Hồ Sơ Thành Lập Doanh Nghiệp 2025: Hướng Dẫn Đầy Đủ Nhất

Bạn đang có kế hoạch khởi nghiệp và muốn biết rõ về hồ sơ thành lập doanh nghiệp? Việc chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, hiểu rõ quy trình và thủ tục pháp lý là bước quan trọng để doanh nghiệp của bạn hoạt động hợp pháp và thuận lợi.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ A đến Z về các loại giấy tờ cần thiết, điều kiện thành lập doanh nghiệp và quy trình đăng ký kinh doanh nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Dù bạn đang muốn mở công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân hay công ty cổ phần, mọi thông tin đều được cập nhật mới nhất theo quy định pháp luật năm 2025.

I. Tầm Quan Trọng Của Hồ Sơ Thành Lập Doanh Nghiệp Đối Với Sự Phát Triển Bền Vững

Khi bắt đầu hành trình khởi nghiệp, nhiều người thường tập trung vào ý tưởng kinh doanh, chiến lược phát triển hay nguồn vốn đầu tư mà quên mất rằng yếu tố pháp lý đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là thủ tục pháp lý để công ty chính thức đi vào hoạt động, mà còn là nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong dài hạn.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và đúng quy định pháp luật giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Hãy cùng tìm hiểu lý do vì sao việc chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp lại quan trọng đến vậy và nó ảnh hưởng như thế nào đến sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai.

1. Hồ Sơ Thành Lập Doanh Nghiệp – Bước Khởi Đầu Cho Sự Hợp Pháp Hóa Kinh Doanh

Mỗi doanh nghiệp muốn hoạt động hợp pháp đều cần được Nhà nước công nhận thông qua giấy phép kinh doanh. Để có được giấy phép này, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ thành lập doanh nghiệp đầy đủ và chính xác là điều bắt buộc.

• Căn cứ pháp lý cho sự tồn tại của doanh nghiệp: Hồ sơ thành lập doanh nghiệp chính là cơ sở để cơ quan nhà nước cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, chứng minh doanh nghiệp được thành lập và hoạt động hợp pháp.
• Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp: Khi xảy ra tranh chấp nội bộ hoặc với các đối tác bên ngoài, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ là căn cứ pháp lý quan trọng để giải quyết vấn đề.
• Tạo uy tín với khách hàng và đối tác: Một doanh nghiệp có hồ sơ pháp lý rõ ràng, minh bạch sẽ tạo được lòng tin với khách hàng, nhà đầu tư và các đối tác kinh doanh.

2. Giảm Thiểu Rủi Ro Pháp Lý Trong Quá Trình Hoạt Động

Nhiều doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập thường chủ quan trong việc chuẩn bị hồ sơ, dẫn đến các rủi ro pháp lý nghiêm trọng về sau. Những sai sót như thiếu giấy tờ, thông tin không chính xác hay không tuân thủ đúng quy trình pháp lý đều có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính hoặc thậm chí bị đình chỉ hoạt động.

• Tránh các sai phạm về pháp luật: Hồ sơ hợp lệ giúp doanh nghiệp hoạt động đúng quy định, tránh nguy cơ bị phạt do vi phạm các quy định về thuế, lao động, môi trường,…
• Giảm thiểu rủi ro tranh chấp nội bộ: Các thông tin liên quan đến vốn điều lệ, tỷ lệ góp vốn của các thành viên hay cơ cấu tổ chức được quy định rõ trong hồ sơ sẽ giúp hạn chế tối đa các mâu thuẫn nội bộ phát sinh sau này.
• Dễ dàng điều chỉnh khi có thay đổi: Khi doanh nghiệp muốn thay đổi ngành nghề kinh doanh, tăng vốn điều lệ hay chuyển nhượng cổ phần, việc có hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình cập nhật thông tin trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.

3. Tối Ưu Thời Gian và Chi Phí Khi Đăng Ký Kinh Doanh

Việc chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ hoặc sai sót có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa, gây tốn kém cả về thời gian và chi phí. Ngược lại, một bộ hồ sơ hoàn chỉnh ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý và tăng khả năng được cấp phép nhanh chóng.

• Tiết kiệm thời gian đăng ký: Hồ sơ đầy đủ, rõ ràng giúp cơ quan đăng ký kinh doanh dễ dàng thẩm định và phê duyệt nhanh chóng, thường chỉ mất từ 3–5 ngày làm việc.
• Giảm chi phí phát sinh: Tránh được các khoản phí không cần thiết như phí chỉnh sửa hồ sơ, lệ phí xử phạt hành chính khi vi phạm quy định pháp luật.
• Hạn chế tối đa sai sót: Hồ sơ đúng chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp không phải đi lại nhiều lần, tiết kiệm công sức và chi phí đi kèm.

4. Nền Tảng Vững Chắc Cho Sự Phát Triển Lâu Dài

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp không chỉ có giá trị trong giai đoạn đầu mà còn là cơ sở để doanh nghiệp mở rộng quy mô, tham gia vào các hoạt động như gọi vốn đầu tư, niêm yết trên sàn chứng khoán hay phát triển các chi nhánh mới.

• Hỗ trợ quá trình gọi vốn: Khi kêu gọi đầu tư, các nhà đầu tư thường yêu cầu xem xét hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp để đánh giá mức độ minh bạch và uy tín.
• Thuận lợi khi mở rộng kinh doanh: Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các thủ tục pháp lý khi mở chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc tham gia các dự án lớn.
• Cơ sở pháp lý trong các giao dịch thương mại: Khi ký kết hợp đồng với các đối tác trong và ngoài nước, việc có hồ sơ doanh nghiệp rõ ràng sẽ tăng cường tính hợp pháp và độ tin cậy của doanh nghiệp.

II. Hiểu Rõ Về Hồ Sơ Thành Lập Doanh Nghiệp

Trước khi bắt tay vào quá trình thành lập doanh nghiệp, điều quan trọng đầu tiên mà bất kỳ nhà khởi nghiệp nào cũng cần nắm rõ là khái niệm và tầm quan trọng của hồ sơ thành lập doanh nghiệp. Đây không chỉ là tập hợp các giấy tờ cần thiết để đăng ký kinh doanh mà còn là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và phát triển bền vững.

