Bảng cân đối kế toán là một trong những báo cáo tài chính quan trọng nhất, phản ánh toàn bộ tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Việc hiểu rõ cách lập bảng cân đối kế toán giúp bạn nắm được sức khỏe tài chính và kiểm soát dòng tiền hiệu quả. Bài viết dưới đây của IFA sẽ hướng dẫn bạn cách lập bảng cân đối kế toán đơn giản theo đúng quy định hiện hành, kèm các lưu ý thực tế giúp kế toán viên xử lý nhanh và chính xác.
Bảng cân đối kế toán là gì?
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh toàn bộ giá trị tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Báo cáo này cho biết doanh nghiệp đang sở hữu bao nhiêu tài sản và nguồn vốn hình thành từ đâu, giúp nhà quản lý đánh giá sức khỏe tài chính và khả năng thanh toán.
Trong khi đó, theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, bảng cân đối kế toán được đơn giản hóa về chỉ tiêu và hình thức trình bày, áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ. Mục tiêu của Thông tư 133 là giúp kế toán dễ tổng hợp số liệu, giảm bớt các khoản mục phức tạp mà vẫn đảm bảo phản ánh đúng tình hình tài chính.
Tóm lại, doanh nghiệp vừa và lớn cần lập bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200, còn doanh nghiệp nhỏ có thể chọn cách lập bảng cân đối kế toán theo Thông tư 133 để dễ thực hiện và phù hợp quy mô hoạt động.
Cấu trúc của bảng cân đối kế toán chuẩn
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, bảng cân đối kế toán thể hiện toàn bộ tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Cấu trúc báo cáo chia thành hai phần lớn: Tài sản và Nguồn vốn, được trình bày theo nguyên tắc tổng tài sản luôn bằng tổng nguồn vốn.
Tài sản
Phần tài sản phản ánh toàn bộ giá trị mà doanh nghiệp đang kiểm soát, có khả năng mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai. Các khoản mục được sắp xếp dựa trên tính thanh khoản - tức khả năng chuyển đổi thành tiền mặt.
Tài sản ngắn hạn: Đây là nhóm tài sản có thể thu hồi, sử dụng hoặc chuyển đổi trong vòng một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh. Bao gồm:
- Tiền và các khoản tương đương tiền: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển.
- Các khoản phải thu ngắn hạn: Công nợ khách hàng, tạm ứng, khoản thu nội bộ.
- Đầu tư tài chính ngắn hạn: Chứng khoán kinh doanh, đầu tư ngắn hạn dưới 12 tháng.
- Hàng tồn kho: Nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm.
- Tài sản ngắn hạn khác: Chi phí trả trước, thuế GTGT được khấu trừ, tài sản khác có thời gian thu hồi dưới 12 tháng.
Tài sản dài hạn: Nhóm tài sản này được sử dụng lâu dài cho hoạt động sản xuất – kinh doanh, thời gian thu hồi vốn trên 12 tháng. Gồm:
- Các khoản phải thu dài hạn: Cho vay nội bộ, công nợ dài hạn.
- Tài sản cố định: Bao gồm tài sản hữu hình (máy móc, nhà xưởng) và vô hình (bản quyền, phần mềm).
- Đầu tư tài chính dài hạn: Góp vốn, đầu tư vào công ty con, công ty liên kết.
- Bất động sản đầu tư: Nhà, đất nắm giữ nhằm mục đích cho thuê hoặc chờ tăng giá.
- Chi phí xây dựng dở dang: Các dự án đang triển khai chưa hoàn thành.
- Tài sản dài hạn khác: Chi phí trả trước dài hạn, tài sản thuế thu nhập hoãn lại.
Nguồn vốn
Nguồn vốn thể hiện cách doanh nghiệp hình thành nên tài sản, bao gồm nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
Nợ phải trả: Là các nghĩa vụ tài chính mà doanh nghiệp phải thanh toán cho tổ chức, cá nhân khác. Gồm hai nhóm:
- Nợ ngắn hạn: Phải trả người bán, thuế phải nộp, chi phí phải trả, vay ngắn hạn.
