Cuối mỗi kỳ kế toán, doanh nghiệp đều phải thực hiện đóng sổ sách kế toán để tổng hợp số liệu và chuẩn bị cho báo cáo tài chính. Nếu thực hiện thiếu kiểm soát, sổ sách dễ phát sinh chênh lệch, gây rủi ro khi quyết toán thuế. Bài viết dưới đây của IFA giúp bạn hiểu rõ mục đích, hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình đóng sổ kế toán theo cách dễ áp dụng trong thực tế doanh nghiệp.
Đóng sổ sách kế toán để làm gì?
Đóng sổ kế toán là bước tổng hợp và xác nhận toàn bộ số liệu kế toán tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán. Việc này giúp doanh nghiệp chốt lại các nghiệp vụ đã phát sinh, đảm bảo số liệu trên sổ sách phản ánh đúng thực trạng tài chính trong năm.
Mục đích chính của việc đóng sổ kế toán gồm:
- Chốt số liệu doanh thu, chi phí, công nợ và dòng tiền cuối kỳ
- Làm căn cứ lập báo cáo tài chính năm
- Rà soát và điều chỉnh các sai sót trong hạch toán
- Đảm bảo tính thống nhất giữa sổ kế toán và báo cáo thuế
- Hoàn thiện sổ sách để lưu trữ và phục vụ kiểm tra
- Phục vụ công tác kiểm tra, giải trình khi cần
Quy trình đóng sổ sách kế toán chi tiết
Quy trình đóng sổ kế toán được thực hiện theo từng bước nhằm kiểm soát số liệu phát sinh trong kỳ và chốt sổ trước khi lập báo cáo tài chính. Mỗi bước có vai trò riêng và cần thực hiện theo đúng trình tự để đảm bảo tính nhất quán của sổ sách.
Bước 1. Rà soát và kiểm tra chứng từ kế toán
Kế toán tiến hành rà soát toàn bộ chứng từ phát sinh trong kỳ kế toán. Bao gồm hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, chứng từ thu chi, hồ sơ ngân hàng và hợp đồng kinh tế. Tập trung vào việc kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, thời điểm phát sinh và sự phù hợp với nghiệp vụ thực tế. Những chứng từ thiếu thông tin, sai sót hoặc chưa kê khai cần được xử lý trước khi ghi sổ. Đây là bước nền tảng trong đóng sổ sách kế toán, ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của số liệu cuối kỳ.
Bước 2. Ghi sổ kế toán
Sau khi chứng từ đã được kiểm soát, kế toán thực hiện ghi sổ đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh. Việc ghi sổ cần đảm bảo đúng tài khoản, đúng kỳ và đúng bản chất nghiệp vụ. Các khoản chi phí trả trước, doanh thu chưa ghi nhận hoặc nghiệp vụ phát sinh cuối kỳ cần được hạch toán bổ sung. Ghi sổ đúng ngay từ đầu giúp hạn chế bút toán điều chỉnh ở giai đoạn khóa sổ.
Bước 3. Đối chiếu số liệu sổ sách
Kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa các sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Đồng thời, đối chiếu công nợ phải thu, phải trả với từng đối tượng liên quan. Số dư tiền mặt được đối chiếu với quỹ thực tế. Số dư tiền gửi ngân hàng được đối chiếu với sao kê tại thời điểm cuối kỳ. Hàng tồn kho được kiểm kê và so sánh với số liệu trên sổ sách. Mọi chênh lệch cần được xác định nguyên nhân và điều chỉnh trong kỳ.
Bước 4. Khóa sổ kế toán
Sau khi hoàn tất đối chiếu và điều chỉnh, kế toán thực hiện khóa sổ kế toán trên hệ thống. Từ thời điểm khóa sổ, số liệu kế toán không được tự ý thay đổi. Việc khóa sổ giúp cố định số liệu và đảm bảo tính ổn định cho các báo cáo sử dụng về sau. Trường hợp cần điều chỉnh, kế toán phải thực hiện theo đúng quy trình và có căn cứ hợp lệ.