Vậy hồ sơ thành lập doanh nghiệp bao gồm những gì? Có những loại hồ sơ nào phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong phần này.

1. Hồ Sơ Thành Lập Doanh Nghiệp Là Gì?

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp là tập hợp các tài liệu, giấy tờ pháp lý cần thiết để đăng ký kinh doanh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đây là điều kiện bắt buộc để một doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cho phép hoạt động hợp pháp trên thị trường.

Tầm quan trọng của hồ sơ thành lập doanh nghiệp:

• Cơ sở pháp lý để doanh nghiệp tồn tại và hoạt động: Doanh nghiệp không thể hoạt động hợp pháp nếu không có giấy phép đăng ký kinh doanh, và để có được giấy phép này, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là điều kiện tiên quyết.
• Xác định quyền và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp: Thông tin trong hồ sơ sẽ xác định rõ ràng về cơ cấu tổ chức, người đại diện pháp luật, ngành nghề kinh doanh và vốn điều lệ của doanh nghiệp.
• Tạo niềm tin với đối tác và khách hàng: Một doanh nghiệp có hồ sơ pháp lý rõ ràng, minh bạch sẽ dễ dàng tạo dựng uy tín trên thị trường và thu hút các đối tác kinh doanh cũng như nhà đầu tư.

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp có giá trị trong suốt quá trình hoạt động:

• Khi thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (như tên công ty, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, người đại diện pháp luật), doanh nghiệp cần dựa vào hồ sơ gốc để thực hiện các thủ tục thay đổi.
• Trong các giao dịch lớn như ký kết hợp đồng, vay vốn ngân hàng, hoặc tham gia đấu thầu, hồ sơ pháp lý là tài liệu bắt buộc để chứng minh năng lực và tư cách pháp nhân của doanh nghiệp.

2. Phân Loại Hồ Sơ Thành Lập Doanh Nghiệp Theo Từng Loại Hình

Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có yêu cầu về hồ sơ đăng ký khác nhau. Dưới đây là phân loại hồ sơ thành lập doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay:

a. Hồ Sơ Thành Lập Công Ty TNHH Một Thành Viên

Đây là loại hình doanh nghiệp có một chủ sở hữu duy nhất, phù hợp với các cá nhân hoặc tổ chức muốn kiểm soát hoàn toàn hoạt động kinh doanh.

Hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty do chủ sở hữu ký.
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của chủ sở hữu (nếu là cá nhân) hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu là tổ chức).
• Quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật (nếu không phải là chủ sở hữu trực tiếp điều hành).

b. Hồ Sơ Thành Lập Công Ty TNHH Hai Thành Viên Trở Lên

Loại hình này dành cho doanh nghiệp có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn, phù hợp với các nhóm nhà đầu tư nhỏ hoặc gia đình.

Hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty do các thành viên sáng lập ký.
• Danh sách thành viên góp vốn kèm bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của từng thành viên.
• Văn bản xác nhận vốn pháp định (nếu ngành nghề yêu cầu).
• Chứng chỉ hành nghề (nếu ngành nghề yêu cầu).

c. Hồ Sơ Thành Lập Công Ty Cổ Phần

Đây là loại hình doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc muốn huy động vốn từ nhiều cổ đông.

Hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty có chữ ký của các cổ đông sáng lập.
• Danh sách cổ đông sáng lập kèm bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của từng cổ đông.
• Chứng chỉ hành nghề (nếu cần) và văn bản xác nhận vốn pháp định đối với ngành nghề có điều kiện.

d. Hồ Sơ Thành Lập Doanh Nghiệp Tư Nhân

Đây là loại hình doanh nghiệp đơn giản nhất, phù hợp với các cá nhân muốn tự mình quản lý và điều hành công việc kinh doanh.

Hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của chủ doanh nghiệp.
• Các giấy tờ khác tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh.

e. Hồ Sơ Thành Lập Công Ty Hợp Danh

Phù hợp với các nhóm cá nhân có trình độ chuyên môn cao cùng góp vốn và chịu trách nhiệm liên đới về hoạt động của công ty.

Hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty do các thành viên hợp danh ký.
• Danh sách thành viên hợp danh kèm giấy tờ cá nhân.
• Chứng chỉ hành nghề (đối với ngành nghề yêu cầu).

3. Hồ Sơ Thành Lập Doanh Nghiệp Cần Đáp Ứng Những Yêu Cầu Gì?

Để đảm bảo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được xét duyệt nhanh chóng, bạn cần lưu ý các yếu tố sau:

Tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ:

• Hồ sơ phải đầy đủ các giấy tờ bắt buộc, đúng theo mẫu quy định của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
• Thông tin trong hồ sơ phải thống nhất, không có sự sai lệch giữa các tài liệu.
• Các bản sao giấy tờ cá nhân cần được công chứng hợp lệ, không quá 6 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ.

Tính chính xác của thông tin:

• Tên doanh nghiệp phải đúng quy định, không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác.
• Địa chỉ trụ sở chính cần rõ ràng, không sử dụng địa chỉ không hợp pháp (ví dụ như nhà tập thể, khu chung cư không cho phép đăng ký kinh doanh).
• Ngành nghề kinh doanh phải được mô tả chính xác, đúng với hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam.

Tính minh bạch trong góp vốn và sở hữu:

• Đối với công ty cổ phần và công ty TNHH có nhiều thành viên, cần xác định rõ tỷ lệ góp vốn của từng thành viên hoặc cổ đông để tránh tranh chấp sau này.
• Các tài sản góp vốn (nếu không phải tiền mặt) cần có văn bản định giá rõ ràng, minh bạch.

4. Lợi Ích Khi Chuẩn Bị Hồ Sơ Đúng Chuẩn Ngay Từ Đầu

Việc chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp một cách đầy đủ và chính xác không chỉ giúp quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi mà còn mang lại nhiều lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Hồ sơ hợp lệ giúp doanh nghiệp tránh phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần, tiết kiệm thời gian và chi phí phát sinh.
• Tạo tiền đề cho hoạt động kinh doanh suôn sẻ: Hồ sơ rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các thủ tục pháp lý khác như mở tài khoản ngân hàng, xin giấy phép con, hoặc đăng ký thuế.
• Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp: Đối tác và khách hàng sẽ đánh giá cao sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp ngay từ khâu chuẩn bị hồ sơ pháp lý.

