Kế toán tiền lương là gì? Nghiệp vụ kế toán lương

Kế toán tiền lương là nghiệp vụ gắn trực tiếp với quyền lợi người lao động và chi phí của doanh nghiệp. Mỗi sai sót trong khâu này đều có thể dẫn đến tranh chấp nội bộ hoặc rủi ro thuế. Vì vậy, hiểu đúng bản chất và quy trình kế toán lương là yêu cầu bắt buộc với người làm kế toán. Bài viết dưới đây của IFA sẽ giúp bạn nắm rõ kế toán tiền lương là làm gì, các nghiệp vụ liên quan, cách hạch toán và những lưu ý cần tránh trong thực tế doanh nghiệp.

Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán lương là nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc ghi nhận, tính toán và thanh toán tiền lương cho người lao động. Nội dung này bao gồm lương chính, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản khấu trừ theo quy định. Về bản chất, nghiệp vụ kế toán tiền lương không đơn thuần là tính lương. Nghiệp vụ này yêu cầu kiểm soát dữ liệu chấm công, hợp đồng lao động và chính sách nhân sự. Việc ghi nhận phải đúng thời điểm, đúng đối tượng và đúng mức chi trả đã cam kết.

Công việc của kế toán tiền lương doanh nghiệp

Sau khi hiểu khái niệm, cần xác định rõ phạm vi công việc. Điều này giúp phân biệt kế toán lương với các mảng kế toán khác.

Nhiệm vụ của kế toán tiền lương

Kế toán lương chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ dữ liệu liên quan đến lao động và thu nhập. Công việc này yêu cầu độ chính xác cao, tuân thủ quy định và phản ánh đúng thực tế sử dụng lao động trong doanh nghiệp. Các công việc chính gồm:

• Theo dõi tình hình lao động, số lượng nhân sự và thời gian làm việc thực tế.
• Ghi nhận đầy đủ kết quả lao động làm căn cứ tính lương và các khoản thu nhập liên quan.
• Tính toán tiền lương, tiền thưởng và phụ cấp theo hợp đồng lao động và chính sách nội bộ.
• Lập bảng lương định kỳ và đối chiếu dữ liệu trước khi trình phê duyệt.
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và công đoàn.
• Quản lý quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương, phân bổ chi phí đúng bộ phận sử dụng lao động.
• Lập báo cáo về lao động, tiền lương và quỹ bảo hiểm phục vụ quản lý và kiểm tra.

Quản lý tạm ứng lương

Trong nhiều doanh nghiệp, người lao động có nhu cầu tạm ứng lương trước kỳ thanh toán. Kế toán tiền lương cần kiểm soát chặt chẽ nội dung này để tránh sai lệch thu nhập và chi phí. Nội dung quản lý tạm ứng lương bao gồm:

• Theo dõi các khoản tạm ứng phát sinh trong kỳ lương.
• Xác định mức tạm ứng cho từng cá nhân hoặc từng nhóm lao động theo quy định doanh nghiệp.
• Áp dụng mức tạm ứng phù hợp, có thể theo tỷ lệ lương hoặc giá trị cố định.
• Đối chiếu và trừ khoản tạm ứng vào bảng lương khi tính thực lĩnh.
• Đảm bảo việc tạm ứng được thực hiện công bằng và minh bạch.

Xây dựng kỳ lương và tính lương cho người lao động

Kỳ lương là cơ sở để thực hiện toàn bộ nghiệp vụ tính lương. Việc thiết lập và áp dụng thống nhất giúp kiểm soát thu nhập và nghĩa vụ khấu trừ. Công việc liên quan đến xây dựng kỳ lương và tính lương gồm:

• Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc kỳ lương theo quy chế doanh nghiệp.
• Quy định cách tính giờ làm việc, giờ làm thêm và các ngày nghỉ lễ, Tết.
• Xác định các khoản cộng thêm hoặc giảm trừ trực tiếp vào lương.
• Tổng hợp dữ liệu chấm công, chức danh và mức lương để lập bảng lương.
• Thể hiện rõ các khoản khấu trừ như thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm người lao động chịu.
• Ghi nhận các khoản thu nhập ngoài lương phục vụ quyết toán thuế cuối năm.