Bước 5. Lập báo cáo tài chính
Dựa trên số liệu đã khóa sổ, kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính theo quy định. Các chỉ tiêu trên báo cáo phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động và dòng tiền trong kỳ. Báo cáo tài chính cần đảm bảo tính nhất quán với sổ kế toán và các báo cáo thuế đã nộp. Đây là kết quả cuối cùng của toàn bộ quy trình đóng sổ sách kế toán.
Bước 6. Lưu trữ chứng từ và sổ sách kế toán
Sau khi hoàn tất báo cáo, doanh nghiệp thực hiện in sổ kế toán, ký xác nhận và đóng dấu theo quy định. Hồ sơ và chứng từ kế toán được sắp xếp, lưu trữ đúng thời hạn pháp luật yêu cầu. Việc lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp thuận tiện khi tra cứu, giải trình và phục vụ công tác kiểm tra khi phát sinh.
Lưu ý khi đóng sổ sách kế toán
Khi thực hiện đóng sổ kế toán, doanh nghiệp cần chú ý một số điểm cơ bản để đảm bảo số liệu được chốt đúng và hạn chế sai lệch sau khi khóa sổ.
- Rà soát chứng từ đầy đủ trước khi ghi nhận và khóa sổ
- Không để tồn các khoản chi chưa đủ hồ sơ hợp lệ
- Đối chiếu số liệu sổ kế toán với báo cáo thuế đã nộp
- Kiểm tra công nợ, tồn kho và số dư tiền tại thời điểm cuối kỳ
- Hạn chế điều chỉnh số liệu sau khi đã khóa sổ
- In sổ, ký xác nhận và lưu trữ hồ sơ đúng quy định
Dịch vụ soát xét kế toán chuyên nghiệp tại IFA
Việc tự thực hiện đóng sổ kế toán tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không có đủ thời gian và kinh nghiệm kiểm soát số liệu. Thuê dịch vụ chuyên nghiệp giúp sổ sách được rà soát bài bản, số liệu được chốt đúng quy trình và hạn chế sai sót khi lập báo cáo tài chính.
Dịch vụ soát xét kế toán sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đóng sổ kế toán chính xác:
- Rà soát và kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh
- Đối chiếu sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo thuế
- Điều chỉnh các sai lệch trước khi khóa sổ
- Kiểm tra và đảm bảo tuân thủ pháp luật và chuẩn mực kế toán
- Hỗ trợ khóa sổ và chuẩn bị số liệu lập báo cáo tài chính
Sử dụng dịch vụ đóng sổ sách kế toán ở những nơi uy tín giúp doanh nghiệp chủ động về thời gian, giảm áp lực cuối kỳ và đảm bảo sổ sách phản ánh đúng thực tế. Đặc biệt, với các kỳ kế toán đã phát sinh sai sót, việc soát xét bởi đơn vị chuyên môn giúp hạn chế rủi ro khi kiểm tra hoặc giải trình về sau.
Kết luận
Đóng sổ sách kế toán là bước cần thiết để chốt số liệu, hoàn thiện sổ sách và làm cơ sở lập báo cáo tài chính cuối kỳ. Khi thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp kiểm soát được số liệu, hạn chế sai lệch và chủ động hơn trong công tác kế toán, thuế.
Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ kế toán, IFA sẵn sàng hỗ trợ. Đội ngũ IFA cung cấp giải pháp kế toán phù hợp từng nhu cầu, giúp sổ sách được hoàn thiện đúng quy định và dễ dàng sử dụng, lưu trữ về sau.
Công ty TNHH Kiểm Toán Tư Vấn IFA
- Trụ sở chính: Tầng 2, Tòa nhà Minh Khang, 120A Trần Kế Xương, Phường Cầu Kiệu, TP. HCM
- Văn phòng TPHCM: 33 Đặng Thùy Trâm, Phường Bình Lợi Trung, TP.HCM, Việt Nam
- Email: info@ifa.com.vn
- Hotline: 0909.294.209 – (028) 3622 2162
- Văn phòng Hà Nội: Tầng 3, 202 Khương Đình, phường Khương Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Hotline: 0909.294.209 - (024).3209 9066
- Email: hanoi@ifa.com.vn
- Website: Ifa.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/kiemtoanifa
- X: https://x.com/kiemtoanifa