III. Những Sai Lầm Phổ Biến Khi Chuẩn Bị Hồ Sơ Thành Lập Doanh Nghiệp và Cách Tránh

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp, nhiều cá nhân và tổ chức thường gặp phải những sai lầm không đáng có. Những lỗi này không chỉ khiến hồ sơ bị từ chối mà còn làm chậm trễ quá trình thành lập doanh nghiệp, gây tốn kém thời gian và chi phí.

Đặc biệt, với những thay đổi pháp lý trong năm 2025, việc hiểu rõ các lỗi thường gặp và cách khắc phục là vô cùng quan trọng để đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên.

Dưới đây là những sai lầm phổ biến khi chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp mà bạn cần tránh để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

1. Chuẩn Bị Hồ Sơ Không Đầy Đủ hoặc Thiếu Giấy Tờ Cần Thiết

Một trong những sai lầm phổ biến nhất là không chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định. Nhiều người cho rằng chỉ cần nộp những giấy tờ cơ bản như giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp là đủ, nhưng thực tế, mỗi loại hình doanh nghiệp đều yêu cầu các tài liệu bổ sung khác nhau.

Ví dụ các lỗi thường gặp:

• Thiếu điều lệ công ty đối với công ty TNHH hoặc công ty cổ phần.
• Không nộp danh sách thành viên/cổ đông sáng lập hoặc danh sách không đầy đủ thông tin.
• Thiếu bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật hoặc các thành viên/cổ đông.
• Không kèm theo chứng chỉ hành nghề đối với ngành nghề có điều kiện hoặc thiếu văn bản xác nhận vốn pháp định nếu ngành nghề yêu cầu.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra kỹ danh sách các giấy tờ cần thiết cho loại hình doanh nghiệp của bạn.
• Sử dụng checklist hồ sơ để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ tài liệu nào.
• Tham khảo hướng dẫn chi tiết trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc nhờ sự tư vấn của chuyên gia pháp lý.

2. Sai Lệch Thông Tin Giữa Các Tài Liệu Trong Hồ Sơ

Sự không nhất quán giữa các tài liệu trong hồ sơ là nguyên nhân hàng đầu khiến hồ sơ bị từ chối. Thông tin không đồng nhất có thể gây nhầm lẫn cho cơ quan đăng ký kinh doanh và làm giảm tính minh bạch của doanh nghiệp ngay từ ban đầu.

Các lỗi phổ biến:

• Tên doanh nghiệp không đồng nhất giữa giấy đề nghị đăng ký, điều lệ công ty và danh sách cổ đông.
• Địa chỉ trụ sở ghi không chính xác, thiếu số nhà, phường/xã hoặc không trùng khớp với thông tin trong hợp đồng thuê địa điểm.
• Thông tin cá nhân của người đại diện pháp luật (họ tên, số CMND/CCCD, ngày cấp) không trùng khớp với giấy tờ tùy thân.
• Tỷ lệ góp vốn không nhất quán giữa điều lệ công ty và danh sách thành viên/cổ đông.

Cách khắc phục:

• Đọc kỹ toàn bộ hồ sơ trước khi nộp để đảm bảo các thông tin quan trọng được thống nhất.
• Sử dụng các biểu mẫu chuẩn để tránh sai sót khi điền thông tin.
• Nếu phát hiện sai sót sau khi nộp hồ sơ, cần nhanh chóng bổ sung hoặc điều chỉnh theo yêu cầu của cơ quan đăng ký.

3. Chọn Sai Mã Ngành Nghề Kinh Doanh Hoặc Đăng Ký Ngành Nghề Bị Cấm

Đăng ký sai mã ngành nghề hoặc lựa chọn ngành nghề không phù hợp là một trong những sai lầm nghiêm trọng khiến hồ sơ bị từ chối. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến quá trình đăng ký mà còn gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh sau này.

Các lỗi thường gặp:

• Đăng ký ngành nghề không đúng với hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam (theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg).
• Lựa chọn ngành nghề bị cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật như sản xuất vũ khí, hóa chất độc hại, buôn bán động vật hoang dã quý hiếm…
• Đăng ký ngành nghề có điều kiện nhưng không kèm theo các giấy tờ cần thiết như giấy phép con, chứng chỉ hành nghề hoặc văn bản xác nhận vốn pháp định.

Cách khắc phục:

• Tra cứu mã ngành nghề chính xác trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo phù hợp với lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
• Đối với ngành nghề có điều kiện, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ bổ sung và tìm hiểu kỹ các quy định pháp luật liên quan.
• Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng hoặc thay đổi ngành nghề sau khi thành lập, cần thực hiện thủ tục điều chỉnh đăng ký kinh doanh.

4. Đặt Tên Doanh Nghiệp Không Đúng Quy Định

Việc đặt tên doanh nghiệp không đúng quy định là lỗi thường gặp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp mới thành lập. Điều này không chỉ khiến hồ sơ bị trả lại mà còn ảnh hưởng đến chiến lược xây dựng thương hiệu lâu dài.

Các lỗi phổ biến:

• Trùng tên với doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên toàn quốc.
• Sử dụng các từ ngữ gây nhầm lẫn với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị hoặc các thương hiệu nổi tiếng đã được bảo hộ.
• Đặt tên vi phạm thuần phong mỹ tục, sử dụng từ ngữ phản cảm hoặc không phù hợp với văn hóa địa phương.
• Tên doanh nghiệp không bao gồm loại hình doanh nghiệp (ví dụ: công ty TNHH, công ty cổ phần…).

Cách khắc phục:

• Tra cứu tên doanh nghiệp trên hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia để đảm bảo không bị trùng lặp.
• Chọn tên dễ nhớ, dễ phát âm và phù hợp với ngành nghề kinh doanh để tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
• Đảm bảo tên doanh nghiệp không vi phạm các quy định về bảo hộ sở hữu trí tuệ.

5. Không Công Bố Thông Tin Doanh Nghiệp Đúng Thời Hạn

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp quên mất bước quan trọng là công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia. Đây là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp.