- Nợ dài hạn: Các khoản vay, trái phiếu, công nợ có thời hạn thanh toán trên 12 tháng.
Vốn chủ sở hữu: Phản ánh giá trị ròng của doanh nghiệp sau khi trừ toàn bộ nợ phải trả. Thành phần vốn chủ sở hữu gồm:
- Vốn góp của chủ sở hữu: Phần vốn góp hoặc cổ phần do thành viên góp.
- Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối: Lợi nhuận tích lũy qua các kỳ.
- Quỹ đầu tư phát triển và các quỹ khác: Nguồn vốn trích lập từ lợi nhuận để tái đầu tư, mở rộng hoạt động.
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, cấu trúc bảng cân đối kế toán được rút gọn hơn, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ. Các khoản mục chi tiết như đầu tư dài hạn, bất động sản đầu tư hoặc chênh lệch tỷ giá có thể gộp chung vào nhóm tài sản hoặc nguồn vốn tương ứng. Khi lập bảng cân đối kế toán trên Excel, doanh nghiệp có thể áp dụng cách nhóm gọn này để bảng dễ theo dõi và tránh trùng lặp số liệu.
Nguyên tắc khi lập bảng cân đối kế toán
Theo hướng dẫn lập bảng cân đối kế toán trong Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, khi lập và trình bày báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc chung để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của số liệu.
Trước hết, các chỉ tiêu Tài sản và Nợ phải trả phải được phân loại theo kỳ hạn ngắn hạn hoặc dài hạn dựa trên chu kỳ kinh doanh thực tế của doanh nghiệp:
- Nếu doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh 12 tháng, các khoản Tài sản hoặc Nợ phải trả được thu hồi hoặc thanh toán trong vòng 12 tháng kể từ ngày báo cáo sẽ được xếp vào ngắn hạn. Ngược lại, nếu thời gian thu hồi hoặc thanh toán trên 12 tháng thì được ghi nhận là dài hạn.
- Với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài hơn 12 tháng, việc phân loại sẽ dựa trên chính chu kỳ này. Nếu khoản mục được thu hồi hoặc thanh toán trong một chu kỳ kinh doanh, sẽ được tính là ngắn hạn; còn nếu vượt quá một chu kỳ, sẽ được xếp vào dài hạn. Trường hợp này, doanh nghiệp cần thuyết minh rõ về ngành nghề, đặc thù hoạt động và thời gian trung bình của chu kỳ kinh doanh đang áp dụng.
- Trong trường hợp không xác định được chu kỳ kinh doanh, các chỉ tiêu Tài sản và Nợ phải trả sẽ được sắp xếp theo mức độ thanh khoản giảm dần, tức là từ dễ chuyển đổi thành tiền đến khó chuyển đổi hơn.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có đơn vị phụ thuộc không có tư cách pháp nhân, khi lập bảng cân đối kế toán, cần loại trừ toàn bộ số dư giao dịch nội bộ giữa các đơn vị cấp dưới hoặc giữa cấp trên và cấp dưới. Cách loại trừ này thực hiện tương tự như khi hợp nhất báo cáo tài chính.
Trong trường hợp doanh nghiệp thiếu dữ liệu cho một số chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán, không bắt buộc phải trình bày những chỉ tiêu đó. Tuy nhiên, cần đánh lại số thứ tự các dòng để đảm bảo báo cáo rõ ràng, liên tục và dễ kiểm tra.
Cần chuẩn bị những gì trước khi lập bảng cân đối kế toán
Trước khi lập bảng cân đối kế toán, doanh nghiệp cần rà soát và hoàn thiện toàn bộ dữ liệu kế toán trong kỳ để đảm bảo báo cáo chính xác và khớp số liệu giữa các phần hành.
- Kiểm tra số dư đầu kỳ: Đối chiếu số dư các tài khoản với bảng cân đối kỳ trước, đảm bảo tính liên tục và chính xác. Nếu có chênh lệch, xác định nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
- Rà soát bút toán phát sinh: Kiểm tra toàn bộ nghiệp vụ kế toán trong kỳ, đối chiếu số liệu với thuế, bảo hiểm, ngân hàng, khách hàng và nhà cung cấp. Mọi bút toán phải có chứng từ hợp lệ và ghi nhận đúng tài khoản.
