà doanh nghiệp lựa chọn. Các sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Sổ nhật ký chung
- Nhật ký sổ cái
- Nhật ký chứng từ số 7, số 8
- Chứng từ ghi sổ
Sổ cái các tài khoản phát sinh trong năm tài chính
Doanh nghiệp cần in sổ cái cho toàn bộ các tài khoản có phát sinh trong năm tài chính. Việc xác định danh sách tài khoản căn cứ vào Bảng cân đối kế toán tại thời điểm cuối năm.
Mỗi tài khoản phát sinh sẽ tương ứng với một sổ cái riêng. Số lượng sổ cái cần in phụ thuộc vào số tài khoản được sử dụng trong năm. Việc in đầy đủ sổ cái giúp đối chiếu số liệu tổng hợp với sổ chi tiết và báo cáo tài chính.
Sổ chi tiết các tài khoản
Sổ chi tiết phản ánh cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng quản lý. Các sổ chi tiết thường bao gồm:
- Tiền mặt, gồm sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền và sổ quỹ tiền mặt.
- Tiền gửi ngân hàng, kèm theo toàn bộ chứng từ ngân hàng phía sau sổ để phục vụ đối chiếu số dư.
- Mua bán hàng hóa, gồm sổ nhật ký mua hàng và sổ nhật ký bán hàng.
- Công nợ, gồm sổ chi tiết và tổng hợp công nợ phải thu của khách hàng, phải trả cho nhà cung cấp.
- Tạm ứng, phải thu, phải trả khác và các khoản vay, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng phát sinh.
- Sổ cái các tài khoản có phát sinh, căn cứ theo các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán, trong đó các khoản nộp ngân sách nhà nước kẹp cùng TK 333, các khoản vay kẹp cùng TK 311, 341, bảng lương và hồ sơ tiền lương kẹp cùng TK 334..
- Tài sản cố định, gồm sổ tổng hợp tình hình tăng giảm tài sản cố định và sổ khấu hao tài sản cố định.
- Công cụ, dụng cụ, gồm sổ theo dõi tăng giảm và bảng phân bổ công cụ dụng cụ.
- Vật tư, hàng hóa, gồm thẻ kho, sổ chi tiết vật tư và bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng kho.
- Tiền lương, gồm bảng chấm công hàng tháng và bảng lương hàng tháng.
Cách sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán cuối năm
Để thuận tiện cho việc rà soát, đối chiếu và kiểm tra, doanh nghiệp nên sắp xếp các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm theo trình tự thống nhất như sau:
- Hồ sơ kê khai thuế, sắp xếp theo từng kỳ trong năm tài chính, có thể phân theo tháng hoặc theo quý để thuận tiện đối chiếu số liệu khi cần rà soát.
- Hóa đơn mua vào, lưu theo thứ tự thời gian phát sinh, gắn với bảng kê tương ứng. Chứng từ thanh toán được kẹp cùng bộ hồ sơ chi phí để phục vụ quyết toán.
- Hóa đơn bán ra, sắp xếp theo ngày xuất hóa đơn, phân loại theo từng tháng hoặc từng quý trong năm.
- Chứng từ chi tiền, tập hợp theo từng nghiệp vụ phát sinh. Trường hợp phát sinh ít có thể gộp cả năm, phát sinh nhiều nên chia theo từng tháng.
- Chứng từ thu tiền, sắp xếp tương tự chứng từ chi tiền để dễ đối chiếu với sổ quỹ và sổ tiền gửi.
- Chứng từ ngân hàng, lưu theo trình tự sao kê, bao gồm giấy báo nợ, báo có và các chứng từ chuyển tiền liên quan.
- Phiếu xuất kho, sắp xếp theo thời gian phát sinh, có thể gộp theo năm hoặc theo tháng tùy số lượng chứng từ.
- Hồ sơ phân bổ, khấu hao và tồn kho, tập hợp theo từng nhóm tài khoản và lưu trữ xuyên suốt năm tài chính.
- Chứng từ hạch toán nội bộ, sắp xếp theo thời điểm phát sinh để thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu số liệu.
Kết luận
In sổ sách kế toán cuối năm là bước tổng hợp toàn bộ hoạt động kế toán của doanh nghiệp trong năm tài chính. Khi sổ sách được in đúng loại, đúng thời điểm và sắp xếp khoa học, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong quyết toán thuế và hạn chế rủi ro khi kiểm tra, thanh tra.
Trường hợp sổ sách kế toán cần in cuối năm chưa đồng bộ hoặc phát sinh nhiều nghiệp vụ, việc soát xét lại toàn bộ hệ thống trước khi khóa sổ giúp phát hiện sai lệch và điều chỉnh kịp thời. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ soát xét, hoàn thiện sổ sách kế toán cuối năm, có thể liên hệ IFA để được tư vấn và hỗ trợ theo đúng quy định.
Công ty TNHH Kiểm Toán Tư Vấn IFA
- Trụ sở chính: Tầng 2, Tòa nhà Minh Khang, 120A Trần Kế Xương, Phường Cầu Kiệu, TP. HCM
- Văn phòng TPHCM: 33 Đặng Thùy Trâm, Phường Bình Lợi Trung, TP.HCM, Việt Nam
- Email: info@ifa.com.vn
- Hotline: 0909.294.209 – (028) 3622 2162
- Văn phòng Hà Nội: Tầng 3, 202 Khương Đình, phường Khương Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Hotline: 0909.294.209 - (024).3209 9066
- Email: hanoi@ifa.com.vn
- Website: Ifa.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/kiemtoanifa
- X: https://x.com/kiemtoanifa
FAQ: Những câu hỏi thường gặp về in sổ sách kế toán cuối năm
Doanh nghiệp có bắt buộc in toàn bộ sổ kế toán không?
Doanh nghiệp không bắt buộc in toàn bộ tất cả các sổ kế toán. Việc in sổ cần căn cứ vào chế độ kế toán đang áp dụng và các tài khoản phát sinh trong năm. Các sổ tổng hợp, sổ cái và sổ chi tiết có liên quan trực tiếp đến quyết toán và báo cáo tài chính cần được in đầy đủ để lưu trữ và đối chiếu khi cần thiết.
Thời điểm in sổ sách kế toán cuối năm là khi nào?
Sổ sách kế toán cuối năm được in sau khi doanh nghiệp hoàn tất khóa sổ kế toán và lập xong báo cáo tài chính năm. Thời điểm in thường diễn ra trước hoặc ngay sau khi nộp hồ sơ quyết toán thuế để kịp rà soát, điều chỉnh số liệu nếu phát sinh sai lệch.
Có nên thuê dịch vụ lập và in sổ sách kế toán cuối năm?
Trong trường hợp doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ, sổ sách chưa đồng bộ hoặc thiếu nhân sự kế toán, việc thuê dịch vụ là giải pháp phù hợp. Đơn vị chuyên môn sẽ hỗ trợ soát xét, hoàn thiện và in sổ đúng quy định, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro khi quyết toán.