Hậu quả khi không công bố thông tin đúng hạn:

• Bị xử phạt hành chính: Theo quy định, doanh nghiệp không công bố thông tin trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp giấy phép sẽ bị phạt từ 1.000.000 – 2.000.000 VNĐ.
• Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp: Thiếu minh bạch về thông tin có thể làm giảm lòng tin của khách hàng và đối tác.
• Gây khó khăn khi thực hiện các thủ tục pháp lý khác: Ví dụ như mở tài khoản ngân hàng, xin giấy phép con hoặc ký kết hợp đồng với đối tác lớn.

Cách khắc phục:

• Ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cần thực hiện công bố thông tin trên dangkykinhdoanh.gov.vn và nộp lệ phí công bố (khoảng 300.000 VNĐ).
• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi công bố để đảm bảo tính chính xác và nhất quán với hồ sơ đăng ký.

6. Không Đăng Ký Thuế hoặc Thực Hiện Nghĩa Vụ Thuế Đúng Quy Định

Sau khi thành lập doanh nghiệp, nhiều chủ doanh nghiệp thường chủ quan hoặc chưa hiểu rõ về các nghĩa vụ thuế cần thực hiện, dẫn đến tình trạng chậm trễ hoặc vi phạm quy định về thuế.

Các lỗi thường gặp:

• Không đăng ký mã số thuế sau khi thành lập doanh nghiệp.
• Không nộp tờ khai lệ phí môn bài trong thời hạn quy định (30 ngày kể từ ngày cấp giấy phép kinh doanh).
• Không đăng ký chữ ký số để kê khai thuế điện tử, gây khó khăn cho việc thực hiện nghĩa vụ thuế.
• Chậm nộp báo cáo thuế định kỳ hoặc không tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử.

Cách khắc phục:

• Đăng ký mã số thuế ngay sau khi thành lập doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
• Nộp lệ phí môn bài đúng hạn để tránh bị phạt chậm nộp.
• Sử dụng chữ ký số và phần mềm kê khai thuế để quản lý nghĩa vụ thuế hiệu quả hơn.
• Nếu chưa hiểu rõ về các nghĩa vụ thuế, nên tìm kiếm sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn kế toán chuyên nghiệp.

7. Không Thực Hiện Đúng Thủ Tục Khi Có Thay Đổi Thông Tin Doanh Nghiệp

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể cần thay đổi các thông tin như tên công ty, địa chỉ trụ sở, người đại diện pháp luật, vốn điều lệ… Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp quên thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh, dẫn đến các rắc rối pháp lý sau này.

Hậu quả khi không thông báo thay đổi:

• Bị xử phạt hành chính: Doanh nghiệp không thông báo thay đổi thông tin đúng hạn có thể bị phạt từ 5.000.000 – 10.000.000 VNĐ tùy mức độ vi phạm.
• Ảnh hưởng đến tính pháp lý của các hợp đồng: Thông tin không chính xác có thể khiến hợp đồng bị vô hiệu hoặc gây tranh chấp với đối tác.
• Khó khăn trong việc mở rộng kinh doanh: Khi mở tài khoản ngân hàng, xin cấp phép mới hoặc làm việc với các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp sẽ gặp rào cản do thông tin không đồng nhất.

Cách khắc phục:

• Thực hiện thủ tục thông báo thay đổi thông tin doanh nghiệp trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.
• Đảm bảo các thông tin mới được cập nhật đồng nhất trên tất cả các giấy tờ liên quan như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, tài khoản ngân hàng, hợp đồng kinh doanh…

IV. Quy Trình Chuẩn Bị Hồ Sơ Thành Lập Doanh Nghiệp Từ A đến Z

Khi bắt đầu hành trình khởi nghiệp, việc hiểu rõ và tuân thủ đúng quy trình chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp là yếu tố quyết định giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Một quy trình chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp được cấp phép nhanh chóng mà còn tạo nền tảng pháp lý vững chắc để hoạt động bền vững trong tương lai.

Vậy làm thế nào để chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp một cách hiệu quả và hợp lệ? Dưới đây là quy trình từng bước từ A đến Z giúp bạn hoàn thành thủ tục nhanh chóng, tối ưu hóa mọi công đoạn.

1. Xác Định Loại Hình Doanh Nghiệp Phù Hợp

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trước khi chuẩn bị hồ sơ là xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn. Mỗi loại hình sẽ có các yêu cầu khác nhau về cơ cấu tổ chức, vốn điều lệ và trách nhiệm pháp lý.

Các loại hình doanh nghiệp phổ biến tại Việt Nam:

• Công ty TNHH một thành viên: Phù hợp với cá nhân hoặc tổ chức muốn kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh.
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Thích hợp cho nhóm từ 2–50 người góp vốn, có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng.
• Công ty cổ phần: Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, dễ dàng huy động vốn từ nhiều cổ đông và có thể niêm yết trên sàn chứng khoán.
• Doanh nghiệp tư nhân: Dành cho cá nhân muốn tự đứng tên và chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động kinh doanh.
• Công ty hợp danh: Thích hợp cho các nhóm chuyên gia cùng góp vốn và chịu trách nhiệm liên đới.

Lưu ý khi chọn loại hình doanh nghiệp:

• Xem xét quy mô kinh doanh, khả năng huy động vốn và chiến lược phát triển dài hạn.
• Cân nhắc mức độ chịu trách nhiệm pháp lý và rủi ro tài chính liên quan.
• Nếu dự định mở rộng quy mô trong tương lai, nên chọn loại hình có tính linh hoạt cao như công ty cổ phần.

2. Lựa Chọn Tên Doanh Nghiệp Đúng Quy Định

Tên doanh nghiệp không chỉ là yếu tố pháp lý mà còn là "bộ mặt thương hiệu" trên thị trường. Một cái tên hay và hợp pháp sẽ giúp bạn gây ấn tượng với khách hàng và đối tác ngay từ đầu.

Yêu cầu khi đặt tên doanh nghiệp:

• Không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
• Không sử dụng từ ngữ vi phạm pháp luật, thuần phong mỹ tục hoặc gây hiểu nhầm với cơ quan nhà nước.
• Tên phải bao gồm loại hình doanh nghiệp (ví dụ: Công ty TNHH, Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân…).
• Có thể bổ sung tên tiếng Anh hoặc tên viết tắt nhưng phải đảm bảo tính nhất quán.