- Hoàn thiện bút toán cuối kỳ: Thực hiện phân bổ chi phí, khấu hao, dự phòng và kết chuyển doanh thu - chi phí. Đảm bảo các tài khoản đầu 5, 6, 7, 8, 9 không còn số dư tại thời điểm lập báo cáo.
- Kiểm tra sổ chi tiết và phân loại tài khoản: Đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với sổ cái. Phân loại rõ tài sản và nợ phải trả theo nhóm ngắn hạn và dài hạn dựa trên thời hạn thu hồi hoặc thanh toán thực tế.
- Tổng hợp bảng cân đối phát sinh: Lập bảng cân đối phát sinh tài khoản trong kỳ và kiểm tra số dư nợ - có khớp với sổ cái. Đây là căn cứ quan trọng để lập bảng cân đối kế toán chi tiết chính xác.
Hướng dẫn lập bảng cân đối kế toán chi tiết
Để thực hiện cách lập bảng cân đối kế toán chính xác, kế toán viên cần nắm rõ quy trình, phân loại tài khoản đúng nhóm và đảm bảo công thức cân đối giữa tài sản - nợ phải trả - vốn chủ sở hữu. Dưới đây là 5 bước lập bảng cân đối kế toán chi tiết theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, có thể áp dụng khi lập bảng cân đối kế toán trên Excel hoặc phần mềm kế toán doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định thời điểm lập báo cáo tài chính.
Bảng cân đối kế toán phản ánh số liệu tại một thời điểm cụ thể, không phải trong suốt kỳ kế toán. Do đó, cần xác định rõ ngày, tháng, năm lập báo cáo và ghi đúng vào phần tiêu đề của biểu mẫu.
Thông thường, doanh nghiệp sẽ lập bảng cân đối kế toán vào ngày 31/12 hàng năm - là thời điểm kết thúc năm tài chính. Tuy nhiên, tùy nhu cầu quản trị hoặc yêu cầu kiểm tra nội bộ, báo cáo cũng có thể được lập theo quý hoặc theo chu kỳ nửa năm.
Bước 2: Tổng hợp các tài khoản và tính tổng tài sản.
Doanh nghiệp cần thu thập toàn bộ số dư tài khoản thuộc nhóm tài sản từ sổ kế toán hoặc phần mềm kế toán, sau đó tính tổng để xác định tổng giá trị tài sản tại thời điểm báo cáo.
Theo Thông tư 200, các nhóm tài sản chính bao gồm:
- Tài sản ngắn hạn: Gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu ngắn hạn, hàng tồn kho, chi phí trả trước ngắn hạn.
- Tài sản dài hạn: Bao gồm tài sản cố định, đầu tư dài hạn, bất động sản đầu tư, chi phí xây dựng cơ bản dở dang.
- Chi phí trả trước: Các khoản chi trước cho hoạt động kinh doanh tương lai.
- Tài sản khác: Các khoản chưa được phân loại như tài sản chờ xử lý, khoản đầu tư khác.
Cách thực hiện:
- Lấy số dư Nợ cuối kỳ của các tài khoản nhóm tài sản.
- Ghi nhận lần lượt từng chỉ tiêu vào phần tài sản.
- Cộng tổng toàn bộ số dư để ra tổng tài sản của doanh nghiệp.
Bước 3: Xác định và tính tổng nợ phải trả.
Sau khi có tổng tài sản, kế toán cần xác định tổng nợ phải trả, bao gồm cả nợ ngắn hạn và dài hạn. Dựa theo Thông tư 200, nguồn vốn của doanh nghiệp được chia thành 3 nhóm:
- Vốn chủ sở hữu: Gồm vốn điều lệ, thặng dư vốn, lợi nhuận chưa phân phối, các quỹ dự trữ và đầu tư phát triển.
- Nợ ngắn hạn: Các khoản phải trả người bán, chi phí phải trả, vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn.
