Trong kiểm toán, việc hiểu rõ bằng chứng kiểm toán là gì giúp doanh nghiệp và kiểm toán viên đánh giá số liệu đúng bản chất. Chất lượng bằng chứng ảnh hưởng trực tiếp đến độ tin cậy của từng kết luận. Khi nắm rõ các loại bằng chứng kiểm toán và phương pháp thu thập, kiểm toán viên có thể đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình doanh nghiệp.
Bằng chứng kiểm toán là gì?
Bằng chứng kiểm toán là tài liệu và thông tin kiểm toán viên thu thập để phục vụ cuộc kiểm toán. Dữ liệu này được sử dụng để đánh giá tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính hoặc báo cáo tuân thủ. Theo khoản 2 Điều 3 Luật Kiểm toán Nhà nước 2015, bằng chứng là cơ sở cho việc đánh giá, xác nhận, kết luận và kiến nghị sau kiểm toán.
Bên cạnh quy định pháp luật, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 500 cũng nhấn mạnh hai yếu tố quan trọng của bằng chứng là tính đầy đủ và tính thích hợp. Tính đầy đủ đề cập đến số lượng bằng chứng cần thu thập. Tính thích hợp thể hiện chất lượng và mức độ liên quan của dữ liệu. Kiểm toán viên đánh giá từng nguồn thông tin để xác định độ tin cậy phù hợp.
Bằng chứng kiểm toán có thể đến từ nhiều hình thức gồm chứng từ kế toán, xác nhận từ bên ngoài, dữ liệu điện tử, kết quả quan sát hiện trường hoặc phỏng vấn. Với khoản mục rủi ro cao như hàng tồn kho, doanh thu hoặc tài sản cố định, kiểm toán viên cần kết hợp nhiều phương pháp để đảm bảo bằng chứng đáp ứng yêu cầu kiểm toán. Nhờ đó, kết luận đưa ra phản ánh đúng bản chất hoạt động của đơn vị được kiểm toán.
Các loại bằng chứng kiểm toán
Bằng chứng phân loại theo nguồn gốc
Bằng chứng theo nguồn gốc gồm ba nhóm với mức độ tin cậy khác nhau. Bằng chứng từ bên ngoài thường đáng tin vì không bị ảnh hưởng bởi đơn vị được kiểm toán. Bằng chứng nội bộ phản ánh giao dịch trong doanh nghiệp và cần đối chiếu thêm. Bằng chứng do kiểm toán viên tự thu thập giúp làm rõ thực tế và hỗ trợ xác nhận số liệu.
Các nhóm bằng chứng theo nguồn gốc:
- Bằng chứng bên ngoài: xác nhận ngân hàng, thư xác nhận công nợ, hóa đơn từ nhà cung cấp.
- Bằng chứng nội bộ: chứng từ kế toán, sổ chi tiết, báo cáo tổng hợp do doanh nghiệp lập.
- Bằng chứng do kiểm toán viên tự thu thập: quan sát hàng tồn kho, phỏng vấn, kiểm kê hoặc tính toán lại.
Bằng chứng phân loại theo hình thức
Bằng chứng theo hình thức được chia thành ba nhóm tùy cách thể hiện thông tin. Bằng chứng tài liệu phản ánh giao dịch qua giấy tờ. Bằng chứng số liệu thể hiện dữ liệu trong hệ thống kế toán. Bằng chứng quan sát ghi nhận hiện trạng thực tế tại thời điểm kiểm toán.
Các nhóm bằng chứng theo hình thức:
- Bằng chứng tài liệu: hợp đồng, hóa đơn, chứng từ và hồ sơ kế toán.
- Bằng chứng số liệu: bảng tính, báo cáo chi tiết và dữ liệu phần mềm.
- Bằng chứng quan sát: kiểm kê hàng tồn kho, quan sát tài sản và theo dõi quy trình.
Bằng chứng phân loại theo thủ tục kiểm toán
Thủ tục kiểm toán tạo ra các loại bằng chứng khác nhau tùy mục tiêu kiểm tra. Mỗi thủ tục hỗ trợ xác minh một khía cạnh của số liệu. Kiểm toán viên chọn thủ tục dựa trên rủi ro và tính chất khoản mục.
Các nhóm bằng chứng theo thủ tục:
- Kiểm tra chứng từ: đối chiếu hồ sơ để xác minh giao dịch.
- Xác nhận độc lập: xin xác nhận từ ngân hàng hoặc đối tác.
- Phân tích và quan sát: đánh giá biến động và quan sát thực tế.
- Phỏng vấn và tính toán lại: thu thập lời khai và tính lại số liệu.
Bằng chứng phân loại theo loại hình bằng chứng
Loại hình bằng chứng phản ánh cách kiểm toán viên thu nhận thông tin. Bằng chứng vật chất cho thấy hiện trạng tài sản. Bằng chứng tài liệu hỗ trợ xác minh giao dịch. Lời khai giúp làm rõ vấn đề phát sinh. Tính toán lại kiểm tra độ chính xác của dữ liệu.
Các nhóm theo loại hình bằng chứng:
- Bằng chứng vật chất: quan sát tài sản, kiểm kê và ghi nhận hiện trạng.
