Entry trong kế toán là gì và vì sao kế toán viên cần nắm chắc khái niệm này ngay từ khi bắt đầu ghi sổ? Đây là thắc mắc quen thuộc của nhiều bạn mới vào nghề, đặc biệt khi phải xử lý nhiều nghiệp vụ trong một ngày. Hiểu rõ entry trong kế toán giúp bạn ghi bút toán chính xác hơn, tránh lệch số dư hoặc sai báo cáo khi kiểm tra cuối kỳ. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hình dung rõ bản chất, cách phân loại, đồng thời hướng dẫn cách ghi bút toán theo đúng cấu trúc để đảm bảo số liệu minh bạch và dễ kiểm soát.
Entry trong kế toán là gì?
Entry trong kế toán là bút toán dùng để ghi nhận một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán. Mỗi bút toán được hình thành bằng cách xác định đúng tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có theo nguyên tắc kế toán. Đây cũng là cấu trúc được áp dụng khi lập journal entry trong kế toán, giúp phản ánh chính xác bản chất của từng giao dịch. Bút toán mô tả các hoạt động như mua bán hàng hóa, thu hoặc chi tiền mặt, thanh toán công nợ, trả lương, trích khấu hao tài sản hoặc ghi nhận các điều chỉnh vào cuối kỳ.
Bút toán luôn đi kèm chứng từ hợp lệ như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi hoặc hợp đồng để chứng minh nghiệp vụ. Khi ghi entry, kế toán phải đảm bảo tổng số tiền ghi nợ bằng tổng số tiền ghi có để giữ cân đối trong hệ thống sổ sách. Đây là hình thức ghi nhận cốt lõi của kế toán và là cơ sở để lập sổ cái, nhật ký và báo cáo tài chính theo đúng quy định.
Cấu trúc của một entry (bút toán) kế toán
Cấu trúc của một journal entry kế toán được thiết lập để phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế đang phát sinh. Mỗi bút toán phải có đủ thông tin cần thiết để chứng minh bản chất giao dịch và đảm bảo tính cân đối trong hệ thống tài khoản. Dưới đây là các thành phần tạo nên một entry chuẩn theo quy định kế toán.
- Ngày ghi nhận: Thể hiện thời điểm phát sinh nghiệp vụ và là căn cứ để xác định kỳ kế toán liên quan.
- Tài khoản ghi Nợ: Phản ánh bộ phận tài sản hoặc chi phí tăng lên theo bản chất nghiệp vụ.
- Tài khoản ghi Có: Phản ánh bộ phận nguồn vốn hoặc doanh thu tăng lên hoặc sự giảm của tài sản theo nghiệp vụ.
- Số tiền: Ghi theo đúng chứng từ để đảm bảo số liệu chính xác.
- Diễn giải: Mô tả ngắn gọn nội dung nghiệp vụ giúp kế toán tra cứu và đối chiếu dễ dàng.
- Chứng từ đính kèm: Bao gồm hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng hoặc tài liệu liên quan để chứng minh giao dịch.
Khi lập một entry, kế toán phải đảm bảo số tiền ghi nợ bằng số tiền ghi có để giữ cân đối tài khoản và hạn chế sai lệch khi lập báo cáo tài chính.
Vai trò của entry (bút toán) trong kế toán
Entry là nền tảng của hệ thống kế toán vì mọi số liệu đều được hình thành từ các bút toán ghi nhận nghiệp vụ. Khi mỗi entry được ghi đúng bản chất, doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và lập báo cáo theo quy định. Bút toán giúp đảm bảo tính chính xác và liên tục của thông tin tài chính trong suốt quá trình vận hành.
- Phản ánh kịp thời nghiệp vụ phát sinh: Mỗi entry giúp cập nhật sự thay đổi của tài sản, nguồn vốn, doanh thu hoặc chi phí theo đúng thời điểm.
- Tạo dữ liệu cho sổ cái và báo cáo tài chính: Sổ cái, bảng cân đối và báo cáo kết quả hoạt động được tổng hợp từ hệ thống entry.
- Tăng mức độ minh bạch của thông tin tài chính: Entry đầy đủ và có chứng từ kèm theo giúp doanh nghiệp chứng minh số liệu khi cần kiểm tra.
- Là cơ sở để đánh giá hoạt động kinh doanh: Người quản lý có thể dựa vào dữ liệu từ entry để phân tích chi phí, doanh thu và hiệu quả vận hành.