Cách kiểm tra tên doanh nghiệp:

• Tra cứu tên doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo không bị trùng.
• Tham khảo ý kiến từ các chuyên gia thương hiệu để chọn tên vừa hợp pháp vừa dễ nhớ.

3. Xác Định Địa Chỉ Trụ Sở Hợp Pháp

Địa chỉ trụ sở là nơi doanh nghiệp đăng ký hoạt động chính thức và cũng là căn cứ để cơ quan thuế quản lý. Việc lựa chọn địa chỉ trụ sở cần tuân thủ các quy định pháp luật và phù hợp với ngành nghề kinh doanh.

Quy định về địa chỉ trụ sở doanh nghiệp:

• Phải là địa chỉ thực, rõ ràng, bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
• Không được đăng ký trụ sở tại căn hộ chung cư hoặc nhà ở không có chức năng thương mại (trừ khi tòa nhà cho phép).
• Nếu thuê văn phòng, cần có hợp đồng thuê trụ sở hợp lệ kèm giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của bên cho thuê.

Lưu ý:

• Địa chỉ trụ sở không chỉ để đăng ký kinh doanh mà còn là nơi tiếp nhận thư từ, thông báo từ cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước khác.
• Doanh nghiệp có thể đăng ký thêm văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại các địa điểm khác sau khi thành lập.

4. Xác Định Vốn Điều Lệ và Tỷ Lệ Góp Vốn

Vốn điều lệ là yếu tố quan trọng không chỉ để đăng ký kinh doanh mà còn ảnh hưởng đến quyền lợi và trách nhiệm của các thành viên/cổ đông trong doanh nghiệp.

Phân biệt vốn điều lệ và vốn pháp định:

• Vốn điều lệ: Là số vốn do các thành viên/cổ đông cam kết góp vào doanh nghiệp. Không có mức tối thiểu bắt buộc (trừ một số ngành nghề đặc thù).
• Vốn pháp định: Là mức vốn tối thiểu bắt buộc đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện như bất động sản, ngân hàng, bảo hiểm,…

Cách xác định vốn điều lệ:

• Căn cứ vào quy mô hoạt động, lĩnh vực kinh doanh và nhu cầu tài chính ban đầu.
• Đối với công ty TNHH và công ty cổ phần, cần xác định rõ tỷ lệ góp vốn của từng thành viên/cổ đông.
• Vốn điều lệ càng cao sẽ càng tăng độ uy tín nhưng đồng nghĩa với trách nhiệm pháp lý lớn hơn khi xảy ra rủi ro.

Lưu ý:

• Các thành viên/cổ đông phải hoàn tất việc góp vốn trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Góp vốn có thể bằng tiền mặt, tài sản, quyền sở hữu trí tuệ hoặc các tài sản khác có thể định giá được.

5. Chuẩn Bị Hồ Sơ Thành Lập Doanh Nghiệp Đầy Đủ

Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị ban đầu, bạn cần tiến hành soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ thành lập doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật.

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư).
• Điều lệ công ty (đối với công ty TNHH và công ty cổ phần).
• Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập (nếu là công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).
• Bản sao giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/hộ chiếu) của người đại diện pháp luật và các thành viên/cổ đông.
• Văn bản xác nhận vốn pháp định (nếu kinh doanh ngành nghề yêu cầu vốn pháp định).
• Chứng chỉ hành nghề (nếu ngành nghề yêu cầu như luật sư, kiểm toán, y tế…).
• Hợp đồng thuê trụ sở (nếu có).

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ:

• Đảm bảo thông tin đồng nhất trên tất cả các tài liệu.
• Tất cả các bản sao giấy tờ phải được công chứng hợp lệ, không quá 6 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ.
• Đọc kỹ các hướng dẫn để tránh thiếu sót hoặc sai sót không đáng có.

6. Nộp Hồ Sơ Đăng Ký Doanh Nghiệp

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn có thể nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thông qua hai hình thức sau:

a. Nộp hồ sơ trực tiếp:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Khi nộp hồ sơ cần mang theo giấy tờ tùy thân để đối chiếu.

b. Nộp hồ sơ trực tuyến:

• Thực hiện nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
• Yêu cầu phải có chữ ký số điện tử để xác nhận tính hợp lệ của hồ sơ.

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp:

• Lệ phí đăng ký kinh doanh: Khoảng 100.000 – 200.000 VNĐ tùy địa phương.
• Lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp: 300.000 VNĐ.

7. Nhận Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp và Hoàn Tất Thủ Tục Hậu Thành Lập

Sau khi hồ sơ được xét duyệt thành công (thường từ 3–5 ngày làm việc), bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, để doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động, bạn cần hoàn tất thêm một số thủ tục pháp lý sau:

Các thủ tục hậu thành lập doanh nghiệp:

• Khắc dấu doanh nghiệp: Đăng ký và khắc con dấu tròn pháp lý.
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thông báo với cơ quan thuế.
• Đăng ký mã số thuế và kê khai lệ phí môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày thành lập.
• Đăng ký chữ ký số điện tử để phục vụ việc kê khai thuế trực tuyến.
• Phát hành hóa đơn điện tử nếu doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.
• Đăng ký bảo hiểm xã hội nếu có sử dụng lao động.

Lưu ý:

• Nếu không thực hiện đầy đủ các thủ tục này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc gặp khó khăn khi thực hiện các giao dịch thương mại.
• Để tránh sai sót, bạn có thể sử dụng các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp hoặc tư vấn pháp lý.

>> Xem thêm dịch vụ kế toán nội bộ 

V. Thủ Tục Đăng Ký Thành Lập Doanh Nghiệp Đúng Chuẩn Pháp Lý Năm 2025

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thành lập doanh nghiệp, bước tiếp theo và không kém phần quan trọng là thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đây là giai đoạn quyết định việc doanh nghiệp của bạn có được cấp phép hoạt động hợp pháp hay không.

Trong năm 2025, với những thay đổi và cải tiến trong hệ thống pháp luật và thủ tục hành chính, việc đăng ký doanh nghiệp đã trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn nhờ quy trình số hóa và cải cách hành chính mạnh mẽ. Tuy nhiên, để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh gọn và đúng pháp luật, bạn cần nắm rõ các bước thực hiện dưới đây.

