Kế toán doanh nghiệp thương mại dịch vụ là bộ phận kế toán chuyên theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ hoạt động mua, bán và phân phối hàng hóa, dịch vụ. Khác với doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại không tạo ra sản phẩm mới mà tập trung vào lưu chuyển hàng hóa và doanh thu bán hàng. Vì vậy, kế toán trong mô hình này cần kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, doanh thu, giá vốn và công nợ. Bài viết sau đây của IFA sẽ giúp bạn hiểu đúng bản chất, quy trình và cách hạch toán kế toán thương mại trong thực tế.
Kế toán doanh nghiệp thương mại là gì?
Doanh nghiệp thương mại hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ. Kế toán tại đây có nhiệm vụ ghi nhận toàn bộ quá trình hình thành và luân chuyển giá trị của hàng hóa, dịch vụ từ khi mua vào đến khi bán ra thị trường.
Kế toán thương mại là gì?
Kế toán doanh nghiệp thương mại là công tác ghi chép, theo dõi và quản lý toàn bộ quá trình luân chuyển hàng hóa từ khâu mua vào cho đến khi bán ra. Trọng tâm của bộ phận này là kiểm soát chính xác giá trị hàng tồn kho, các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua và doanh thu đạt được từ hoạt động bán hàng. Mọi nghiệp vụ trong kế toán thương mại đều tập trung vào việc xác định giá vốn hàng bán và quản lý biến động của hàng hóa để phục vụ việc tính toán lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Vai trò của kế toán trong doanh nghiệp thương mại
Trong doanh nghiệp thương mại, kế toán không chỉ đơn thuần là ghi chép sổ sách mà đóng vai trò then chốt trong việc điều tiết nguồn lực:
- Quản trị hàng tồn kho: Theo dõi sát sao lượng hàng nhập - xuất để đảm bảo tính thanh khoản, tránh tình trạng đọng vốn hoặc thiếu hụt hàng hóa cung ứng.
- Kiểm soát giá vốn và chi phí: Tính toán chính xác giá nhập kho (bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc xếp) để làm cơ sở thiết lập giá bán và xác định biên lợi nhuận.
- Quản lý công nợ và dòng tiền: Kiểm soát chặt chẽ các khoản phải thu từ khách hàng và phải trả nhà cung cấp, đảm bảo vòng xoay vốn lưu động diễn ra liên tục.
- Cung cấp dữ liệu ra quyết định: Báo cáo chi tiết về mặt hàng bán chạy, tỷ lệ chiết khấu và hiệu quả doanh thu theo từng thời điểm để chủ doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch kinh doanh.
- Đảm bảo tính tuân thủ: Thực hiện đúng các quy định về hóa đơn điện tử, kê khai thuế VAT và cập nhật kịp thời các thay đổi từ chính sách kế toán mới nhất (như Thông tư 99/2025/TT-BTC).
Quy trình kế toán công ty thương mại
Đối với doanh nghiệp thương mại, việc xây dựng quy trình kế toán bài bản là yếu tố then chốt giúp kiểm soát chặt chẽ hoạt động mua – bán – tồn kho và dòng tiền. Dưới đây là 8 bước tiêu chuẩn trong quy trình kế toán doanh nghiệp thương mại dịch vụ, được thiết kế tối ưu giúp doanh nghiệp vận hành khoa học và tuân thủ đúng quy định pháp luật:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ đầu vào
Đây là bước nền tảng để đảm bảo tính pháp lý và điều kiện khấu trừ thuế cho doanh nghiệp. Kế toán cần thu thập đầy đủ hóa đơn điện tử, hợp đồng và biên bản giao nhận. Việc kiểm tra tập trung vào tính hợp lệ của thông tin (MST, tên doanh nghiệp, chữ ký số) và đối chiếu với thực tế hàng hóa để tránh sai sót về sau.
