Quy định về hóa đơn chứng từ liên tục có những thay đổi quan trọng, đặc biệt là các nội dung sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Nội dung dưới đây của IFA tổng hợp chi tiết cách xử lý hóa đơn không hợp lệ theo đúng trình tự pháp luật hiện hành. Những hướng dẫn này giúp kế toán chủ động thực hiện các bước điều chỉnh hoặc thay thế khi phát hiện sai sót, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp cho hồ sơ thuế của đơn vị.
Hóa đơn không hợp lệ là gì?
Hóa đơn không hợp lệ là là loại hóa đơn không đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn pháp lý theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán. Các dấu hiệu nhận diện cụ thể bao gồm:
- Sai lệch thông tin định danh: Thông tin về mã số thuế, tên đơn vị hoặc địa chỉ của bên mua và bên bán không khớp với giấy đăng ký kinh doanh.
- Sai sót về nội dung giao dịch: Ghi sai tên hàng hóa, sai đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất hoặc tổng tiền thanh toán.
- Lỗi kỹ thuật hệ thống: Điển hình là trường hợp hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã do lỗi kết nối với cơ quan thuế hoặc chứng thư số của doanh nghiệp không còn giá trị sử dụng.
- Vi phạm thời điểm lập: Ngày ký số và ngày lập hóa đơn có khoảng cách thời gian không đúng quy định hoặc hóa đơn lập không đúng trình tự nghiệp vụ.
Cách xử lý hóa đơn điện tử không hợp lệ
Quy trình xử lý hóa đơn không hợp lệ đối với loại hình điện tử hiện nay được thực hiện theo Nghị định 123 và các nội dung sửa đổi bổ sung tại Nghị định 70/2025. Lưu ý quan trọng là từ ngày 01/06/2025, mọi sai sót trên hóa đơn đã xuất sẽ không được xử lý bằng cách hủy, thay vào đó bắt buộc phải sử dụng phương pháp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Trường hợp hóa đơn đã cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua
Khi phát hiện sai sót trong tình huống này, người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn đã lập. Trên hóa đơn mới phải ghi rõ nội dung thay thế cho hóa đơn mẫu số, ký hiệu, số và ngày tháng năm nào. Sau đó, người bán ký số, gửi hóa đơn thay thế cho người mua và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chỉ sai tên hoặc địa chỉ
Nếu hóa đơn đã lập chỉ sai sót về tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác, người bán không phải lập lại hóa đơn. Đây là một bước đơn giản trong cách xử lý hóa đơn điện tử không hợp lệ. Người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế.
Trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách hàng hóa
Khi phát hiện các sai sót về tài chính hoặc mã số thuế, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Sau đó, kế toán thực hiện một trong hai phương án:
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Ghi rõ nội dung điều chỉnh cho hóa đơn gốc và nêu chi tiết các khoản chênh lệch tăng hoặc giảm. Đối với hàng hóa trả lại hoặc giảm giá sau khi xuất hóa đơn, quy định mới yêu cầu chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh.
- Lập hóa đơn điện tử thay thế: Ghi rõ nội dung thay thế cho hóa đơn gốc và gửi dữ liệu mới cho cơ quan thuế và người mua.
Trường hợp sai sót cho nhiều hóa đơn của cùng một khách hàng
Trong cùng một tháng, nếu phát hiện nhiều hóa đơn sai sót cho cùng một người mua, doanh nghiệp được phép lập một hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc một hóa đơn điện tử thay thế duy nhất. Tuy nhiên, hóa đơn này phải kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc bị sai sót để đảm bảo tính minh bạch khi xử lý hóa đơn không hợp lệ.
Trường hợp hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế vẫn tiếp tục có sai sót
Nếu hóa đơn mới lập vẫn sai, kế toán tiếp tục áp dụng phương thức đã chọn ban đầu. Đối với hình thức thay thế, các phiên bản sẽ được lập nối tiếp (F0 thành F1, F1 thành F2). Đối với hình thức điều chỉnh, giá trị cuối cùng sẽ là kết quả cộng dồn tất cả các lần điều chỉnh phát sinh.