Chứng từ cần có khi kế toán tiền lương

Trong kế toán tiền lương, chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi nhận chi phí, thanh toán thu nhập và thực hiện các khoản trích theo lương. Theo Phụ lục 03 ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC, hệ thống chứng từ lao động tiền lương được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp bao gồm: 

• Bảng chấm công (Mẫu số 01a-LĐTL)
• Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu số 01b-LĐTL
• Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 05-LĐTL)

• Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02-LĐTL)
• Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 03-LĐTL)
• Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu số 06-LĐTL)
• Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (Mẫu số 07-LĐTL)

• Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (Mẫu số 10-LĐTL)
• Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (Mẫu số 11-LĐTL)

• Giấy đi đường (Mẫu số 04-LĐTL)
• Hợp đồng giao khoán (Mẫu số 08-LĐTL)
• Biên bản thanh lý, nghiệm thu hợp đồng giao khoán (Mẫu số 09-LĐTL)

Lưu ý: Doanh nghiệp được phép vận dụng linh hoạt mẫu chứng từ, nhưng nội dung bắt buộc phải đảm bảo theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. Việc lưu trữ chứng từ đầy đủ là cơ sở quan trọng khi kiểm tra thuế và quyết toán chi phí tiền lương.

Quy trình làm việc của kế toán tiền lương

Để kiểm soát tốt, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kế toán tiền lương rõ ràng. Quy trình giúp hạn chế sai sót và tăng tính minh bạch.

Bước 1. Bộ phận nhân sự lập bảng lương tổng hợp phải trả

Bộ phận nhân sự căn cứ vào bảng chấm công, dữ liệu làm thêm giờ, tiền thưởng, phụ cấp và các chế độ phúc lợi để lập bảng lương tổng hợp phải trả cho toàn bộ người lao động trong kỳ. Sau khi hoàn tất, bảng lương tổng hợp được chuyển cho kế toán tiền lương.

Bước 2. Kế toán tiền lương lập bảng lương đầy đủ

Kế toán lương tiếp nhận bảng lương tổng hợp từ bộ phận nhân sự. Tại bước này, kế toán thực hiện:

• Kết hợp tiền lương phải trả với các khoản trích theo lương theo quy định.
• Kiểm tra số liệu chấm công, mức lương, phụ cấp và khấu trừ.
• Lập bảng lương đầy đủ làm căn cứ thanh toán.

Bảng lương đầy đủ sau đó được chuyển cho kế toán trưởng.

Bước 3. Kế toán trưởng kiểm tra và phê duyệt

Kế toán trưởng thực hiện kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của bảng lương. Nội dung kiểm tra bao gồm:

• Cách tính lương và các khoản trích theo lương.
• Sự phù hợp với quy chế lương và chính sách nội bộ.

Nếu bảng lương chưa đạt yêu cầu, kế toán trưởng yêu cầu kế toán tiền lương điều chỉnh. Nếu đạt yêu cầu, bảng lương được trình giám đốc.

Bước 4. Giám đốc xét duyệt bảng lương

Giám đốc xem xét và ký duyệt bảng lương đầy đủ. Chỉ sau khi có chữ ký xét duyệt của giám đốc, bảng lương mới được phép thực hiện thanh toán. Bảng lương đã duyệt được chuyển lại cho kế toán lương.

Bước 5. Kế toán tiền lương lập chứng từ chi lương

Căn cứ vào bảng lương đã được phê duyệt, kế toán lập chứng từ thanh toán:

• Lập phiếu chi nếu trả lương bằng tiền mặt.
• Lập phiếu ủy nhiệm chi nếu trả lương qua ngân hàng.

Chứng từ sau khi lập được chuyển cho bộ phận liên quan để thực hiện chi trả.

Bước 6. Thực hiện thanh toán tiền lương

Tùy theo hình thức chi trả, quy trình tiếp tục theo hai hướng:

Trường hợp trả lương bằng tiền mặt:

• Thủ quỹ nhận phiếu chi.
• Chuẩn bị tiền và thực hiện chi trả cho người lao động.
• Người lao động nhận lương và ký xác nhận.