Các loại entry (bút toán) trong kế toán
Entry trong kế toán được chia thành nhiều loại để phục vụ từng mục đích ghi nhận khác nhau. Mỗi loại phản ánh một giai đoạn hoặc bản chất riêng của nghiệp vụ phát sinh. Việc hiểu đúng từng loại bút toán giúp quá trình ghi sổ và lập báo cáo diễn ra chính xác.
Adjusting Entry - Bút toán điều chỉnh
Bút toán điều chỉnh là bút toán được thực hiện vào cuối kỳ để cập nhật lại số liệu theo đúng thực tế phát sinh. Việc điều chỉnh giúp đảm bảo doanh thu và chi phí được ghi nhận đúng kỳ kế toán và đúng bản chất nghiệp vụ. Đây là bước quan trọng để hoàn thiện số liệu trước khi lập báo cáo tài chính. Bút toán điều chỉnh được phân thành nhiều nhóm tùy theo nội dung cần cập nhật.
- Bút toán điều chỉnh chi phí trả trước: Ghi nhận phần chi phí đã trả nhưng chỉ được tính vào chi phí của các kỳ có liên quan. Bút toán này làm giảm chi phí trả trước và tăng chi phí của kỳ hiện tại.
- Bút toán điều chỉnh khấu hao tài sản cố định: Ghi nhận giá trị phân bổ của tài sản cố định theo thời gian sử dụng. Doanh nghiệp thường áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng để phân bổ giá gốc vào chi phí từng kỳ.
- Bút toán điều chỉnh chi phí phải trả: Ghi nhận các khoản chi phí đã phát sinh nhưng doanh nghiệp chưa thanh toán. Bút toán này làm tăng chi phí và tăng nợ phải trả.
- Bút toán điều chỉnh doanh thu dồn tích: Ghi nhận doanh thu đã phát sinh nhưng doanh nghiệp chưa thu tiền. Bút toán làm tăng doanh thu và tăng khoản phải thu của khách hàng.
- Bút toán điều chỉnh doanh thu chưa thực hiện: Ghi nhận phần nghĩa vụ cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ khi doanh nghiệp đã nhận tiền trước. Bút toán làm giảm khoản doanh thu chưa thực hiện và ghi tăng doanh thu của kỳ.
Transaction entry - Bút toán kết chuyển cuối kỳ
Bút toán kết chuyển cuối kỳ là bút toán được sử dụng để đưa các tài khoản doanh thu và chi phí về tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Mục tiêu của kết chuyển là tổng hợp toàn bộ số liệu phát sinh trong kỳ và xác định lãi hoặc lỗ của doanh nghiệp. Các bút toán này được thực hiện vào thời điểm cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm tùy theo yêu cầu quản trị và quy định kế toán.
- Kết chuyển doanh thu: Các khoản doanh thu và thu nhập được chuyển từ bên Có của các tài khoản 511, 512, 515 và 711 sang bên Nợ của tài khoản 911. Việc này giúp tổng hợp toàn bộ doanh thu phát sinh trong kỳ.
- Kết chuyển chi phí: Các chi phí giá vốn, chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lý và các khoản chi phí khác được chuyển từ bên Nợ của các tài khoản 632, 635, 641, 642, 811 và 821 sang bên Có của tài khoản 911. Các khoản này dùng để xác định chi phí thực tế trong kỳ.
- Loại trừ chi phí không hợp lý: Kế toán kiểm tra lại toàn bộ chi phí và loại bỏ các khoản không được chấp nhận khi tính thuế. Phần chi phí bị loại được cộng vào thu nhập chịu thuế để xác định số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Closing Entry - Bút toán khóa sổ
Bút toán khóa sổ là nhóm bút toán được lập vào cuối kỳ để hoàn thiện số liệu kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Các bút toán này giúp cập nhật giá trị tài sản, tổng hợp chi phí và rà soát các khoản mục còn chưa ghi nhận đủ. Việc khóa sổ đảm bảo số liệu phản ánh đúng tình trạng tài chính tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
- Phân bổ chi phí dài hạn hoặc ngắn hạn và ghi nhận khấu hao tài sản cố định theo quy định.
- Tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ và tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Thực hiện kiểm kê tài sản, hàng tồn kho và quỹ tiền mặt, sau đó đối chiếu với sổ sách và số liệu ngân hàng để xử lý chênh lệch.