1. Kiểm Tra và Hoàn Thiện Hồ Sơ Đăng Ký Doanh Nghiệp

Trước khi nộp hồ sơ, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo mọi giấy tờ đều đầy đủ và hợp lệ. Đây là bước quan trọng giúp tránh việc hồ sơ bị trả lại do sai sót không đáng có.

Các yếu tố cần kiểm tra trong hồ sơ:

• Thông tin chính xác: Đảm bảo tên doanh nghiệp, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, thông tin cá nhân của các cổ đông và người đại diện pháp luật được ghi đúng và đồng nhất trong tất cả tài liệu.
• Giấy tờ đầy đủ: Bao gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách cổ đông/thành viên, giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/hộ chiếu) của các thành viên, và các tài liệu bổ sung nếu cần (chứng chỉ hành nghề, xác nhận vốn pháp định…).
• Bản sao hợp lệ: Tất cả bản sao giấy tờ cần được công chứng trong vòng 6 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ.

Lưu ý:

• Đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, các tài liệu phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng nếu cần thiết.
• Sử dụng checklist để rà soát lại toàn bộ hồ sơ trước khi nộp, tránh bỏ sót tài liệu quan trọng.

2. Nộp Hồ Sơ Đăng Ký Doanh Nghiệp

Sau khi kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ, bạn có thể nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo hai hình thức: trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng thông tin điện tử.

a. Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

• Đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để nộp hồ sơ.
• Mang theo giấy tờ tùy thân để đối chiếu khi nộp hồ sơ.
• Sau khi tiếp nhận, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp biên nhận hồ sơ và thông báo thời gian trả kết quả.

b. Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

• Truy cập vào trang web dangkykinhdoanh.gov.vn để nộp hồ sơ trực tuyến.
• Đăng ký tài khoản và sử dụng chữ ký số điện tử để xác thực thông tin trong hồ sơ.
• Tải lên đầy đủ các tài liệu yêu cầu (định dạng PDF) và nộp hồ sơ.

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp:

• Lệ phí đăng ký kinh doanh: Khoảng 100.000 – 200.000 VNĐ tùy từng địa phương.
• Lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp: 300.000 VNĐ (bắt buộc nộp khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh).
• Đối với hồ sơ nộp trực tuyến, có thể thanh toán lệ phí qua cổng thanh toán điện tử tích hợp.

Lưu ý khi nộp hồ sơ:

• Hồ sơ trực tuyến cần được đính kèm đầy đủ các tệp tin theo yêu cầu và đảm bảo định dạng phù hợp.
• Giữ lại biên nhận để tiện tra cứu và theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ.

3. Xử Lý Hồ Sơ và Nhận Kết Quả Đăng Ký Doanh Nghiệp

Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét và xử lý hồ sơ của bạn. Thời gian xử lý thường dao động từ 3–5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Các trường hợp có thể xảy ra:

• Hồ sơ hợp lệ: Doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (còn gọi là giấy phép kinh doanh) và thông báo qua email hoặc trực tiếp tại nơi nộp hồ sơ.
• Hồ sơ cần bổ sung: Nếu hồ sơ thiếu sót hoặc chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa. Thời hạn bổ sung hồ sơ là 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo.
• Hồ sơ bị từ chối: Nếu hồ sơ vi phạm các quy định pháp luật nghiêm trọng, cơ quan đăng ký sẽ từ chối và nêu rõ lý do để doanh nghiệp biết và khắc phục.

Cách nhận kết quả:

• Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: Đến Phòng Đăng ký kinh doanh để nhận kết quả.
• Đối với hồ sơ nộp trực tuyến: Tải về Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử trên cổng thông tin quốc gia.

4. Công Bố Thông Tin Đăng Ký Doanh Nghiệp

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần thực hiện bước tiếp theo là công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là thủ tục bắt buộc để doanh nghiệp chính thức được công nhận và minh bạch thông tin trên thị trường.

Thông tin cần công bố bao gồm:

• Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp (MST), loại hình doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ.
• Thông tin về người đại diện theo pháp luật và cơ cấu tổ chức quản lý.

Thời hạn công bố:

• Phải thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp không công bố đúng hạn sẽ bị xử phạt hành chính từ 1.000.000 – 2.000.000 VNĐ.

Cách thực hiện:

• Đăng nhập vào tài khoản trên dangkykinhdoanh.gov.vn và điền đầy đủ thông tin yêu cầu.
• Nộp lệ phí công bố thông tin (300.000 VNĐ) qua hệ thống thanh toán điện tử.
• Kiểm tra và xác nhận lại thông tin trước khi gửi công bố chính thức.

5. Khắc Dấu Doanh Nghiệp và Thông Báo Mẫu Dấu

Sau khi hoàn tất công bố thông tin, doanh nghiệp cần tiến hành khắc dấu pháp lý để phục vụ cho các giao dịch và hoạt động kinh doanh. Con dấu doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để xác nhận các văn bản, hợp đồng và giấy tờ pháp lý.

Các loại con dấu doanh nghiệp:

• Con dấu tròn: Con dấu pháp lý chính của doanh nghiệp, thường khắc thông tin tên doanh nghiệp và mã số thuế.
• Con dấu chức danh: Dành cho các cá nhân trong ban lãnh đạo như Giám đốc, Tổng Giám đốc (nếu cần).
• Con dấu chữ ký hoặc dấu vuông: Dùng để đóng lên các tài liệu nội bộ hoặc các biểu mẫu hành chính.

Thủ tục khắc dấu doanh nghiệp:

• Liên hệ với đơn vị khắc dấu được cấp phép để thiết kế và sản xuất con dấu.
• Sau khi khắc dấu, doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh như trước đây (theo quy định mới từ năm 2021). Tuy nhiên, mẫu dấu cần được lưu giữ cẩn thận để sử dụng khi cần thiết.

6. Đăng Ký Tài Khoản Ngân Hàng và Thông Báo Với Cơ Quan Thuế

Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp để thực hiện các giao dịch tài chính, đặc biệt là các giao dịch lớn hoặc thanh toán thuế.

