Khi hộ kinh doanh bắt đầu thuê nhân viên, việc đóng BHXH cho nhân viên hộ kinh doanh cần được hiểu đúng để tránh rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh về sau. Không ít chủ hộ vẫn nhầm lẫn giữa lao động thời vụ, lao động thường xuyên và nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc. Trong bài viết này, IFA sẽ giúp bạn nhìn rõ vấn đề theo hướng dễ hiểu, thực tế và phù hợp với quy định mới nhất.
Hộ kinh doanh có đóng BHXH cho nhân viên không?
Căn cứ theo Điều 2 và Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người lao động ký hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên thuộc nhóm tham gia BHXH bắt buộc. Đồng thời, hộ kinh doanh hoặc cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động cũng được xem là người sử dụng lao động có trách nhiệm tham gia BHXH theo quy định.
Vì vậy, nếu hộ kinh doanh có ký hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên với nhân viên thì phải đóng BHXH cho nhân viên hộ kinh doanh. Đây là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, không phụ thuộc vào quy mô hộ kinh doanh lớn hay nhỏ.
Trường hợp hộ kinh doanh chỉ thuê lao động thời vụ ngắn ngày, không phát sinh hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên thì có thể không thuộc diện đóng BHXH bắt buộc. Tuy nhiên, chủ hộ vẫn cần xem xét đúng bản chất quan hệ lao động để tránh tình trạng né hợp đồng, trả lương không rõ ràng hoặc sử dụng lao động thường xuyên nhưng không tham gia bảo hiểm.
Đối tượng phải tham gia BHXH trong hộ kinh doanh
Theo quy định mới, đối tượng tham gia BHXH trong hộ kinh doanh được xác định trực tiếp theo 2 nhóm chính:
Chủ hộ kinh doanh
Chủ hộ có đăng ký kinh doanh và nộp thuế theo phương pháp kê khai thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc từ 01/7/2025. Đây là điểm mới quan trọng của Luật BHXH 2024 và sẽ tiếp tục mở rộng áp dụng cho đa số hộ kinh doanh trong thời gian tới. Tuy nhiên, nếu chủ hộ đã đủ tuổi nghỉ hưu thì không thuộc diện bắt buộc.
Người lao động làm việc tại hộ kinh doanh
Người lao động ký hợp đồng từ đủ 1 tháng trở lên bắt buộc phải tham gia BHXH. Đây là cơ sở để xác định nghĩa vụ BHXH cho nhân viên hộ kinh doanh, không phụ thuộc quy mô hay số lượng lao động.
Mức đóng BHXH cho nhân viên hộ kinh doanh mới nhất
Căn cứ theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, hộ kinh doanh khi tham gia BHXH cho nhân viên hộ kinh doanh phải đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc theo tỷ lệ quy định dưới đây:
Mức đóng đối với người lao động tại hộ kinh doanh
|
Quỹ bảo hiểm |
Hộ kinh doanh đóng |
Người lao động đóng |
|
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) |
1% |
1% |
|
Bảo hiểm y tế (BHYT) |
3% |
1.5% |
|
Quỹ ốm đau và thai sản |
3% |
- |
|
Quỹ hưu trí và tử tuất |
14% |
8% |
|
TNLĐ - BNN |
0.5% |
- |
|
Tổng cộng |
21.5% |
10.5% |
Tổng mức đóng bắt buộc là 32% trên tiền lương tháng, trong đó hộ kinh doanh chịu 21.5% và người lao động đóng 10.5% (được khấu trừ vào lương). Đây là mức mức đóng BHXH cho nhân viên hộ kinh doanh áp dụng phổ biến hiện nay.
Mức đóng đối với chủ hộ kinh doanh
Căn cứ theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Luật Bảo hiểm y tế 2024 (áp dụng từ ngày 01/7/2025), chủ hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc sẽ đóng theo mức sau:
|
Quỹ bảo hiểm |
Mức đóng của chủ hộ |
|
Bảo hiểm y tế (BHYT) |
4.5% |
|
Ốm đau và thai sản |
3% |
|
Hưu trí và tử tuất |
22% |
|
Tổng cộng |
29.5% |
Mức đóng này tính trên thu nhập do chủ hộ lựa chọn theo quy định. Việc nắm rõ tỷ lệ đóng không chỉ giúp tuân thủ đúng luật mà còn hạn chế rủi ro liên quan đến mức phạt không đóng bảo hiểm xã hội hộ kinh doanh.
Nguyên tắc đóng bảo hiểm xã hội hộ kinh doanh cần biết
Để thực hiện đúng BHXH cho nhân viên hộ kinh doanh, chủ hộ cần nắm rõ các nguyên tắc quan trọng dưới đây nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro:
Đóng đúng đối tượng tham gia BHXH
Hộ kinh doanh chỉ phải tham gia BHXH bắt buộc đối với người lao động thuộc diện quy định, cụ thể là người ký hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên. Việc xác định sai đối tượng có thể dẫn đến thiếu nghĩa vụ hoặc bị truy thu sau này.
