Sổ sách kế toán không chỉ là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý, mà còn là căn cứ để doanh nghiệp chứng minh tính minh bạch của hoạt động tài chính. Khi không thể xuất trình sổ sách theo quy định, rất nhiều doanh nghiệp đặt câu hỏi không có sổ sách kế toán phạt bao nhiêu tiền và mức độ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế lớn đến đâu. Bài viết dưới đây, IFA sẽ phân tích rõ các mức xử phạt liên quan, những rủi ro thường gặp và hướng xử lý phù hợp để doanh nghiệp chủ động kiểm soát tình hình trước khi phát sinh hậu quả nghiêm trọng.
Không có sổ sách kế toán phạt bao nhiêu tiền?
Theo Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12/3/2018 của Chính phủ quy định xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán cụ thể như sau:
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân khi không thực hiện việc mở sổ kế toán vào đầu kỳ kế toán năm hoặc từ ngày thành lập đơn vị kế toán, không có chứng từ kế toán chứng minh các thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán, ghi sổ không liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ hoặc không thực hiện việc khóa sổ kế toán trong các trường hợp pháp luật quy định phải khóa sổ. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền được áp dụng gấp hai lần.
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với cá nhân khi hủy bỏ trước hạn hoặc cố ý làm hư hỏng sổ kế toán, hoặc để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc các khoản có liên quan đến đơn vị nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự. Trường hợp tổ chức vi phạm, mức phạt tiền được áp dụng gấp hai lần theo quy định.
Rủi ro về nghĩa vụ thuế khi không có sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán là căn cứ để cơ quan thuế đối chiếu và xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Khi không có hoặc không xuất trình được sổ sách kế toán, doanh nghiệp không còn cơ sở chứng minh tính chính xác của số liệu đã kê khai.
Trong trường hợp này, cơ quan thuế có quyền không chấp nhận số liệu kê khai và xác định nghĩa vụ thuế theo phương pháp ấn định. Việc thiếu sổ sách cũng khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi giải trình các khoản chênh lệch phát sinh.
Bên cạnh đó, tình trạng mất sổ sách kế toán hoặc lưu trữ không đầy đủ làm doanh nghiệp bị đánh giá rủi ro cao trong các kỳ kiểm tra tiếp theo. Điều này có thể dẫn đến việc bị điều chỉnh lại nghĩa vụ thuế theo hướng bất lợi và kéo dài thời gian làm việc với cơ quan quản lý.
Cách xử lý khi doanh nghiệp không có sổ sách kế toán
Khi doanh nghiệp không có hoặc không còn đầy đủ sổ sách kế toán, việc xử lý cần được thực hiện theo trình tự rõ ràng và đúng quy định. Thực hiện đúng các bước dưới đây giúp doanh nghiệp khôi phục sổ sách hợp lệ và hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình kiểm tra.
- Bước 1 - Mở sổ: Doanh nghiệp cần xác định chế độ kế toán phù hợp để mở sổ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa) hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC (đối với tất cả các doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn trong mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế). Sổ kế toán phải được lập đúng mẫu, đánh số trang liên tục và ghi rõ thời điểm mở sổ.
- Bước 2 - Ghi sổ: Thu thập và kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán còn lưu giữ như hóa đơn đầu vào, đầu ra, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ngân hàng, bảng lương và các hồ sơ liên quan. Từ đó, thực hiện ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo đúng nội dung, đúng thời điểm và đúng kỳ kế toán.
- Bước 3 - Khóa sổ: Sau khi hoàn tất việc ghi sổ, doanh nghiệp cần khóa sổ kế toán theo từng kỳ kế toán. Việc khóa sổ nhằm xác định số liệu tổng hợp và số dư các tài khoản kế toán, làm căn cứ lập báo cáo tài chính và phục vụ công tác kiểm tra khi cần thiết.
- Bước 4 - Lưu trữ: Toàn bộ sổ kế toán và chứng từ liên quan phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán. Doanh nghiệp có thể lưu trữ dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử, nhưng phải đảm bảo đầy đủ, dễ tra cứu và không bị chỉnh sửa trong thời gian lưu trữ.