Bước 2: Ghi nhận và nhập kho hàng hóa
Sau khi chứng từ hợp lệ, hàng hóa được đưa vào kho và cập nhật vào hệ thống để theo dõi số lượng, giá trị. Kế toán cần lập phiếu nhập kho dựa trên hóa đơn, phối hợp với thủ kho xác nhận tình trạng hàng và ghi nhận chi tiết mã hàng, đơn vị tính vào phần mềm. Việc cập nhật tồn kho kịp thời giúp doanh nghiệp luôn chủ động trong kế hoạch cung ứng.
Bước 3: Theo dõi công nợ phải trả
Quản lý công nợ nhà cung cấp giúp doanh nghiệp duy trì uy tín và dòng vốn luân chuyển ổn định. Kế toán cần cập nhật các khoản phải trả theo từng hóa đơn, ghi chú thời hạn thanh toán và các khoản chiết khấu thanh toán được hưởng. Định kỳ, việc lập bảng theo dõi và đối chiếu công nợ giúp kiểm soát chặt chẽ tiền ra và tối ưu hóa kế hoạch chi trả.
Bước 4: Xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu
Doanh thu thương mại được ghi nhận ngay khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng và khách hàng xác nhận. Kế toán tiến hành lập hóa đơn điện tử đúng quy định, ghi nhận doanh thu thuần và các khoản giảm trừ (nếu có). Đây là bước trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và nghĩa vụ thuế Giá trị gia tăng (GTGT) của doanh nghiệp.
Bước 5: Theo dõi công nợ phải thu từ khách hàng
Để tránh nợ xấu và đảm bảo dòng tiền vào, kế toán cần quản lý chặt chẽ các khoản thu tiền từ khách hàng. Quy trình bao gồm việc cập nhật số dư nợ theo từng hóa đơn, theo dõi tuổi nợ và gửi thông báo nhắc nợ định kỳ.
Bước 6: Kiểm kê và kiểm soát tồn kho
Kiểm kê định kỳ (tháng, quý hoặc năm) là hoạt động bắt buộc để đối soát số liệu sổ sách với thực tế kho. Kế toán doanh nghiệp thương mại lập kế hoạch kiểm kê, xác định nguyên nhân sai lệch (nếu có) như hao hụt, hỏng hóc để lập phiếu điều chỉnh. Báo cáo tồn kho cuối cùng là căn cứ quan trọng để Ban giám đốc đưa ra quyết định nhập hàng hoặc thanh lý hàng tồn lâu ngày.
Bước 7: Kê khai và nộp báo cáo thuế định kỳ
Tuân thủ pháp luật thuế là yêu cầu trọng yếu đối với mỗi kế toán viên. Công việc bao gồm lập tờ khai thuế GTGT, thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) và tạm tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo tháng hoặc quý. Kế toán cần rà soát kỹ hóa đơn đầu vào - đầu ra để đảm bảo tính hợp pháp của các khoản khấu trừ trước khi nộp qua cổng thuế điện tử.
Bước 8: Lập báo cáo tài chính và quyết toán cuối năm
Đây là bước cuối cùng để tổng hợp bức tranh tài chính của doanh nghiệp sau một năm hoạt động. Kế toán thực hiện kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định lợi nhuận, từ đó lập Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và Thuyết minh báo cáo tài chính. Cuối cùng, thực hiện quyết toán thuế TNDN và nộp báo cáo cho cơ quan chức năng đúng thời hạn quy định.
Hạch toán các nghiệp vụ kế toán thương mại
Việc nắm vững các bút toán hạch toán giúp quản lý chính xác luồng hàng và doanh thu. Quy trình hạch toán tập trung vào hai mảng lớn:
Hạch toán nghiệp vụ mua hàng hóa
Giai đoạn này phản ánh giá trị tài sản nhập kho và nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp:
Khi nhập kho hàng hóa:
- Nợ TK 156 (Giá trị hàng), 153 (Bao bì - nếu có), 1331 (Thuế GTGT khấu trừ).
- Có TK 331, 111, 112... (Tổng giá thanh toán).