Đóng đúng mức và đúng tỷ lệ quy định
Mức đóng phải tuân thủ theo quy định hiện hành về mức đóng BHXH cho nhân viên hộ kinh doanh, bao gồm phần trách nhiệm của hộ kinh doanh và phần trích từ tiền lương của người lao động. Không được thỏa thuận mức đóng thấp hơn để giảm chi phí.
Đóng theo mức lương làm căn cứ
Tiền lương đóng BHXH phải là mức lương ghi trong hợp đồng lao động và phù hợp với thực tế chi trả. Việc kê khai mức lương thấp nhằm giảm nghĩa vụ đóng là hành vi vi phạm và có thể bị xử lý.
Đóng đầy đủ và đúng thời hạn
BHXH phải được đóng định kỳ hàng tháng theo quy định. Trường hợp chậm đóng hoặc đóng thiếu, hộ kinh doanh sẽ bị truy thu và tính lãi chậm nộp, làm tăng chi phí không cần thiết.
Không trốn đóng hoặc gian lận BHXH
Hộ kinh doanh không được né tránh nghĩa vụ bằng cách không ký hợp đồng, ký sai loại hợp đồng hoặc không kê khai lao động thực tế. Những hành vi này có thể dẫn đến xử phạt theo quy định về mức phạt không đóng bảo hiểm xã hội hộ kinh doanh.
Thủ tục đăng ký BHXH cho nhân viên hộ kinh doanh
Khi đã xác định thuộc diện bắt buộc, thực hiện BHXH cho nhân viên hộ kinh doanh cần đúng quy trình để tránh bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý. Thủ tục đăng ký lần đầu thường gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký BHXH
Hộ kinh doanh và người lao động cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, bao gồm tờ khai tham gia BHXH, danh sách lao động, hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên và giấy tờ liên quan đến đăng ký kinh doanh. Đây là bước quan trọng giúp xác định đúng đối tượng tham gia, tránh sai sót ngay từ đầu.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH
Sau khi hoàn tất hồ sơ, hộ kinh doanh nộp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh. Có thể lựa chọn nộp trực tiếp, gửi qua bưu điện hoặc nộp online qua phần mềm kê khai BHXH nếu có chữ ký số.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết
Trong khoảng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ cấp sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động. Kết quả sẽ được trả trực tiếp hoặc gửi về theo thông tin đăng ký ban đầu.
Mức phạt không đóng bảo hiểm xã hội hộ kinh doanh
Căn cứ theo Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hộ kinh doanh khi vi phạm nghĩa vụ đóng BHXH bắt buộc có thể bị xử phạt hành chính với nhiều mức khác nhau tùy theo tính chất vi phạm.
Trường hợp chậm đóng hoặc đóng sai quy định
Hộ kinh doanh có thể bị phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp, tính tại thời điểm lập biên bản vi phạm, nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng nếu thuộc một trong các hành vi sau:
- Chậm đóng BHXH hoặc bảo hiểm thất nghiệp
- Đóng không đúng mức quy định
- Đóng thiếu số lao động thuộc diện bắt buộc
- Chiếm dụng tiền đóng BHXH của người lao động
Trường hợp không đóng BHXH cho người lao động
Nếu hộ kinh doanh không thực hiện BHXH cho nhân viên hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc, mức phạt sẽ cao hơn từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng, tối đa không quá 75.000.000 đồng trong trường hợp chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
Trường hợp trốn đóng BHXH
Đối với hành vi cố tình trốn đóng, mức phạt có thể lên đến 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng, áp dụng khi chưa đủ yếu tố để xử lý hình sự. Đây là mức xử phạt nặng nhất trong nhóm vi phạm liên quan đến BHXH.
Kết Luận
Hy vọng những thông tin từ dịch vụ kế toán hộ kinh doanh IFA đã giúp bạn hiểu rõ hơn về BHXH cho nhân viên hộ kinh doanh, từ quy định bắt buộc, mức đóng đến các nguyên tắc cần tuân thủ. Nắm chắc các nội dung này sẽ giúp hộ kinh doanh hạn chế rủi ro và đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành.
Công ty TNHH Kiểm Toán Tư Vấn IFA
- Trụ sở chính: Tầng 2, Tòa nhà Minh Khang, 120A Trần Kế Xương, Phường Cầu Kiệu, TP. HCM
- Văn phòng TPHCM: 33 Đặng Thùy Trâm, Phường Bình Lợi Trung, TP.HCM, Việt Nam
- Email: info@ifa.com.vn
- Hotline: 0909.294.209 - (028) 3622 2162
- Văn phòng Hà Nội: Tầng 3, 202 Khương Đình, phường Khương Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Hotline: 0909.294.209 - (024).3209 9066
- Email: hanoi@ifa.com.vn
- Website: Ifa.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/kiemtoanifa
- X: https://x.com/kiemtoanifa