Trường hợp doanh nghiệp đã/đang bị xử phạt theo điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, ngoài việc chấp hành nộp phạt, doanh nghiệp bắt buộc phải khôi phục lại toàn bộ sổ kế toán theo đúng quy trình để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và quyết toán sau này.
Dịch vụ hoàn thiện sổ sách cấp tốc tại IFA
Khi doanh nghiệp không đủ thời gian hoặc nguồn lực để tự khôi phục sổ sách kế toán, việc sử dụng dịch vụ hoàn thiện sổ sách cấp tốc là giải pháp phù hợp. Dịch vụ này giúp xử lý nhanh tình trạng thiếu hoặc mất sổ sách, đồng thời hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh.
Dịch vụ tại IFA tập trung vào việc rà soát chứng từ, lập lại sổ sách kế toán theo đúng quy định và đảm bảo khả năng giải trình khi cơ quan quản lý yêu cầu. Phạm vi thực hiện được điều chỉnh theo tình trạng thực tế của từng doanh nghiệp.
- Rà soát và đánh giá mức độ thiếu sổ sách
- Hoàn thiện sổ sách kế toán theo chế độ áp dụng
- Hỗ trợ các trường hợp cần xử lý gấp
- Đảm bảo tính nhất quán và khả năng giải trình
Với kinh nghiệm thực hiện nhiều hồ sơ hoàn thiện sổ sách, IFA hỗ trợ doanh nghiệp xử lý đúng quy định và phù hợp với từng giai đoạn hoạt động.
Kết luận
Sổ sách kế toán là nền tảng để doanh nghiệp duy trì tính minh bạch và tuân thủ quy định trong hoạt động kế toán. Khi hệ thống sổ sách không được lập hoặc không được quản lý đầy đủ, doanh nghiệp dễ rơi vào thế bị động trong quá trình giải trình và kiểm tra.
Trong những trường hợp cần khôi phục sổ sách hoặc hoàn thiện hồ sơ kế toán trong thời gian ngắn, lựa chọn đơn vị có chuyên môn là hướng đi hợp lý. IFA cung cấp dịch vụ hoàn thiện sổ sách kế toán cấp tốc, hỗ trợ doanh nghiệp lập lại sổ sách hợp lệ và chủ động hơn khi làm việc với cơ quan quản lý. Liên hệ IFA để được tư vấn phương án hoàn thiện sổ sách kế toán phù hợp với tình trạng thực tế của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Kiểm Toán Tư Vấn IFA
- Trụ sở chính: Tầng 2, Tòa nhà Minh Khang, 120A Trần Kế Xương, Phường Cầu Kiệu, TP. HCM
- Văn phòng TPHCM: 33 Đặng Thùy Trâm, Phường Bình Lợi Trung, TP.HCM, Việt Nam
- Email: info@ifa.com.vn
- Hotline: 0909.294.209 – (028) 3622 2162
- Văn phòng Hà Nội: Tầng 3, 202 Khương Đình, phường Khương Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Hotline: 0909.294.209 - (024).3209 9066
- Email: hanoi@ifa.com.vn
- Website: Ifa.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/kiemtoanifa
- X: https://x.com/kiemtoanifa
FAQ: Những câu hỏi thường gặp về mức phạt sổ sách kế toán
Mất sổ sách kế toán có bị xử phạt không?
Trường hợp mất sổ sách kế toán, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính và bắt buộc phải lập lại sổ sách để phục vụ công tác kiểm tra khi cần thiết.
Xử phạt mất chứng từ kế toán được áp dụng trong trường hợp nào?
Xử phạt mất chứng từ kế toán áp dụng khi doanh nghiệp không lưu trữ, làm thất lạc hoặc không xuất trình được chứng từ theo thời hạn lưu trữ bắt buộc.
Doanh nghiệp đã giải thể nhưng thiếu sổ sách kế toán có bị xử phạt không?
Trường hợp phát hiện vi phạm trong quá trình kiểm tra hồ sơ giải thể, doanh nghiệp vẫn có thể bị xử phạt theo quy định về sổ sách kế toán.
