Dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho và tài sản của IFA

Dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho và tài sản của Công ty Kiểm toán Tư vấn IFA được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hàng tồn kho và tài sản cố định. Dịch vụ này không chỉ đảm bảo tính chính xác và trung thực của dữ liệu kế toán mà còn giúp cải thiện quản lý hàng tồn kho và tài sản, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Dưới đây là chi tiết về dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho và tài sản của IFA:

1. Kiểm kê Hàng tồn kho

Đánh giá và Kiểm tra Số lượng

• Kiểm đếm vật lý: Tiến hành kiểm đếm trực tiếp tại kho để xác định số lượng hàng tồn kho thực tế, so sánh với sổ sách kế toán.
• Xác minh sự chênh lệch: Phân tích và xác định nguyên nhân của các chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu kế toán, đưa ra các khuyến nghị khắc phục.

Đánh giá Chất lượng Hàng tồn kho

• Kiểm tra tình trạng hàng hóa: Đánh giá tình trạng, chất lượng và giá trị sử dụng của hàng tồn kho.
• Đánh giá hao mòn và hư hỏng: Xác định mức độ hao mòn, hư hỏng và đề xuất các biện pháp xử lý phù hợp.

Quản lý và Kiểm soát Hàng tồn kho

• Đánh giá quy trình quản lý kho: Đánh giá hiệu quả của các quy trình quản lý kho, từ nhập kho, xuất kho đến lưu trữ hàng hóa.
• Tư vấn cải tiến: Đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện quy trình quản lý kho, giảm thiểu tổn thất và tối ưu hóa hiệu quả lưu trữ.

2. Kiểm kê Tài sản Cố định

Xác định và Đánh giá Tài sản

• Kiểm đếm tài sản cố định: Tiến hành kiểm đếm và xác định tài sản cố định thực tế tại doanh nghiệp, so sánh với sổ sách kế toán.
• Xác minh sự hiện hữu: Kiểm tra và xác nhận sự hiện hữu của tài sản cố định, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán.

Đánh giá Tình trạng và Giá trị

• Đánh giá tình trạng sử dụng: Đánh giá tình trạng và hiệu quả sử dụng của tài sản cố định, từ đó đưa ra các khuyến nghị về bảo dưỡng, sửa chữa hoặc thay thế.
• Đánh giá khấu hao và hao mòn: Xác định mức độ khấu hao, hao mòn và đề xuất các biện pháp xử lý tài sản không còn giá trị sử dụng.

Quản lý và Kiểm soát Tài sản

• Đánh giá quy trình quản lý tài sản: Đánh giá hiệu quả của các quy trình quản lý tài sản cố định, từ việc ghi nhận, theo dõi đến kiểm kê tài sản.
• Tư vấn cải tiến: Đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện quy trình quản lý tài sản, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài sản cố định.

3. Báo cáo và Khuyến nghị

Báo cáo Kiểm kê

• Lập báo cáo chi tiết: Cung cấp các báo cáo chi tiết về kết quả kiểm kê hàng tồn kho và tài sản cố định, bao gồm số lượng, tình trạng và giá trị.
• Phân tích và khuyến nghị: Phân tích các phát hiện kiểm kê và đưa ra các khuyến nghị cải tiến quy trình quản lý hàng tồn kho và tài sản.

Theo dõi và Đánh giá Thực hiện

• Giám sát thực hiện khuyến nghị: Theo dõi việc thực hiện các khuyến nghị kiểm kê, đảm bảo các biện pháp cải thiện được triển khai hiệu quả.
• Đánh giá hiệu quả: Đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải thiện sau khi thực hiện, đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra.

Dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho và tài sản của IFA giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán, nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài sản, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và giảm thiểu rủi ro.

Quy trình kiểm kê kho hàng, kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê hàng hóa.

1. Trước khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho

Đối với kiểm kê hàng định kỳ, không thường xuyên thì có các việc bạn cần làm như sau:

– Thông báo cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt hơn. Trong những ngày tiến hành kiểm kê kho hàng, nếu cảm thấy cần thiết có thể thông báo với nhà cung cấp hoặc đối tác, khách hàng (nếu có) để tránh sự phiền hà, hoặc hạn chế tần suất nhập xuất hàng.

– Phân công người chịu trách nhiệm tham gia kiểm kê kho hàng (thường là thủ kho kết hợp với kế toán, hoặc người quản lý, chủ doanh nghiệp,…)

– Lên kế hoạch kiểm kê cụ thể: khu vực nào kiểm hàng trước, khu vực nào kiểm hàng sau, từ ngày nào đến ngày nào,…

Trước ngày tiến hành kiểm kho, cần rà soát lại báo cáo danh sách tồn kho gần nhất để tiến hành thanh lý, xả hàng hoặc xử lý hàng cận date, hàng hư lỗi,… Việc này nhằm để giảm bớt khối lượng công việc trong giai đoạn kiểm kê hàng hóa.

2. Các bước kiểm kê kho hàng hóa

Bước 1: Căn cứ vào phần mềm quản lý, báo cáo tồn kho hoặc thẻ kho để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ nhất (Lưu ý sắp xếp thứ tự theo từng khu vực như kế hoạch đã dự định). Trong mẫu kiểm kê hàng tồn kho có các cột chi tiết như Tên hàng; Mã hàng; Số lượng hàng trong báo cáo; Số lượng kiểm kê thực tế; Ghi chú,…Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản kiểm kê kho hàng hóa bên dưới.

Bước 2: Tiến hành kiểm điểm số lượng hàng thực tế tại kho, ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng có sẵn. Nguyên tắc nên có 2 người cùng thực hiện song song, ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau để tăng tính chính xác.

Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm kê (cột số lượng thực tế) xem có sự chênh lệch hay không. Nếu có, cần kiểm đếm lại một lần nữa để có được số liệu hàng tồn kho thực tế chính xác nhất.

Bước 4: Sau khi đã chốt lại lượng tồn kho thực tế cuối cùng, thực hiện đối chiếu giữa con số này với số lượng trong báo cáo. Trường hợp có sự chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp (như thủ kho, nhân viên kho khu vực,…) phải giải trình cụ thể.

Bước 5: Nếu có chênh lệch, điều chỉnh lại số liệu tồn kho đúng theo thực tế

Bước 6:  Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho sau khi hoàn tất, các bên liên quan ký xác nhận đầy đủ.

Bước 7: Với các trường hợp sai lệch, ban quản lý hoặc chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu để làm rõ nguyên nhân. Có các trường hợp sau:

Chênh lệch thừa (số lượng thực tế nhiều hơn trong báo cáo) có thể do nhầm lẫn trong khâu ghi số liệu báo cáo, làm báo cáo sai, quên nhập số liệu vào hệ thống khi nhập hàng,…

Chênh lệch thiếu (hàng ít hơn trong báo cáo) là vấn đề cần đặc biệt quan tâm. Có thể do nhân viên quên quét mã vạch hay ghi sổ khi xuất hàng, hao hụt do chuyển vị trí, cũng không loại trừ khả năng thất thoát hàng do mất cấp, gian lận,…

Những kinh nghiệm và phương pháp này giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho và tài sản một cách hiệu quả, tối ưu hóa quy trình hoạt động, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả tài chính.

Tại sao doanh nghiệp cần dịch vụ kiểm kê độc lập?

Dịch vụ kiểm kê độc lập là rất quan trọng đối với doanh nghiệp vì nhiều lý do liên quan đến tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài sản và hàng tồn kho. Dưới đây là các lý do chính tại sao doanh nghiệp cần dịch vụ kiểm kê độc lập:

1. Đảm bảo Tính Chính xác và Minh bạch

• Xác thực số liệu: Kiểm kê độc lập giúp xác thực tính chính xác của số liệu về hàng tồn kho và tài sản cố định, so sánh với sổ sách kế toán.
• Tăng cường minh bạch: Đảm bảo rằng thông tin tài chính được trình bày một cách minh bạch và chính xác, giúp các bên liên quan có cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

2. Phát hiện và Ngăn ngừa Gian lận

• Phát hiện gian lận: Kiểm kê độc lập giúp phát hiện các hành vi gian lận hoặc sai phạm liên quan đến hàng tồn kho và tài sản, chẳng hạn như đánh cắp hoặc lạm dụng.
• Ngăn ngừa hành vi không trung thực: Tạo động lực cho nhân viên tuân thủ quy trình và chính sách của doanh nghiệp, giảm nguy cơ hành vi sai trái.

3. Cải thiện Quản lý Hàng tồn kho và Tài sản

• Tối ưu hóa quy trình quản lý: Cung cấp thông tin chi tiết để cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho và tài sản, giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả hơn.
• Phát hiện điểm yếu: Nhận diện các điểm yếu trong hệ thống quản lý và đề xuất các biện pháp cải thiện.

4. Tuân thủ Quy định và Chuẩn mực Kế toán

• Tuân thủ pháp lý: Đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định về báo cáo tài chính.
• Đáp ứng chuẩn mực kế toán: Giúp doanh nghiệp thực hiện đúng các chuẩn mực kế toán liên quan đến hàng tồn kho và tài sản.

5. Tăng Cường Độ Tin Cậy và Uy Tín

• Xây dựng uy tín: Doanh nghiệp với dịch vụ kiểm kê độc lập thường được xem là minh bạch và đáng tin cậy hơn trong mắt nhà đầu tư, đối tác và các bên liên quan.
• Tăng cường niềm tin: Cung cấp sự đảm bảo cho các bên liên quan về tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu tài chính.

6. Hỗ trợ Quyết định Quản lý

• Cung cấp thông tin quan trọng: Các phát hiện từ kiểm kê độc lập cung cấp thông tin quan trọng cho việc ra quyết định chiến lược và quản lý hiệu quả.
• Dự đoán và kế hoạch: Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc dự đoán xu hướng và lập kế hoạch quản lý tài sản và hàng tồn kho.

7. Bảo vệ Tài sản Doanh nghiệp

• Bảo vệ tài sản: Đảm bảo rằng tài sản của doanh nghiệp được bảo vệ và quản lý đúng cách, giảm thiểu nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng.
• Ngăn ngừa tổn thất: Phát hiện các vấn đề tiềm ẩn có thể dẫn đến tổn thất tài sản và đưa ra các biện pháp phòng ngừa.

8. Chuẩn bị Cho Kiểm toán

• Hỗ trợ kiểm toán: Kiểm kê độc lập giúp chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán tài chính hoặc kiểm toán nội bộ, làm cho quá trình kiểm toán diễn ra suôn sẻ hơn.

9. Cải thiện Quản lý Kho và Tài sản

• Tăng cường quản lý kho: Cung cấp các khuyến nghị để cải thiện quy trình quản lý kho, bao gồm kiểm soát nhập xuất hàng hóa và bảo quản.
• Quản lý tài sản cố định: Đưa ra các biện pháp cải thiện việc quản lý và bảo trì tài sản cố định.

Tóm lại, dịch vụ kiểm kê độc lập giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài sản và hàng tồn kho, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và tạo dựng uy tín trên thị trường.