- Ghi nhận các khoản chi phí trích trước khi chưa có chứng từ nhưng đã phát sinh nghĩa vụ.
- Đối chiếu công nợ và điều chỉnh sai lệch khi có sự khác biệt giữa số liệu của doanh nghiệp và đối tác.
- Lập dự phòng cho các khoản mục có rủi ro giảm giá trị như nợ phải thu khó đòi, hàng tồn kho hoặc tài sản tài chính.
Cách ghi entry (bút toán) chuẩn quy định
Để ghi bút toán chính xác và phù hợp quy định, kế toán cần tuân thủ các yêu cầu cơ bản của hệ thống kế toán tài chính. Các nguyên tắc dưới đây giúp việc lập entry rõ ràng, hạn chế sai lệch khi lập sổ sách và báo cáo.
- Tuân thủ nguyên tắc ghi sổ kép: Mỗi nghiệp vụ phải được ghi vào ít nhất hai tài khoản, một bên Nợ và một bên Có. Tổng số tiền ghi Nợ phải bằng tổng số tiền ghi Có để đảm bảo cân đối. Đây là nguyên tắc được áp dụng trong mọi loại entry.
- Ghi nhận đúng kỳ kế toán: Nghiệp vụ phát sinh trong kỳ nào phải được ghi trong kỳ đó, dù đã phát sinh dòng tiền hay chưa. Ghi sai kỳ có thể làm sai lệch chi phí, doanh thu và ảnh hưởng tới quyết toán thuế.
- Lựa chọn tài khoản phù hợp: Việc định khoản phải dựa trên bản chất kinh tế của nghiệp vụ. Nếu chọn sai tài khoản, báo cáo tài chính sẽ không phản ánh đúng tình hình doanh nghiệp.
- Ghi trên cơ sở chứng từ hợp lệ: Mỗi bút toán cần có chứng từ gốc như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập hoặc xuất kho, hợp đồng hoặc bảng lương. Chứng từ phải đầy đủ chữ ký và đúng mẫu theo quy định.
- Diễn giải rõ ràng: Mỗi entry cần có phần diễn giải ngắn gọn nhưng đúng nội dung nghiệp vụ. Diễn giải rõ giúp tra cứu, kiểm tra hoặc đối chiếu số liệu nhanh hơn.
- Kiểm soát trước khi ghi sổ: Doanh nghiệp nên có bước kiểm tra và phê duyệt bút toán trước khi ghi chính thức để hạn chế sai sót và tăng tính minh bạch của số liệu.
- Điều chỉnh khi ghi sai: Nếu phát hiện bút toán bị ghi sai, kế toán cần lập bút toán điều chỉnh với diễn giải, chứng từ và hồ sơ kèm theo. Không tẩy xóa hoặc sửa trực tiếp trên sổ sách.
Kết luận
Qua nội dung trên, bạn đã hiểu rõ entry trong kế toán là gì và cách ghi từng loại bút toán theo đúng quy định. Entry là nền tảng của hệ thống kế toán và là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng sổ sách minh bạch. Khi ghi bút toán đúng cách, số liệu kế toán chính xác hơn và quá trình lập báo cáo cũng thuận lợi hơn.
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ kiểm soát sổ sách hoặc muốn tối ưu quy trình ghi nhận nghiệp vụ, bạn có thể sử dụng dịch vụ kế toán nội bộ của IFA. IFA giúp thiết lập hệ thống kế toán rõ ràng, hỗ trợ ghi nhận bút toán đúng chuẩn và đồng hành trong suốt quá trình vận hành tài chính. Hãy liên hệ IFA khi bạn cần một đơn vị hỗ trợ chuyên môn để quản lý sổ sách hiệu quả và an toàn.
Công ty TNHH Kiểm Toán Tư Vấn IFA
- Trụ sở chính: Tầng 2, Tòa nhà Minh Khang, 120A Trần Kế Xương, Phường Cầu Kiệu, TP. HCM
- Văn phòng TPHCM: 33 Đặng Thùy Trâm, Phường Bình Lợi Trung, TP.HCM, Việt Nam
- Email: info@ifa.com.vn
- Hotline: 0909.294.209 – (028) 3622 2162
- Văn phòng Hà Nội: Tầng 3, 202 Khương Đình, phường Khương Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Hotline: 0909.294.209 - (024).3209 9066
- Email: hanoi@ifa.com.vn
- Website: Ifa.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/kiemtoanifa
- X: https://x.com/kiemtoanifa
