Tư vấn triển khai ERP

ERP là gì?

Trước hết bạn cần biết ERP là viết tắt của cụm từ nào?

• E là Enterprise.

• R là Resource.

• P là Planning.

Tổng hợp lại, ERP là Enterprise Resource Planning, dịch nghĩa là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

Bạn có thể hình dung phần mềm ERP là một mô hình công nghệ mang tính đa dạng chức năng all-in-one (tất cả trong một), được tích hợp nhiều phân hệ (module) khác nhau giúp tự động hóa tất cả các hoạt động liên quan đến tài nguyên của một doanh nghiệp.

Mục đích tạo ra ERP là muốn có một hệ thống dữ liệu đồng nhất và xuyên suốt cho tất cả các phòng ban, từ bán hàng, nhân sự cho đến kế toán – tài chính… Ngoài ra, ERP còn đưa ra các phân tích, dự báo từ dữ liệu hiện tại để giúp nhà điều hành ra những quyết định chính xác cũng như hỗ trợ các bộ phận chuyên môn làm việc hiệu quả hơn.

Do đó, thay vì sử dụng những phần mềm quản lý riêng lẻ thì sự ra đời của ERP như một phương án tối ưu cho mọi doanh nghiệp.

Tư vấn ERP: ERP là gì?

Một hệ thống ERP thường bao gồm các phân hệ sau:

• Nhân sự

• Tài chính – kế toán

• Quản lý hàng hóa (bao gồm hàng tồn kho)

• Quản lý chuỗi cung ứng

• Thương mại điện tử

• Quan hệ khách hàng

• Các điểm bán hàng

• …

Nhiệm vụ của tư vấn ERP

Nhiệm vụ chính của tư vấn ERP là hoạch định kế hoạch triển khai và đưa ra các giải pháp cho một dự án ERP hoàn chỉnh bao gồm các công việc như tư vấn chính, tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật…

Nhiệm vụ chi tiết của tư vấn ERP:

• Tư vấn chính: Khi triển khai, nhà cung cấp giải pháp ERP cần có một người tư vấn chính để nắm vai trò điều phối toàn bộ các hoạt động triển khai, đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra.

• Tư vấn quản lý: Tư vấn quản lý rất cần thiết đặc biệt là trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP. Tư vấn quản lý giúp đội triển khai hiểu rõ được quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp.

• Tư vấn hệ thống: Có vai trò cốt yếu trong triển khai ERP. Tư vấn hệ thống thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh chính xác các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời đào tạo nhân sự sử dụng ERP. Tư vấn hệ thống thường do các chuyên gia về phần mềm ERP thực hiện.

• Tư vấn kỹ thuật: Khảo sát cơ sở hạ tầng CNTT của doanh nghiệp từ đó đưa ra đề xuất nâng cấp, cải thiện cơ sở hạ tầng, giải quyết các vấn về chuyển đổi dữ liệu, yêu cầu tích hợp, cài đặt hệ thống… đáp ứng yêu cầu vận hành ERP xuyên suốt trên toàn hệ thống.

• Ngoài ra còn có các nhiệm vụ tư vấn khác tùy thuộc vào từng dự án ERP: Tư vấn tài chính, tư vấn nghiệp vụ…

Quy trình tư vấn ERP để chọn được phần mềm chất lượng

Việc đầu tư, triển khai giải pháp ERP cho mỗi doanh nghiệp được đánh giá là chiến lược mang tính dài hạn. Do vậy, quy trình tư vấn ERP, lựa chọn nhà cung cấp phải được cân nhắc, xem xét kỹ càng để đưa ra quyết định hợp lý nhất.

Để giúp bạn hình dung rõ ràng hơn, dưới đây, chúng tôi sẽ đưa ra 7 bước cần thực hiện trong việc lựa chọn đơn vị tư vấn ERP và chọn hệ thống ERP thành công:

• Bước 1: Đánh giá nhà cung cấp

Tổ chức cuộc họp với ban lãnh đạo công ty để đánh giá các nhà cung cấp, từ đó hình thành nên một bộ tiêu chí để dễ dàng lựa chọn (giá, tính năng, công nghệ…).