- Nợ dài hạn: Gồm vay dài hạn, trái phiếu phát hành, thuế hoãn lại và các khoản dự phòng dài hạn.
Cách thực hiện:
- Thu thập số dư Có cuối kỳ của các tài khoản thuộc nhóm nợ phải trả.
- Cộng toàn bộ các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn để xác định tổng nợ cần thanh toán của doanh nghiệp.
Bước 4: Sắp xếp tài sản và nợ phải trả theo đúng thứ tự
Khi nhập dữ liệu vào bảng cân đối kế toán, cần tuân theo trình tự chuẩn của biểu mẫu Thông tư 200 để báo cáo rõ ràng và dễ theo dõi.
- Phần tài sản: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần về khả năng thanh khoản, bắt đầu từ tiền mặt, tiền gửi đến các tài sản cố định, đầu tư dài hạn.
- Phần nợ phải trả: Sắp xếp theo thứ tự đến hạn thanh toán tăng dần, từ các khoản ngắn hạn đến dài hạn.
Bước 5: Ghi nhận và tính vốn chủ sở hữu
Vốn chủ sở hữu thể hiện phần giá trị còn lại thuộc về doanh nghiệp sau khi trừ đi toàn bộ nợ phải trả. Các khoản mục vốn chủ sở hữu bao gồm:
- Vốn góp của chủ sở hữu (TK 411).
- Thặng dư vốn cổ phần và các quỹ (TK 412, 414, 418, 441).
- Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (TK 421).
- Nguồn kinh phí, quỹ khác (TK 353, 466).
Cách thực hiện:
- Cộng tổng số dư Có cuối kỳ của các tài khoản nhóm 4.
- Ghi vào phần “Vốn chủ sở hữu” trong bảng cân đối kế toán.
- Kết hợp với tổng nợ phải trả để tính tổng nguồn vốn của doanh nghiệp.
Bước 6: Kiểm tra và hoàn thiện bảng cân đối kế toán
Khi đã có đầy đủ các phần dữ liệu, kế toán cần kiểm tra lại công thức cân đối theo nguyên tắc:
Tổng tài sản = Tổng nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
Nếu không khớp, cần:
- Rà lại số dư các tài khoản đầu kỳ và cuối kỳ.
- Kiểm tra các bút toán kết chuyển hoặc phân bổ sai.
- Xem lại công thức tổng cộng trong file Excel hoặc phần mềm kế toán.
Sau khi đảm bảo số liệu cân, kế toán đối chiếu thêm với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ để kiểm tra tính logic. Cuối cùng, in bảng cân đối kế toán, ký xác nhận của kế toán trưởng và người đại diện pháp luật, sau đó lưu cùng bộ hồ sơ tài chính năm.
Một số lưu ý khi lập bảng cân đối kế toán
Khi thực hiện lập bảng cân đối kế toán, kế toán cần tuân thủ trình tự và đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của số liệu. Dưới đây là những điểm cần đặc biệt chú ý trong quá trình lập và đối chiếu báo cáo:
- Bắt đầu từ bảng cân đối phát sinh tài khoản: Sử dụng bảng cân đối phát sinh tài khoản làm dữ liệu nền để lập báo cáo. Lần lượt lập các chỉ tiêu kế toán theo thứ tự danh sách các tài khoản có số dư. Sau khi hoàn thành từng chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán, kế toán cần đánh dấu lại các tài khoản đã sử dụng để tránh nhầm lẫn hoặc sử dụng lại số liệu.
- Phân loại số dư theo thời hạn ngắn hạn - dài hạn: Các tài khoản cần tách riêng “dưới 12 tháng” và “trên 12 tháng” thường liên quan đến công nợ và đầu tư, bao gồm: TK131, TK331, TK138, TK338, TK136, TK336, TK141, TK128, TK334, TK341.
- Điều khoản về “thời hạn thanh toán” hoặc “thời gian hoàn vốn” trong hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn, hợp đồng vay vốn, hợp đồng thuê tài chính hoặc thỏa thuận hợp tác kinh doanh.