Thủ tục mở tài khoản ngân hàng:

• Chuẩn bị các giấy tờ: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, CMND/CCCD của người đại diện pháp luật, điều lệ công ty và quyết định bổ nhiệm (nếu có).
• Đăng ký tài khoản tại ngân hàng thương mại phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
• Sau khi mở tài khoản, doanh nghiệp cần thông báo số tài khoản ngân hàng với Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc thực hiện khai báo trực tuyến trên hệ thống thuế điện tử.

Lưu ý:

• Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp phải được sử dụng cho các giao dịch liên quan đến hoạt động kinh doanh, nộp thuế và trả lương nhân viên (nếu có).
• Doanh nghiệp có thể mở nhiều tài khoản tại các ngân hàng khác nhau nhưng phải khai báo đầy đủ để đảm bảo tính minh bạch.

7. Đăng Ký Thuế và Thực Hiện Nghĩa Vụ Thuế Ban Đầu

Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục liên quan đến đăng ký thuế và nghĩa vụ thuế ban đầu để hoạt động hợp pháp.

Các bước đăng ký thuế:

• Đăng ký mã số thuế: Thường được cấp cùng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Đăng ký thuế điện tử: Thực hiện thông qua hệ thống khai thuế điện tử của Tổng cục Thuế.
• Nộp tờ khai lệ phí môn bài: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh.
• Đặt mua hóa đơn điện tử: Nếu doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Các nghĩa vụ thuế cần lưu ý:

• Lệ phí môn bài: Tùy thuộc vào vốn điều lệ (từ 1 triệu – 3 triệu VNĐ/năm).
• Thuế giá trị gia tăng (VAT): Định kỳ khai báo và nộp thuế hàng quý hoặc hàng tháng.
• Thuế thu nhập doanh nghiệp: Tính trên lợi nhuận của doanh nghiệp sau khi trừ các chi phí hợp lý.

8. Đăng Ký Bảo Hiểm Xã Hội và Lao Động 

Nếu doanh nghiệp có sử dụng lao động, bạn cần thực hiện các thủ tục đăng ký liên quan đến bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội:

• Nộp hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội tại cơ quan BHXH địa phương.
• Đăng ký thông tin lao động trên hệ thống bảo hiểm xã hội điện tử.
• Thực hiện trích nộp bảo hiểm hàng tháng cho cả người lao động và doanh nghiệp.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên bắt buộc phải xây dựng nội quy lao động và đăng ký với cơ quan quản lý lao động.
• Thường xuyên cập nhật thông tin về tình hình lao động để đảm bảo tuân thủ các quy định về lao động và bảo hiểm.

>> Xem thêm: Tư vấn thành lập doanh nghiệp nước ngoài

VI. Các Chi Phí Cần Biết Khi Thành Lập Doanh Nghiệp Năm 2025

Khi quyết định khởi nghiệp và thành lập doanh nghiệp, bên cạnh việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục pháp lý, yếu tố không thể bỏ qua chính là chi phí thành lập doanh nghiệp. Hiểu rõ các khoản chi phí cần thiết sẽ giúp bạn lập kế hoạch tài chính hiệu quả, tránh phát sinh những khoản chi ngoài dự kiến, đồng thời tối ưu hóa nguồn vốn ban đầu cho doanh nghiệp.

Trong năm 2025, cùng với những cải cách hành chính và thay đổi trong quy định pháp lý, các khoản chi phí thành lập doanh nghiệp cũng có những điều chỉnh nhất định. Dưới đây là tổng quan chi tiết về các chi phí bạn cần nắm rõ khi chuẩn bị thành lập doanh nghiệp.

1. Lệ Phí Đăng Ký Doanh Nghiệp

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp là khoản chi phí bắt buộc mà bạn phải nộp khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Chi tiết lệ phí:

• Đăng ký trực tiếp: Lệ phí dao động từ 100.000 – 200.000 VNĐ tùy từng địa phương.
• Đăng ký trực tuyến: Thông thường được miễn lệ phí khi thực hiện qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số tỉnh thành vẫn có thể áp dụng mức phí tối thiểu.

Lưu ý:

• Lệ phí này chỉ cần nộp một lần duy nhất khi đăng ký thành lập doanh nghiệp.
• Nếu hồ sơ bị trả lại để bổ sung hoặc chỉnh sửa, bạn không cần nộp lại lệ phí đăng ký (trong cùng một lần xử lý hồ sơ).

2. Lệ Phí Công Bố Thông Tin Doanh Nghiệp

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Mức lệ phí công bố thông tin:

• 300.000 VNĐ (áp dụng thống nhất trên toàn quốc).

Lưu ý:

• Đây là khoản phí bắt buộc, nếu không công bố đúng hạn (trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp), doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 1.000.000 – 2.000.000 VNĐ.
• Khi thực hiện công bố thông tin, hãy kiểm tra kỹ nội dung để đảm bảo chính xác, tránh mất thêm chi phí điều chỉnh thông tin sau này.

3. Chi Phí Khắc Dấu Doanh Nghiệp

Con dấu doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để xác nhận tính pháp lý của các tài liệu, hợp đồng và văn bản nội bộ của công ty. Doanh nghiệp có thể tự do lựa chọn hình thức, số lượng và nội dung con dấu.

Các loại con dấu phổ biến:

• Con dấu tròn: Con dấu pháp lý chính của doanh nghiệp, thường được sử dụng trên các giấy tờ pháp lý quan trọng.
• Con dấu chức danh: Dùng cho các cá nhân như Giám đốc, Tổng Giám đốc (nếu cần).
• Con dấu tên hoặc chữ ký: Thường dùng trong các văn bản nội bộ.

Chi phí khắc dấu:

• Dao động từ 300.000 – 500.000 VNĐ tùy vào chất liệu, kích thước và đơn vị khắc dấu.
• Nếu doanh nghiệp muốn khắc nhiều con dấu hoặc các mẫu dấu đặc biệt, chi phí có thể cao hơn.

Lưu ý:

• Từ năm 2021, doanh nghiệp không cần phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, cần lưu giữ và bảo quản con dấu cẩn thận để sử dụng khi cần thiết.
• Nên chọn đơn vị khắc dấu uy tín để đảm bảo chất lượng và độ bền của con dấu.

4. Chi Phí Mở Tài Khoản Ngân Hàng và Đăng Ký Chữ Ký Số

a. Chi phí mở tài khoản ngân hàng

Việc mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là bắt buộc để thực hiện các giao dịch tài chính, đặc biệt là các giao dịch với cơ quan thuế và đối tác kinh doanh.