Chi phí thu mua (Vận chuyển, bốc xếp):
- Nợ TK 156 (Tăng giá trị hàng hóa), 1331.
- Có TK 331, 111, 112.
Chiết khấu thương mại, hàng mua trả lại:
- Nợ TK 331, 111, 112 (Tổng giá trị được giảm).
- Có TK 156 (Giảm giá trị hàng), 1331 (Giảm thuế tương ứng).
Chiết khấu thanh toán được hưởng:
- Nợ TK 331, 111, 112.
- Có TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính).
Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa
Thực hiện đồng thời bút toán ghi nhận chi phí (giá vốn) và lợi ích kinh tế (doanh thu):
Ghi nhận giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 632.
- Có TK 156, 151 (Giá trị thực tế hàng xuất bán).
Ghi nhận doanh thu bán hàng:
- Nợ TK 111, 112, 131.
- Có TK 5111 (Doanh thu bán hàng), 3331 (Thuế GTGT phải nộp).
Các khoản giảm trừ doanh thu (Chiết khấu, giảm giá, hàng trả lại):
- Nợ TK 521, 3331 (Giảm thuế GTGT).
- Có TK 131, 111, 112.
- Lưu ý: Nếu là hàng trả lại, cần thêm bút toán nhập kho: Nợ TK 156 / Có TK 632.
Chiết khấu thanh toán cho khách hàng:
- Nợ TK 635 (Chi phí tài chính).
- Có TK 131, 111, 112.
Các bút toán kết chuyển cuối kỳ
Để xác định kết quả kinh doanh, kế toán thực hiện kết chuyển dữ liệu vào tài khoản xác định kết quả:
- Kết chuyển giảm trừ doanh thu: Nợ TK 5111 / Có TK 521.
- Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 5111 / Có TK 911.
- Kết chuyển giá vốn và chi phí tài chính: Nợ TK 911 / Có TK 632, 635.
Lưu ý khi thực hiện kế toán trong doanh nghiệp thương mại
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi hạch toán
- Ghi nhận doanh thu đúng thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc dịch vụ
- Xác định giá vốn tương ứng với doanh thu trong cùng kỳ
- Theo dõi nhập, xuất, tồn kho theo từng mã hàng
- Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ để phát hiện chênh lệch
- Quản lý công nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng
- Đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng và nhà cung cấp
- Áp dụng đúng chuẩn mực kế toán và quy định thuế hiện hành
- Đảm bảo số liệu kế toán thống nhất giữa sổ sách và báo cáo thuế
Kết luận
Kế toán doanh nghiệp thương mại đòi hỏi sự chính xác trong từng nghiệp vụ mua bán, quản lý hàng hóa, công nợ và thuế. Khi quy trình kế toán được tổ chức bài bản và hạch toán đúng bản chất, doanh nghiệp sẽ kiểm soát tốt dòng tiền và hạn chế rủi ro pháp lý.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm dịch vụ kế toán trọn gói cho mô hình thương mại hoặc thương mại dịch vụ, IFA là đơn vị đồng hành phù hợp. Liên hệ IFA để được tư vấn giải pháp kế toán phù hợp với mô hình doanh nghiệp của bạn.
Công ty TNHH Kiểm Toán Tư Vấn IFA
- Trụ sở chính: Tầng 2, Tòa nhà Minh Khang, 120A Trần Kế Xương, Phường Cầu Kiệu, TP. HCM
- Văn phòng TPHCM: 33 Đặng Thùy Trâm, Phường Bình Lợi Trung, TP.HCM, Việt Nam
- Email: info@ifa.com.vn
- Hotline: 0909.294.209 – (028) 3622 2162
- Văn phòng Hà Nội: Tầng 3, 202 Khương Đình, phường Khương Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Hotline: 0909.294.209 - (024).3209 9066
- Email: hanoi@ifa.com.vn
- Website: Ifa.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/kiemtoanifa
- X: https://x.com/kiemtoanifa
