Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? – Cách xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho công ty
Đối với mỗi một doanh nghiệp thì hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu nôm na bao gồm các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.
Nói cách khác hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Trên thực tế cho thấy nó không sử dụng các kết quả dựa trên các con số phát triển mà hệ thống này chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không và bên cạnh đó hệ thống này sẽ thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty.
Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ là gì – Cách xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho công ty
Trên thức tế có những vấn đề khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.
Như vậy nên việc doanh nghiệp thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ mục đích là giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…).
Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…
Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,
Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp,
Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,
Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.
Tăng cường tính hiệu lực về mặt điều hành, hiệu năng quản lý, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp cụ thể với các quyết định quản lý thích hợp và hiệu lực, quản lý phải đem lại kết quả; kinh doanh phải thu được lợi nhuận cao.
Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal Control System) là một quá trình quan trọng nhằm đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả, an toàn, tuân thủ pháp luật, và đạt được các mục tiêu chiến lược. Dưới đây là các bước cơ bản để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ:
1. Xác định mục tiêu kiểm soát nội bộ
- Mục tiêu hoạt động: Đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả, tiết kiệm, và đạt được các mục tiêu kinh doanh.
- Mục tiêu báo cáo tài chính: Đảm bảo thông tin tài chính chính xác, đầy đủ, và được báo cáo kịp thời.
- Mục tiêu tuân thủ: Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật và các chính sách nội bộ.
2. Đánh giá rủi ro
- Xác định rủi ro: Phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
- Đánh giá mức độ rủi ro: Xác định khả năng xảy ra và tác động của từng rủi ro để ưu tiên các biện pháp kiểm soát cần thiết.
3. Thiết kế các hoạt động kiểm soát
- Phát triển chính sách và quy trình: Thiết lập các chính sách, quy trình và hướng dẫn để giảm thiểu rủi ro.
- Phân công trách nhiệm: Xác định rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân trong việc thực hiện các biện pháp kiểm soát.
4. Triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ
- Đào tạo nhân viên: Tổ chức đào tạo cho nhân viên về các quy trình và trách nhiệm kiểm soát nội bộ.
- Triển khai các biện pháp kiểm soát: Thực hiện các quy trình và hoạt động kiểm soát theo kế hoạch.
5. Giám sát và đánh giá hệ thống kiểm soát
- Giám sát liên tục: Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các biện pháp kiểm soát thông qua kiểm tra định kỳ và giám sát hàng ngày.
- Đánh giá nội bộ: Thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ để xác định các lỗ hổng và đưa ra biện pháp cải thiện.
6. Báo cáo và cải thiện hệ thống
- Báo cáo kết quả kiểm soát: Cung cấp báo cáo về hiệu quả của hệ thống kiểm soát cho lãnh đạo cấp cao.
- Cải tiến liên tục: Dựa trên các phát hiện từ đánh giá và giám sát, liên tục cải thiện hệ thống kiểm soát để đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh.
7. Xây dựng văn hóa kiểm soát nội bộ
- Nâng cao nhận thức: Tạo dựng nhận thức và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong toàn bộ doanh nghiệp.
- Khuyến khích tuân thủ: Khuyến khích nhân viên tuân thủ các chính sách và quy trình đã được thiết lập.
Kết luận
Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự cam kết từ lãnh đạo đến từng nhân viên trong doanh nghiệp. Hệ thống này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn mà còn bảo vệ tài sản, đảm bảo tuân thủ pháp luật và góp phần vào sự phát triển bền vững.
Công ty dịch vụ kế toán kiểm toán uy tín
IFA là công ty được thành lập bởi những kiểm toán viên gần 20 năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ, IFA hiện nay là một trong những công ty cung cấp dịch vụ Kế Toán, Tư Vấn Thuế, Tư vấn tài chính và tư vấn quản lý, kiểm toán báo cáo tài, kiểm toán xây dựng cơ bản ….. có chất lượng dịch vụ tốt và là nhà cung cấp dịch vụ lớn uy tín ở Việt Nam, với lượng khách hàng đa dạng.
Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua:
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN TƯ VẤN IFA
VĂN PHÒNG TPHCM
Trụ sở: Tầng 2, Tòa nhà Minh Khang, 120A Trần Kế Xương, P.7, Quận Phú Nhuận
Email: info@ifa.com.vn
Hotline: 0909.294.209 – (028) 3622 2162
VĂN PHÒNG HÀ NỘI:
Địa chỉ: Tầng 3, số 46, ngõ 168, Nguyễn Xiển, P.Hạ Đình, Quận Thanh Xuân, Hà Nội
Điện thoại liên hệ: 0909.294.209 - 024.32099066
Email: hanoi@ifa.com.vn
Website: Ifa.com.vn