- Với các khoản công nợ nội bộ hoặc đầu tư không quy định rõ thời hạn, có thể căn cứ vào quy định thanh toán nội bộ, quy chế tài chính, quyết định của Giám đốc hoặc nghị quyết Hội đồng quản trị để xác định thời hạn phù hợp.
- Ghi nhận đồng thời các chỉ tiêu ngắn hạn và dài hạn: Khi cùng một tài khoản phát sinh ở cả hai nhóm, cần ghi nhận đồng thời tại hai mục “ngắn hạn” và “dài hạn” để tránh bỏ sót dữ liệu trong quá trình nhập số liệu vào Bảng cân đối kế toán (BCĐKT).
- Kiểm tra và đối chiếu thường xuyên: Việc rà soát định kỳ giữa các bảng số liệu giúp đảm bảo tính chính xác, nhất quán và minh bạch của báo cáo tài chính. Kế toán nên thực hiện đối chiếu thường xuyên để hạn chế sai sót trước khi khóa sổ và nộp báo cáo.
Cách xử lý khi lập bảng CĐKT xong mà không cân
Trong quá trình lập báo cáo, nếu phát hiện tổng tài sản không bằng tổng nguồn vốn, kế toán cần rà soát lại toàn bộ các bước thực hiện để xác định nguyên nhân sai lệch.
Kiểm tra lại các bước chuẩn bị trước khi lập báo cáo:
- Các tài khoản đầu 5, 6, 7, 8, 9 chưa được kết chuyển hết số dư cuối kỳ.
- Bảng cân đối phát sinh chưa khớp do sai sót khi hạch toán hoặc định khoản nhầm tài khoản.
- Chưa khóa sổ kế toán tại thời điểm lập báo cáo, dẫn đến việc các chứng từ mới vẫn được hạch toán trong kỳ đã khóa.
Rà soát số liệu và cách ghi nhận trên báo cáo:
- Bỏ sót tài khoản trong quá trình lấy số liệu từ Bảng cân đối phát sinh, khiến một phần “Tài sản” hoặc “Nguồn vốn” bị thiếu. Đây là lỗi phổ biến nhất.
- Ghi sai số liệu khi chuyển số dư cuối kỳ từ sổ cái sang bảng cân đối kế toán.
- Nhầm bên Nợ và Có ở những tài khoản có số dư hai chiều như TK131, TK331, TK138, TK338, TK136, TK336, TK141..., làm cho dữ liệu phần “Tài sản” bị ghi nhầm sang phần “Nguồn vốn” hoặc ngược lại.
Để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý, doanh nghiệp nên nhờ đơn vị kế toán chuyên nghiệp hỗ trợ kiểm tra và đối chiếu số liệu. Các công ty kế toán có kinh nghiệm sẽ giúp rà soát bảng cân đối phát sinh, sổ cái và báo cáo tài chính, phát hiện nhanh các chênh lệch và điều chỉnh chính xác trước khi chốt báo cáo.
Kết luận
Lập bảng cân đối kế toán là bước quan trọng để doanh nghiệp nhìn rõ sức khỏe tài chính tại một thời điểm cụ thể. Báo cáo này không chỉ phục vụ cơ quan quản lý mà còn giúp lãnh đạo đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, khả năng thanh toán và kế hoạch phát triển trong giai đoạn tiếp theo.
Với những doanh nghiệp chưa có đội ngũ kế toán chuyên sâu, việc tự lập và kiểm tra báo cáo tài chính dễ phát sinh sai lệch. Để đảm bảo số liệu chính xác, minh bạch và đúng quy định theo Thông tư 200 hoặc 133, bạn nên nhờ đến sự hỗ trợ của đơn vị kế toán uy tín.
IFA cung cấp dịch vụ kế toán và lập báo cáo tài chính trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát số liệu, cân đối báo cáo và tuân thủ đầy đủ quy định hiện hành. Liên hệ IFA ngay hôm nay để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết về cách lập bảng cân đối kế toán hiệu quả, chính xác và đúng chuẩn năm 2025.