Mức xử phạt khi sử dụng hóa đơn không hợp lệ
Việc không thực hiện đúng quy trình xử lý hóa đơn không hợp lệ sẽ dẫn đến các mức phạt hành chính rất nặng theo quy định tại Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn.
- Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy hóa đơn đã sử dụng.
- Về nghĩa vụ thuế: Doanh nghiệp bị truy thu số thuế thiếu, tiền chậm nộp và bị loại toàn bộ chi phí liên quan ra khỏi hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tuy nhiên, cơ quan thuế sẽ không xử phạt tiền nếu người nộp thuế gặp sự cố kỹ thuật từ hệ thống công nghệ thông tin của ngành thuế hoặc đã tự giác khai bổ sung và nộp đủ tiền thuế trước khi có quyết định thanh tra, kiểm tra.
Kết luận
Việc nhận diện đúng hóa đơn không hợp lệ và nắm vững các quy định tại Nghị định 70/2025 là yêu cầu bắt buộc đối với mỗi kế toán. Thực hiện đúng quy trình xử lý hóa đơn không hợp lệ giúp sổ sách kế toán chính xác và bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro bị xử phạt hành chính lên đến 50 triệu đồng. Tùy vào từng tình huống, bạn cần lựa chọn cách xử lý hóa đơn thông qua việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ của đơn vị.
Để tối ưu hóa quy trình quản trị và giảm thiểu sai sót, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ chữ ký số và hóa đơn điện tử của IFA. Hãy liên hệ với IFA ngay hôm nay để được tư vấn dịch vụ chữ ký số và hóa đơn điện tử chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Công ty TNHH Kiểm Toán Tư Vấn IFA
- Trụ sở chính: Tầng 2, Tòa nhà Minh Khang, 120A Trần Kế Xương, Phường Cầu Kiệu, TP. HCM
- Văn phòng TPHCM: 33 Đặng Thùy Trâm, Phường Bình Lợi Trung, TP.HCM, Việt Nam
- Email: info@ifa.com.vn
- Hotline: 0909.294.209 – (028) 3622 2162
- Văn phòng Hà Nội: Tầng 3, 202 Khương Đình, phường Khương Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Hotline: 0909.294.209 - (024).3209 9066
- Email: hanoi@ifa.com.vn
- Website: Ifa.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/kiemtoanifa
- X: https://x.com/kiemtoanifa
FAQ: Một số câu hỏi thường gặp về xử lý hóa đơn
Hóa đơn không hợp lệ có phải hủy không?
Theo quy định mới từ ngày 01/06/2025, kế toán không được thực hiện hủy hóa đơn khi phát hiện sai sót. Thay vào đó, bạn bắt buộc phải xử lý hóa đơn không hợp lệ bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Hủy hóa đơn giấy có bắt buộc phải lập biên bản không?
Có. Việc thu hồi hóa đơn giấy bắt buộc phải lập biên bản thỏa thuận giữa hai bên để làm căn cứ giải trình lý do hóa đơn không hợp lệ và đảm bảo tính minh bạch cho sổ sách.
Hóa đơn đã kê khai thuế rồi có được điều chỉnh lại không?
Có. Sau khi kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót thì vẫn thực hiện bằng việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Sau đó, kế toán căn cứ vào hóa đơn mới để nộp hồ sơ kê khai bổ sung thuế theo quy định.
Có thể gộp nhiều hóa đơn sai để điều chỉnh trong một lần không?
Có. Nghị định 70/2025 cho phép lập một hóa đơn duy nhất để điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai sót của cùng một khách hàng trong cùng một tháng. Tuy nhiên, kế toán phải đính kèm bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc khi thực hiện theo cách này.