Trường hợp trả lương qua ngân hàng:

• Ngân hàng nhận phiếu ủy nhiệm chi từ doanh nghiệp.
• Thực hiện chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân người lao động.
• Người lao động nhận lương qua tài khoản ngân hàng.

Bước 7. Hoàn tất và lưu trữ hồ sơ tiền lương

Sau khi thanh toán xong, kế toán tiền lương thực hiện:

• Đối chiếu số tiền đã chi với bảng lương.
• Lưu trữ bảng lương, phiếu chi, ủy nhiệm chi và chứng từ liên quan.
• Làm căn cứ cho hạch toán kế toán và kiểm tra sau này.

Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương

Để thực hiện hạch toán tiền lương, kế toán sử dụng một số tài khoản kế toán cơ bản theo chế độ kế toán hiện hành.

• Tài khoản 334 - Phải trả người lao động dùng để phản ánh tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác phải trả cho người lao động. Số dư tài khoản này thể hiện khoản còn phải thanh toán tại thời điểm cuối kỳ.
• Tài khoản 338 -  Phải trả, phải nộp khác được sử dụng để phản ánh các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn. Ngoài ra, tiền lương và các khoản trích theo lương được phân bổ vào các tài khoản chi phí phù hợp với bộ phận sử dụng lao động.

Hướng dẫn cách hạch toán tiền lương

Dưới đây là bảng tổng hợp các bút toán hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương thường phát sinh trong doanh nghiệp. Các bút toán được trình bày theo trình tự nghiệp vụ, giúp kế toán dễ theo dõi và áp dụng trong thực tế.

Lưu ý khi áp dụng:

• Tỷ lệ trích bảo hiểm áp dụng theo quy định tại thời điểm hạch toán.
• Tài khoản 3386 có thể thay bằng 3385 khi áp dụng theo Thông tư 133.
• Chi phí tiền lương và bảo hiểm cần phân bổ đúng bộ phận để phản ánh đúng chi phí.

Các sai sót thường gặp trong kế toán tiền lương

Kế toán lương liên quan trực tiếp đến chi phí nhân sự và quyền lợi người lao động. Những sai sót trong quá trình thực hiện có thể gây khiếu nại nội bộ hoặc rủi ro về thuế và bảo hiểm. Một số sai sót thường gặp gồm:

• Tính sai tiền lương và ngày công
• Trích bảo hiểm không đúng tỷ lệ hoặc không đúng mức lương
• Hạch toán tiền lương sai kỳ kế toán
• Nhầm lẫn giữa tiền lương và các khoản phụ cấp
• Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân chưa chính xác
• Thiếu hoặc sai sót chứng từ tiền lương
• Không đối chiếu số liệu sau khi chi lương

Kết luận

Kế toán tiền lương là nghiệp vụ cần được thực hiện đúng ngay từ khâu xây dựng quy trình đến hạch toán và lưu trữ chứng từ. Khi kiểm soát tốt tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp sẽ quản lý hiệu quả chi phí nhân sự và hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành. Nếu doanh nghiệp cần xây dựng quy trình tính lương hoặc thuê ngoài dịch vụ kế toán tiền lương và bảo hiểm, IFA sẵn sàng hỗ trợ theo đúng quy định hiện hành.

Công ty TNHH Kiểm Toán Tư Vấn IFA

• Trụ sở chính: Tầng 2, Tòa nhà Minh Khang, 120A Trần Kế Xương, Phường Cầu Kiệu, TP. HCM
• Văn phòng TPHCM: 33 Đặng Thùy Trâm, Phường Bình Lợi Trung, TP.HCM, Việt Nam
  • Email: info@ifa.com.vn 
  • Hotline: 0909.294.209 – (028) 3622 2162
• Văn phòng Hà Nội: Tầng 3, 202 Khương Đình, phường Khương Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
  • Hotline: 0909.294.209 - (024).3209 9066
  • Email: hanoi@ifa.com.vn 
• Website: Ifa.com.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/kiemtoanifa
• X: https://x.com/kiemtoanifa