- Bằng chứng tài liệu: hồ sơ kế toán, hợp đồng, bảng đối chiếu.
- Bằng chứng lời khai: thông tin thu từ nhân sự có liên quan.
- Bằng chứng tính toán lại: kiểm toán viên tự tính để kiểm tra số liệu.
Vai trò của bằng chứng kiểm toán
Vai trò của bằng chứng kiểm toán là tạo cơ sở cho mọi nhận định và kết luận của kiểm toán viên. Mỗi ý kiến kiểm toán báo cáo tài chính đều dựa trên mức độ đầy đủ và độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán thu thập được. Nhờ đó, kiểm toán viên tránh đánh giá cảm tính và có thể giải trình rõ ràng khi làm việc với doanh nghiệp.
Bằng chứng kiểm toán giúp kiểm tra số liệu có phản ánh đúng bản chất giao dịch hay không. Khi phân tích chứng từ, đối chiếu xác nhận bên ngoài và quan sát thực tế, kiểm toán viên nhận diện được sai lệch và khu vực có rủi ro cao. điều này rất quan trọng với các khoản mục như doanh thu, hàng tồn kho hoặc công nợ phải thu.
Ngoài ra, bằng chứng còn là căn cứ để đưa ra kiến nghị cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Doanh nghiệp dựa vào đó để điều chỉnh quy trình, hạn chế sai sót trong kỳ sau. Khi bằng chứng được lưu trữ đầy đủ và logic, báo cáo kiểm toán tạo được niềm tin cho nhà quản lý, nhà đầu tư và cơ quan quản lý nhà nước.
Phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán
Kiểm tra
Kiểm tra là việc xem xét chứng từ, sổ kế toán, báo cáo và các hồ sơ liên quan để xác minh giao dịch. Kiểm toán viên có thể kiểm tra từ chứng từ gốc đến sổ sách hoặc kiểm tra ngược từ sổ sách về chứng từ. Kiểm tra cũng áp dụng cho tài sản hữu hình như hàng tồn kho hay tài sản cố định nhằm đánh giá tình trạng và quyền sở hữu.
Quan sát
Quan sát là việc theo dõi một quy trình, hoạt động hoặc thủ tục tại đơn vị để ghi nhận tình trạng thực tế. Kiểm toán viên thường quan sát kiểm kê hàng tồn kho, hoạt động kho bãi hoặc quy trình kiểm soát. Kỹ thuật này hữu ích nhưng cần kết hợp với các phương pháp khác vì quan sát chỉ phản ánh thời điểm diễn ra.
Điều tra (phỏng vấn)
Điều tra là thu thập thông tin thông qua trao đổi, phỏng vấn hoặc gửi câu hỏi đến những người có liên quan. Phương pháp này giúp làm rõ quy trình, phát hiện điểm chưa phù hợp hoặc bổ sung thông tin còn thiếu. Tuy nhiên, độ tin cậy phụ thuộc vào mức độ độc lập và hiểu biết của người được hỏi, nên cần đối chiếu thêm.
Xác nhận
Xác nhận là việc gửi yêu cầu đến bên thứ ba để kiểm tra số liệu mà đơn vị cung cấp. Phương pháp này thường áp dụng với tiền gửi ngân hàng, công nợ, hàng gửi bán hoặc tài sản giữ hộ. Xác nhận độc lập là một nguồn bằng chứng có độ tin cậy cao, đặc biệt khi khoản mục có rủi ro tiềm ẩn.
Tính toán
Tính toán là việc kiểm tra sự chính xác về mặt số học của số liệu trên chứng từ và sổ sách. Kiểm toán viên có thể tự tính lại chi phí, giá vốn, thuế, khấu hao hoặc các chỉ tiêu tài chính để xác minh mức độ đúng đắn. Kỹ thuật này thường kết hợp với phân tích để đánh giá biến động và kiểm tra tính hợp lý của số liệu.
Quy trình phân tích
Phân tích là việc so sánh số liệu giữa các kỳ, giữa kế hoạch và thực tế hoặc với chuẩn ngành để nhận diện biến động bất thường. Quy trình phân tích giúp kiểm toán viên đánh giá xu hướng và phát hiện dấu hiệu sai lệch. Phân tích được dùng ở giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc kiểm toán.
Kết luận
Bằng chứng kiểm toán là cơ sở để kiểm toán viên đánh giá số liệu và hình thành ý kiến độc lập. Khi dữ liệu thu thập đáp ứng yêu cầu của bằng chứng kiểm toán về tính đầy đủ và tính thích hợp, báo cáo kiểm toán phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp. Việc chọn đúng phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán cũng giúp nâng cao độ tin cậy của thông tin, đặc biệt với các khoản mục rủi ro như hàng tồn kho hoặc công nợ.
Nếu doanh nghiệp cần thực hiện kiểm toán theo chuẩn VSA hoặc muốn được tư vấn về quy trình thu thập bằng chứng kiểm toán, hãy liên hệ Công ty Kiểm toán IFA để được hỗ trợ chuyên nghiệp và kịp thời.