• Bước 2: Đánh giá tình hình nội bộ

Xem xét lại hoạt động quản lý, tổ chức, kinh doanh của doanh nghiệp để xác định được đâu là điểm tốt và điểm chưa tốt cần cải tiến, đổi mới.

• Bước 3: Lên lịch tư vấn ERP

Tiếp nhận tư vấn ERP thông qua cuộc gọi điện thoại, gặp trực tiếp hoặc gửi bảng giới thiệu từ những nhà cung cấp mà bạn đang cân nhắc để đưa ra sự khác biệt.

• Bước 4: Rút gọn danh sách

Từ danh sách 10 – 20 đơn vị tư vấn ERP, bạn nên rút gọn còn 2 – 3 ứng viên phù hợp nhất với tình hình doanh nghiệp hiện tại.

• Bước 5: Chuẩn bị câu hỏi để xác định quan ngại của bạn

Tiếp tục trao đổi với những nhà cung cấp đã lọc ở vòng trước để xem xét độ tương thích trong quá trình làm việc. Cùng với đó, hãy đặt ra những câu hỏi hay các vấn đề khó khăn để những nhà cung cấp giải quyết và tiến hành đánh giá.

• Bước 6: Tham chiếu thông tin nhà cung cấp

Tìm hiểu, trao đổi với các công ty đã được tư vấn ERP và triển khai phần mềm từ nhà cung cấp bạn đang cân nhắc để có những thông tin khách quan nhất trước khi đưa ra quyết định.

• Bước 7: Chọn nhà tư vấn ERP và cung cấp giải pháp phần mềm tốt nhất.

Tổng hợp tất cả thông tin sau quá trình thu thập, phân tích để đưa ra sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp.

Quy trình lựa chọn đơn vị tư vấn ERP và cung cấp phần mềm chất lượng

Các doanh nghiệp cần chú ý điều gì khi được tư vấn ERP và thực hiện quy trình triển khai?

• Nhà cung cấp ERP báo giá quá thấp, thời gian thực hiện ngắn hay đưa ra kế hoạch phân bổ nguồn lực không rõ ràng thì nên xem xét lại.

• Nếu doanh nghiệp của bạn chưa chuẩn hóa cơ sở hạ tầng mà đã vội tổ chức triển khai ERP thì khả năng thất bại rất cao.

• Triển khai ERP nên chia thành nhiều giai đoạn thực hiện để dễ dàng kiểm soát và quản lý.

• Kế hoạch cần ưu tiên xử lý những nghiệp vụ phát sinh thường xuyên trước sẽ mang lại hiệu quả sử dụng cao hơn.

• Quá trình thực hiện cần sự phối hợp của các phòng ban, đặc biệt là những vị trí cấp cao để giúp giải quyết các bất đồng và thúc đẩy quá trình làm việc nhanh hơn.

Để triển khai một dự án ERP đạt kết quả tốt thì việc tư vấn erp là vấn đề cần phải chú trọng. Thông qua bài viết, hy vọng đã cung cấp thêm các thông tin hữu ích cho doanh nghiệp khi triển khai ERP.

Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua: 

CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN TƯ VẤN IFA

VĂN PHÒNG TPHCM

Trụ sở: Tầng 2, Tòa nhà Minh Khang, 120A Trần Kế Xương, P.7, Quận Phú Nhuận

Email: info@ifa.com.vn

Hotline: 0909.294.209 – (028) 3622 2162

VĂN PHÒNG HÀ NỘI:

Địa chỉ: Tầng 3, số 46, ngõ 168, Nguyễn Xiển, P.Hạ Đình, Quận Thanh Xuân, Hà Nội

Điện thoại liên hệ: 0909.294.209 - 024.32099066

Email: hanoi@ifa.com.vn

Website: Ifa.com.vn