• Phí mở tài khoản: Thông thường miễn phí tại hầu hết các ngân hàng.
• Số dư tối thiểu: Một số ngân hàng yêu cầu duy trì số dư tối thiểu từ 500.000 – 1.000.000 VNĐ.

b. Chi phí đăng ký chữ ký số điện tử

Chữ ký số là công cụ quan trọng để doanh nghiệp kê khai thuế, ký hợp đồng điện tử và thực hiện các giao dịch trực tuyến.

• Chi phí đăng ký chữ ký số: Dao động từ 1.200.000 – 2.000.000 VNĐ/năm tùy vào nhà cung cấp dịch vụ.
• Các gói dịch vụ có thời hạn từ 1–3 năm với mức giá ưu đãi hơn khi đăng ký dài hạn.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp nên chọn ngân hàng và nhà cung cấp chữ ký số có hệ thống hỗ trợ tốt để đảm bảo thuận tiện khi sử dụng.
• Kiểm tra kỹ các điều khoản dịch vụ để tránh các khoản phí phát sinh không cần thiết.

5. Lệ Phí Môn Bài và Các Khoản Thuế Ban Đầu

a. Lệ phí môn bài

Đây là khoản thuế bắt buộc mà doanh nghiệp phải nộp hàng năm kể từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

• Mức lệ phí môn bài:
  • 3.000.000 VNĐ/năm đối với doanh nghiệp có vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng.
  • 2.000.000 VNĐ/năm đối với doanh nghiệp có vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống.
  • Miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên thành lập doanh nghiệp.

b. Thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế thu nhập doanh nghiệp

• Thuế VAT: Doanh nghiệp phải nộp hàng tháng hoặc hàng quý tùy vào doanh thu và quy mô.
• Thuế thu nhập doanh nghiệp: Tính trên lợi nhuận sau khi trừ các chi phí hợp lý, với mức thuế suất phổ biến là 20%.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp cần nộp tờ khai lệ phí môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ngay cả khi được miễn phí năm đầu.
• Nên đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để thuận tiện trong quản lý và kê khai thuế.

6. Chi Phí Dịch Vụ Thành Lập Doanh Nghiệp

Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm trong việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục pháp lý, việc thuê các đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp là giải pháp tối ưu để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác.

Chi phí dịch vụ:

• Dao động từ 1.500.000 – 5.000.000 VNĐ tùy vào gói dịch vụ và mức độ hỗ trợ (bao gồm tư vấn pháp lý, soạn thảo hồ sơ, nộp hồ sơ và nhận kết quả).
• Một số đơn vị cung cấp trọn gói bao gồm cả đăng ký thuế, khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng và hỗ trợ các thủ tục pháp lý khác.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ:

• Tiết kiệm thời gian, đặc biệt đối với những người mới khởi nghiệp chưa nắm rõ quy trình pháp lý.
• Đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên, tránh bị trả hồ sơ do thiếu sót.
• Được tư vấn miễn phí về các thủ tục pháp lý khác như đăng ký bảo hiểm, thuế, hợp đồng lao động,…

7. Chi Phí Thuê Văn Phòng 

Việc thuê văn phòng làm trụ sở kinh doanh là khoản chi phí không nhỏ, đặc biệt đối với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc yêu cầu mặt bằng đẹp để tiếp đón khách hàng.

Chi phí thuê văn phòng:

• Tùy thuộc vào vị trí và diện tích, giá thuê văn phòng dao động từ 5.000.000 – 50.000.000 VNĐ/tháng hoặc cao hơn đối với các tòa nhà văn phòng hạng A.
• Nếu chưa cần mặt bằng lớn, bạn có thể lựa chọn văn phòng ảo với chi phí chỉ từ 1.000.000 – 3.000.000 VNĐ/tháng, phù hợp với các doanh nghiệp khởi nghiệp.

Lưu ý:

• Địa chỉ trụ sở đăng ký kinh doanh phải là địa chỉ hợp pháp, không được sử dụng địa chỉ căn hộ chung cư để đăng ký (trừ khi được phép).
• Hợp đồng thuê văn phòng cần có đầy đủ thông tin và được công chứng nếu sử dụng để đăng ký kinh doanh.

8. Các Chi Phí Phát Sinh Khác

Ngoài những chi phí cố định, khi thành lập doanh nghiệp, bạn cũng cần dự phòng cho các khoản chi phí phát sinh khác như:

• Chi phí thiết kế logo và xây dựng thương hiệu: Từ 3.000.000 – 10.000.000 VNĐ tùy vào yêu cầu.
• Chi phí marketing và quảng cáo: Để xây dựng hình ảnh và tiếp cận khách hàng ban đầu.
• Chi phí mua phần mềm quản lý doanh nghiệp: Như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, CRM…
• Chi phí đào tạo nhân viên (nếu có).

Mẹo tiết kiệm chi phí:

• Tận dụng các công cụ miễn phí hoặc chi phí thấp trong giai đoạn khởi nghiệp.
• Lập kế hoạch ngân sách chi tiết để kiểm soát chi tiêu hiệu quả.
• Đàm phán với các nhà cung cấp dịch vụ để có mức giá tốt nhất.

>> Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về dịch vụ kế toán trọn gói và nhận báo giá tốt nhất!

Xem chi tiết: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp

Thông tin liên hệ

Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm về dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:

• Trụ sở tại TP. Hồ Chí Minh:
  Tầng 2, Tòa nhà Minh Khang, 120A Trần Kế Xương, P.7, Quận Phú Nhuận.
  Hotline: 0909.294.209 – (028) 3622 2162
  Email: info@ifa.com.vn

• Văn phòng tại Hà Nội:
  Tầng 3, số 46, ngõ 168, Nguyễn Xiển, P. Hạ Đình, Quận Thanh Xuân.
  Hotline: 0909.294.209 – (024) 3209 9066
  Email: hanoi@ifa.com.vn

Website chính thức: ifa.com.vn

Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ kiểm toán chuyên nghiệp và đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp của bạn tự tin hơn trong mọi hoạt động tài chính và đối mặt với mọi thách thức của thị trường. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng sự phát triển bền vững của bạn!

Chia sẻ: